Referat fra Ordinær Generalforsamling den 21. januar 2017

Ordinær generalforsamling
Københavns Triathlonklub 1986

Lørdag den 21. januar 2017 kl. 12.30 hos
Clipper Group, Sundkrogsgade 19, 2100 København Ø
Referent: Rie Buchardt og Camilla Theut Riis

Præsentation: 2017-01-21 Generalforsamling – Præsentation

 

1. Valg af dirigent.
Bestyrelsen indstillede Kristian Henningsen, som blev valgt.

Dirigenten har sikret sig indkaldelsen til generalforsamlingen er udsendt til tiden. Dirigenten modtog 2 fuldmagter og talte 44 fremmødte. Dermed 46 stemmer i alt.

2. Formandens beretning
(Se også PowerPoint præsentationen fra dagen)
De tiltag der er gjort i 2016 er valgt på baggrund af visionen. Dog har det først og fremmest været bestyrelsen hensigt, at få klubben ind i en god rytme og drift, da der i 2015 var mange nye initiativer, som f.eks. ny cheftræner, nyt klubhus, nye træningstider etc. Det har været vigtigt at få klubben ind i en stabil rytme, hvor tingene fungerer og man ved hvilken retning klubben har.

Visionen for klubben er stadig:
KTK86 ønsker at være en triatlonklub baseret på et stærkt fællesskab, der løfter det enkelte individs niveau og sikrer et inspirerende og motiverende træningsmiljø.

Og med udgangspunkt i visionen valgte bestyrelsen 2 fokusområder for 2016:
1) Fastholdelse af medlemmer
2) Brug af klubhus
3) 30 år jubilæum

Ad. 1: Som led i at fastholde flere medlemmer blev der i 2016 indført et støttemedlemsskab, hvor man kan bibeholde kontakt til klubben selvom man i en periode måske ikke kan træne så meget, er ude at rejse e.l. Dette blev indført på baggrund de mange positive tilkendegivelser der kom om et støttemedlemskab på sidste års generalforsamling.

Støttemedlemsskabet trådte i kraft i november og der er pt. 13 støtte medlemmer. Det koster 300 kr. om året at være støttemedlem. Man har ikke licens eller adgang til træning, men kan deltage i et socialt arrangement i løbet af året, har adgang til Facebook gruppen og hjemmesiden og kan sidde i udvalg eller være ninja til ironman hvis man har lyst.

Vi så dog en stort antal udmeldelser her til sidste kontingentbetaling og for første gang i mere end 5 år er der ikke venteliste til klubben. Så vi har stadig et stykke arbejde der skal gøres på denne front.

Ad. 2: Der har i samarbejde med træningsudvalget og aktivitetsudvalget været gjort en stor indsats for at få integreret klubhuset i den daglige træning og klubbens sociale aktiviteter og det lader til at det er lykkes at få gjort klubhuset til en naturlig del af vores træning. Så det må betegnes som en succes og at tiltaget er lykkes.

Ad. 3: Jesper og Mette fra bestyrelsen tog teten på 30 års jubilæet, hvor vi havde en rigtig god dag i klubhuset med besøg af 3 af grundlæggerne inkl. store legende som Peter Sandvang og Susanne Nielsen. Vi fil dermed endelig en officiel tid af mester selv i Sandvang slammeren sammen med andre gode historier fra klubbens historie. Peter Sandvang gav klubben den tri-top han vandt EM lang i, i 1997 efter en tæt kamp med Morten Fenger løbet igennem.

Alt i alt en fantastisk dag, og tak til Jesper for også at lave de mange opslag omkring klubbens profiler, så man kunne læse om dem inden jubilæet.

Der var dog også nogle forstyrrelser i løbet af året. Desværre skulle vi endnu en gang ud at finde en ny cheftræner. Det nedsatte ansættelsesudvalg, endte med at anbefale bestyrelsen, at tiden var kommet til at tænke nyt og prøve noget andet end vi hidtil har gjort, og dette førte til ansættelsen af Rune Larsen/Aim High. Forskellen fra før er nu, at vi har et team af trænere til at løfte løbe og cykeltræningen med Rune som tovholder der sikrer sammenhængen mellem disciplinerne inkl. svømningen. Her står vi dog stadig selv for trænerne.

Det lader til, at der er blevet taget godt imod det nye koncept og at mange finder god motivation i træningen og at valget om at gå i en ny retning har været den rigtige.

