Dagsorden
KTK86 bestyrelsesmøde – 8 – 26. oktober 2016
Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K
Kl. 19:00
Indledningsvist skal nævnes, at Ulla Lauritsen er trådt ind i bestyrelsen i stedet for Danni.
Opfølgning på opgaver fra sidste møde
Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca): Svømmespecialisten har tilbudt en ny aftale, der er lidt forringet i forhold til den oprindelige, rabatten i webshoppen fastholdes mens de lovede våddragter er af ringere kvalitet. Bestyrelsen valgte at acceptere aftalen, da den ikke er forpligtende for KTK.
Årsager til personlig træner (Mette): På standby
Henvendelser fra Byman og Endurance Sport (Jesper): Der er afholdt møde med Byman og de kan tilbyde 20% rabat i butikken samt præmier mm for op til 4.000 kr. Aftalen med Byman konflikter ikke med vores aftale med KaiserSport, men vi overveje om aftalen giver værdi for os sammenholdt med vores nuværende aftaler. . I forhold til Endurance Sport vil Jesper tage en snak med dem og høre, hvad de kan tilbyde, men det vurderes, at der er en risiko for, at en aftale med Endurance Sport vil konflikte med vores aftale med AH Cykler.
Samarbejde med AthGene (Rebecca): Bestyrelsen besluttede enstemmigt at takke nej til tilbuddet fra AthGene.
Tilskud (Leif): Udskydes til næste møde
Kontakt til BK Skjold: Ulla overtager denne opgave og vil rette henvendelse til BK Skjold
Meddelelser fra formanden
Opkrævning af voksengebyr: Er sat i bero indtil næste møde i Folkeoplysningsudvalget d. 25. oktober 2016. Foreningerne skal derfor ikke foretage sig yderligere før der er nyt i sagen. Opfølgning: gebyret er også frafaldet for 2016, hvilket sparer klubben for knap 10.000 kr.
Tri over Gudhjem: Punktet gik på en diskussion af, hvorvidt man må reklamere for races, der ikke er (og eventuelt konflikter med) fokus- og klub cup races, som man selv vil køre og hvor man måske har fået en rabataftale. Klubben prioriterer fokus- og klub cup races meget højt, men vi er også en klub med mange og forskellige medlemmer, og der skal derfor være plads til alternativer. Opfordringen fra bestyrelsen er, at man laver et enkelt opslag på Facebook vedr. det pågældende stævne og får lagt detaljerne for en eventuel rabataftale ind på hjemmesiden under punkter ’Rabataftaler’.
Optagelse af nye medlemmer
Status (Anne): Der er optaget 24 nye fuldtids-/voksenmedlemmer. Der er i alt 3 ungdomsmedlemmer og 13 støttemedlemmer. Det giver et samlet medlemstal på 150 aktive medlemmer og 13 støttemedlemmer. Der afholdes infodag for nye medlemmer lørdag den 5. november, nuværende medlemmer opfordres til at deltage. Det skal meddeles støttemedlemmer, at de stadig kan handle med KTKs rabatordninger. Vores samarbejdspartnere modtager en liste med medlemmer, som kan handle med rabat.
Hvordan hverver vi flere medlemmer: Der er ledige pladser efter medlemsoptag, og i erkendelse af at triatlonbølgen har toppet, skal vi overveje tiltage for at hverve nye medlemmer. Mulige tiltag er 1) mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook, 2) Vennedag (tage en ven / potentielt nyt medlem med til træning) og 3) Reklame (flyers, word-of-mouth til stævner mm).
Generalforsamling 2017
Flyt af GF og regnskabsår til oktober så det følger medlemsoptag: Det blev besluttet af fastholde GF i januar, men at undersøge muligheden for eventuelt at skubbe regnskabsåret. GF 2017 afholdes den 28. januar.
Foreningsudvikling
Arbejdet med handlingsplaner sidste år var ikke særlig vellykket. Ville følgende tilbud fra DGI omkring foreningsudvikling være noget, som klubben burde overveje i samarbejde med udvalgene, så vi sikrer fremdrift, fornyelse og udvikling? Prisen er 2000 kr. for hele forløbet: Forslaget sat på stand-by, da det er meget tidskrævende. Der vil som udgangspunkt blive afholdt en strategisession for bestyrelse og udvalg kort efter GF, når udvalg og bestyrelse for kommende sæson er på plads, hvor der vil blive udarbejdet en strategi- og årsplan.
Nyt fra udvalgene
Træningsudvalg
MTB træning: Vil meget gerne udvide til at vi som klub på mere fast basis tilbyder X-terra relevant træning, herunder MTB. Udvalget vil undersøge muligheden for at hver anden eller hver tredje søndagscykeltræning hen over vinteren (med træner fra AimHigh) bliver på MTB, mens de resterende søndage bliver på landevej. Bestyrelsen er positive omkring at gøre klubbens træningsudbud relevant for fx atleter, der kører X-terra, da det vil diversificere os fra andre klubber og måske tiltrække andre / nye medlemmer.
