Referat bestyrelsesmøde afholdt: 18-01-2017 Kl. 18:00; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
Deltagere:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Mette Justesen (Næstformand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)
Jacob Carstensen (Suppleant)
Fraværende:
Ingen
NÆSTE MØDE: “TBD” Kl. 18.00, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
1. Opfølgning på opgaver fra sidst
a) Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca) – Rebecca har lavet aftale, der mangler kun en underskift.
b) Årsager til personlig træner (Mette) – Afventer til det nye træningsudvalg udvalg tiltræder efter GF, da undersøgelsen også har interesse for dem og vi gerne vil have deres input.
c) Tilskud (Leif) – Der gives sjældent tilskud og det er meget svært at opnå. Men ift. ungdom er der flere tilskud at søge, og vi har pt. søgt udviklingspuljen, hvor man kan opnå et engangsbeløb.
d) Ansøgning som folkeoplysende forening i Kbh. Kommune – Det er undersøgt og vi er i systemet i forvejen.
e) Kontakt til BK Skjold (Ulla) – Vi synes det lyder spændende ift. når vi skal afholde fester, forsamlinger osv., men ikke som klubhus. Derfor takker vi pænt nej til permanent leje, men vil evt. gøre brug af det til fester osv.
f) Kommunikation omkring rabat til støttemedlemmer (Rebecca) – De kan købe med rabat som alm. medlemmer og har fået besked om dette.
g) Medlemsliste til samarbejdspartnere (Jesper + Rebecca) – De er blevet opdateret og sendt til vores samarbejdspartnere.
h) Opdatering af antidoping regler (Kristian H./Kom. udvalget) – Uddybes ikke i denne omgang. Vi beholder beskrivelsen, som i forvejen er på vores hjemmeside.
i) Billeder af Ulla og Jacob på hjemmesiden – Inden lørdag sender Jacob og Ulla billede til kommunikation.
j) Opslag om træning i klubtøj på hjemmesiden (Rebecca) – Det er lavet og er på hjemmesiden.
k) Liste med priser og billeder af klubtøj til klubhuset – De er hængt op i klubhuset.
l) Venteliste link fjernes + tekst under ”Nyt medlem” skal revideres – Udskydes til næste møde, da der skal laves en større oprydning. Anne er i dialog med kommunikationsudvalget.
m) Opdatering af aftaler på hjemmesiden (Jesper) – De er opdateret
n) Medlemshvervning:
– Mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook (Jesper)
– Simon er i gang med at lave en præsentation til hjemmesiden og han vil lave andre videoer og dele dem med Kaisersport.
– Vi må gerne bruge Kaisersports eventteam til arrangementer.
– Vennedag (tage en ven/potentielt nyt medlem med til træning) (Anne) – Går videre med det efter GF, når der kommer nyt træningsudvalg.
– Evt. også tilføje prøvetræning for nye medlemmer.
o) Opdatering på klubtøj (Jesper) – Der kommer ny opslag med paradetrøjer efter GF
p) Medlemsindberetning (Anne/Leif) – Anne har lavet indberetning.
2. Meddelelser fra formanden
a) Elitedragt – Craft kan/vil ikke levere dragt med lynlås i ryggen, trods de har sagt ja.Derfor var Zerod evt. en mulighed. De har sagt de kan levere med lynlås i ryggen og med vores tryk. Jesper snakker med Heine fra Craft og kan de ikke levere, så bliver der taget kontakt til Zerod.
b) Sko til bestyrelsen – i. Det er blevet bragt til bestyrelsens orientering, at det ikke er blevet ført til referat, at bestyrelsen har modtaget et par sko fra Kaiser Sport som kompensation for det store ekstra arbejde der har været i forbindelse med personaleafgang i Kaiser Sport, samt for at stå for Saucony eventet. Klubben er ligeledes blevet kompenseret generelt ved ekstra 30% rabat på webshoppen samt med kr. 10.000 i gavekort til klubcup mv.