En anden lille forstyrrelse var at sponsorudvalget valgte at nedlægge sig selv, hvorefter bestyrelsen overtog al arbejdet med klubtøjet og sponsorkontrakterne. Her skal der lyde en stor tak til Jesper, som pt. lægger et stort arbejde i at få udnyttet vores kontrakter optimalt samt at stå for bestillinger og salg af klubtøj. Og som en periode næsten var deltidsansat i Kaiser Sport for at hjælpe dem med at få styr på vores aftale efter at kontaktpersonen hos dem sagde op og efterlod sig et meget stort rod. Kaiser Sport har været utrolig taknemmelige for vores indsats i den forbindelse.

Der har også været 3 udtrædelser af bestyrelsen, hvorfor de to oprindelige suppleanter; Jesper og Anne, nu er fuldgyldige medlemmer af bestyrelsen. Og der er kommet to nye medlemmer ind, Ulla, som har overtaget posten som sekretær og Jacob, som er suppleant. Dvs. at der pt. er en ubesat post som suppleant i bestyrelsen.

En strategisk beslutning i løbet af foråret var også – i samarbejde med Tri4, at nedlægge Tri Team Copenhagen (TTC), som var vores fælles eliteprojekt. Desværre kom der aldrig rigtig til at fungere efter hensigten og i og med at det betød en opdeling af bredde og elite, besluttede vi at trække eliten tilbage til klubben, så der kan komme langt nedre interaktion mellem eliten og bredden og fordi vi mener, at vi kan skabe nogle bedre rammer for eliten internt i klubben.

Sidst, men ikke mindst, har vi også oprettet et ungdomsudvalg på baggrund af sidste generalforsamling og der har også været lidt udfordringer her ift. at have ressourcer nok til at få løftet den opgave der er, at starte en ungdomsafdeling. Dog har vi nu fået et godt og solidt udvalg, som arbejder hårdt på at få det til at lykkes. Vi har pt. 3 atleter og er i gang med rekrutteringsprocessen, så vi kan nå op på en kritisk masse hvor det løber rundt.

I en klub som KTK er der rigtig mange frivillige – ca. 40 har der været på fast basis i løbet af året. Til jer skal der lyde et stort TAK! Især en stor tak til lyde til træningsudvalget – Helle og Kristian, Sanne og Camilla, som alle stopper. Tusind tak for jeres indsats og store arbejde. Også stor tak til Morten Strømstad i kommunikationsudvalget, som har gjort en kæmpe indsats og sørget for vores hjemmeside og nærmest har leveret 24 timers svar service på e-mail. TAK!

Og endnu en gang tal til alle der har bidraget. Det er på grund af jer, at KTK fungerer og er den klub det er! Og jeg håber, at andre har lyst til at træde til i udvalgene og være med at drive klubben fremadrettet.
Med billeder siger mere end ord, så her er et tilbageblik, når man ser på de billeder der er lagt op på vores Facebook gruppe i løbet af året:
Billedshow – for at se det klik HER

Endnu en gang tak for et fantastisk 2016 – lad os gøre 2017 lige så fantastisk!

3. Fremlæggelse af regnskab 2015 og budget 2016
Se regnskab og budget i præsentationen fra generalforsamlingen på hjemmesiden.
Leif gennemgik regnskabet for 2016, samt gennemgå budgettet for 2017. Slutteligt blev budgettet sendt til godkendelse af Generalforsamlingen.
Regnskab

• Vi havde budgetteret med et underskud på 9.000 og kommer ud med et plus på 54.275 kr. – Der er flere årsager til dette bl.a. at der er brugt lidt mindre på træningen, at vi har fået de 25.000 kr. som Autolease skyldte i sponsorat fra sidste år, samt at vi har optimeret og aktiveret vores sponsoraftaler og ny udnytter dem fuldt ud. Vi har også forhandlet en højere pris for vores hjælp under 4:18:4 og IM Cph hjem, hvor vi nu får 10.000 kr. mere. Sidst er der også kommet godt 34.000 kr. retur via lukningen af TTC.
• Egenkapitalen er pt. 230.000. Årsagen til at totalen af passiverne er på kr. 555.707 er grundet forskudt kontingent. Så en del af pengene skal dække udgifterne for 2017 frem til næste kontingentbetaling.

Regnskabet for 2016 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.