Antal fremmødte til træning: Udvalget vil gerne fast holde målsætningen om min. 15 fremmødte pr. træningspas.
Antidoping Danmark: Udvalget vil gerne øge opmærksomheden på, at Antidoping Danmark bl.a. har ret til at møde op hos AG atleter privat og foretage dopingkontrol. Kristian kigger på at opdater teksten vedr. Antidoping på vores hjemmeside. Linket til antidoping reglerne skal også opdateres da det pt. ikke virker
Aktivitetsudvalg
Klubfest status: I gang med den sidste planlægning. Opfordrer alle til at melde sig til
Afholdelse af brunch / julearrangement: Udvalget kigger på muligheden for et julearrangement, hvor støttemedlemmer også vil blive inviteret.
Kommunikationsudvalg
Hashtags: Udvalget har lavet en liste over mest anvendte hashtags og har udvalgt nogle fokus hashtags, som de vil kommunikere til at alle medlem og opfordre dem til at bruge fremadrettet
Hjemmeside: Kort præsentation af den nye hjemmeside, features, brugervenlighed, interaktion med sociale medier, mm. Udvalget er ved at udarbejde en manual for den nye hjemmeside, så det vil være nemmere for nye udvalgsmedlemmer at overtage vedligeholdelsen.
Alle udvalgene sender en liste over deres medlemmer til udvalget her efter kontingentforfald så de kan blive opdateret i mail og Rushfiles
Eliteudvalg
Nyt koncept + implementering: Udvalget har opdateret elitekonceptet (inkl. nyt budget) og i den forbindelse ændret optagelseskrav og -kategorier. Fremadrettet vil der ikke længere være hhv. A- og B-atleter, men udelukkende eliteatleter (og boblere). Udover de objektive optagelseskrav for eliteatleter (der nu inkluderer både DM stævner og internationale konkurrencer), er der tilføjet et mere subjektivt kriterie, der kræver, at man som eliteatlet er aktiv i og bidrager til klubben. Det nye koncept samt selve udtagelsen vil blive forelagt atleterne inden for nærmeste fremtid. Klubmedlemmer der har interesse i og potentiale til at blive en del af KTK Elite, må meget gerne rette henvendelse til udvalget.
Stævneudvalg
Evaluering efter IM Cph og 4:18:4: KTK varetog igen i år Ninja-opgaver i forbindelse med 4:18:4 og IM CPH, hvilket klubben har en god indtjening på. Der var igen i år mange nye folk / samarbejdsparter hos YWC, hvilket giver udfordringer, men opgaver blev igen i år løst tilfredsstillende for begge parter.-
Klup cup 2017: Udvalget vil snarest evaluere klub cup 2016 og derefter sammensætte klub cup for 2017 i samarbejde med træningsudvalget, således at der er et sammenfald mellem fokusstævner og klub cup stævner.
Ungdomsudvalg
Hvervning af nye medlemmer: Der er med Rie (Ungdomstræner) i spidsen nedsat et nyt ungdomsudvalg (Rie Buchardt, Flemming Steen, Mads Jørgensen, Jacob Skov, Malte Friis-Olsen. Rebecca Ilsøe og Rebecca Hjortegaard er support). Udvalget har igangsat flg. tiltag med henblik på at hverve nye ungdomsmedlemmer:
Kontakt til nærliggende skoler (herunder de 8. klasser Rebecca Ilsøe underviser)
Kontakt til Hovedstadens Svømmeklub, der har udtrykt interesse i en form for samarbejde (Mads Jørgensen)
Kontakt til Gentofte Svømmeklub (Malte via Nicklas Nygaard)
Dialog og sparring med DTriF omkring de skolearrangementer de afholder i Kbh og hvordan vi kommer med der.
Rie deltog i Dtrif’s seminar for ungdomstrænere / ungdomsklubber, og søgte at finde ud af, hvordan andre klubber hverver medlemmer. De klubber, der har en større ungdomsafdeling har en stor andel af voksenmedlemmer, der har børn, som bliver meldt ind som ungdomsmedlem. I disse tri-klubber er triatlon i højgrad en familiesport. KTK og også Tri4 er derfor i en unik position når det drejer sig om at hverve medlemmer, som ikke kan sammenlignes med andre klubber. Derfor vil det med stor sandsynlighed også tage lidt aid at opbygge ungdomsafdelingen.
Eventuelt
Jesper har aftalt event med Sacony / Craft den 23. november 2016, hvor alle medlemmer af KTK vil have mulighed for at købe hhv. Sacony løbesko og Craft tøj. Yderligere info vil blive meldt ud på Facebook.