c) DTriF Generalforsamling d. 25.3.17:
– Klubbens holdning til det nye format for DM kort serien med opsplitning af AG og elite. Bestyrelsen mener det går imod vores klubtanke – vi vil have bredden og eliten sammen. Vigtigt at man støtter op om hinanden elite og bredde. Rebecca tager dette med til DTriFs generalforsamling.
d) Ansøgning om støtte til ungdom (Se bilag 1) – Blot til orientering at vi har sendt ansøgning.
e) Henvendelse fra Vergesport – Klubben har lagt meget vægt på at sprede Craft-klubtøjet blandt klubbens medlemmer og aftalen er god. Derfor vil vi gerne beholde Craft. Vores aftale med dem udløber i 2018, men med mulighed for forlængelse. Vi takker nej til henvendelsen.
f) Brev fra arbejdstilsynet (Se bilag 2) – Vi er medlem af DIF og DGI. Leif tager kontakt til DGI ift. hvad reglerne er og om vi som frivillig forening kan undtages fra reglerne om f.eks. arbejdspladsvurdering etc. Forsikringer menes at være dækket ind under DIF og DGI, men dette undersøges nærmere af Leif.
3) Regnskab 2016 og budget 2017 (Ved Leif, se bilag 3)
a) Det er gennemgået af bestyrelsen. Rebecca laver en præsentation til GF og Leif laver fremlæggelsen.
4) Formandsworkshop (Se bilag 4)
a) Diskussion af input fra KTK86 – ingen indvendinger. Workshoppen omhandler forskellige medlemstyper og Rebecca tager KTKs overvejelser med omkring, hvorfor vi opretterede et støttemedlemsskab og at duatlonmedlemsskabet blev nedstemt til sidste generalforsamling.
5) Indstilling til årets AG atlet (Se bilag 5)
a) Forslag: Lars Hansen –Tine laver indstilling.
6) Generalforsamlingen 2017
a) Plan for dagen
– Rebecca laver præsentationen
– Mette bestiller sandwich
– Rebecca kommer med drikkelse
– Vi mangler en ordstyrer – Rebecca finder en
b) Hvervning til udvalg
– Opslag om flere frivillige – Rebecca laver opslag
7. Nyt fra udvalgene
a) Træningsudvalg (Anne)
– Status på årsplan – Der er gået for lang tid før den kom ud, men den er nu blevet lagt på hjemmesiden.
– Der skal laves et evalueringsmøde med Rune efter GF når det nye træningsudvalg er nedsat så vi kan se på hvad der fungerer og hvad der skal justeres lidt på fremadrettet.
b) Aktivitetsudvalg (Mette)
– Der er to tilbage i udvalget (fra april), så der skal findes flere til GF.
c) Kommunikationsudvalg (Jesper)
– Facebook er ryddet for ikke-medlemmer
– Hjemmesiden er oppe og køre
– Der er to tilbage i udvalget, så de skal også have flere medlemmer til GF
d) Eliteudvalg (Tine)
– Mulighed for ekstra træner mandag til eliten; Eliten skal selv finde en træner hvis der skal være en ekstra træner til dem mandag aften. Det vil også komme bredden til gode, idet der vil være to på kanten og hermed mere tid for træneren, til at nå rundt til svømmerne.
– De forsøger at samle til en træningslejer, som evt. bliver i påsken.
e) Stævneudvalg (Mette)
– Dommeruddannelse – 2-3 var til uddannelsen.
– Klubcup og fokusstævner – godt med overlap.
– Bestyrelsen beder Mette om at rykke for at klubcup stævnerne bliver meldt ud
f) Ungdomsudvalg (Rebecca)
– Alle i udvalget bliver.
8) Evt.
9) Opgaver til næste gang:
a) Planlægningsmøde på tværs af udvalg i feb/marts
b) Opdatering af indhold på hjemmeside