• I 2017 har vi valgt at budgettere med at bruge noget af vores egenkapital, da der ikke er grund til, at vi har alt for mange penge i banken. De skal komme medlemmerne til gode. Der er derfor budgetteret med et underskud på kr. 77.500
• Der spørges til hvad udgifterne til tøj dækker: Det er det tilskud klubben giver så man kan købe en racedragt/todelt dragt med nedsat pris. Tilskuddet dækker også januar bestillingen på træningstøj med tilskud via AH cycler. Racedragt/todelt er nedsat med Kaisersports sponsorat.
• Der spørges til, hvad administration dækker over: Det er bl.a. mad til generalforsamlingen, bespisning af udvalg, bank gebyrer ol.
• Hvis det lykkes os at få flere medlemmer i løbet af året vil underskuddet mindskes. I forbindelse med dette bliver der spurgt, hvilke tiltag der kommer ift. at få nye medlemmer? Formanden svarer, at der er initiativer omkring reklame på sociale medier – herunder brug af videoer med hjælp fra Simon, der er planlagt ”tag en ven med til træning” kampagne og så vil vi gerne opfordre alle til at træne i klubtøjet, så man kan se hvor vi kommer fra når vi er ude. Så kan folk genkende os og se, hvem vi er og hvor de skal melde sig ind hvis de vil være med i en triatlonklub. Der opfordres til at give input til bestyrelsen, hvis man har andre gode ideer mht. hvervning af nye medlemmer.

Budgettet for 2017 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.

4. Behandling af indkomne forslag
4.1: Helle Sommer Sahlholdt stillede følgende forslag til afstemning:
Det foreslås at flytte punkt 4 (Behandling af indkomne forslag) til efter valg af både bestyrelse og udvalg, da det ofte er dette punkt hvor der er mange (relevante!) diskussioner. Sidste år blev valg til udvalgene lidt nedprioriteret, da tiden løb fra os og mange medlemmer var gået. Da klubben er båret af frivillige er det vigtigt, at dette bliver prioriteret. Nedenfor er listet et forslag til en ny dagsorden.
Rækkefølge på ny foreslået dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning om bestyrelsens arbejde.
3. Kassereren eller Formanden fremlægger det reviderede regnskab samt fremlæggelse af budget for det kommende regnskabsår.
4. Valg af bestyrelse:
   1. Formand (ulige år)
   2. Næstformand (lige år)
   3. Kasserer (lige år)
   4. Sekretær (ulige år)
   5. Medlemssekretær (lige år)
   6. 2 Bestyrelsesmedlemmer (hhv. lige og ulige år)
   7. 2 Suppleanter (hhv. lige og ulige år)
5. Valg af revisor og revisorsuppleant 
6. Hvert udvalg aflægger beretning. Beretningen kan runddeles skriftligt ved generalforsamlingens start eller aflægges mundtligt, hvis udvalget finder anledning dertil.
7. Nedsættelse af diverse udvalg, efter behov
8. Behandling af indkomne forslag.
9. Eventuelt.

Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen
4.2: Jesper Jeberg stillede følgende forslag til afstemning på vegne af bestyrelsen:

Det foreslås at udnævne de 4 oprindelige stiftere af klubben til æresmedlemmer i KTK86 i forbindelse med vores 30 års jubilæum.
Indstilles som æresmedlemmer i KTK 86 til generalforsamlings afstemning:

• Gabor Klöczl
• Peter Andreas Hartkopp
• Jan Damgaard
• Henrik Thorup

Der blev spurgt ind til, hvad æresmedlemmerne for ud af at være æresmedlemmer i klubben og om de må deltage i arrangementer? Bestyrelsen svarede, at lige nu bliver æresmedlemmer ikke inviteret til arrangementer som sådan – de er dog inviteret til Generalforsamlingen i dag. Der har været talt om at lave en træplade med navn i klubhuset, men dette er ikke blevet gennemført. Men de bør kunne ses i klubhuset.

Der har tidligere været forsøg på at lave en side på hjemmesiden omkring dette, men det er pt. uklart hvem der er æresmedlemmer i klubben. Denne side bør laves fremadrettet.

Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen

4.3: Rie Buchardt stillede følgende forslag til afstemning:
Det foreslås, at støttemedlemmer fra 2017 får mulighed for at deltage i klubfesten til den pris, som festen koster uden tilskud fra KTK (altså til en højere pris).
Begrundelse: Langt de fleste, der ønsker at være støttemedlem, er tidligere medlemmer, der har lagt et arbejde i klubben, har været meget aktive og kender mange i klubben. Derfor synes jeg det ville være fint, om de kunne deltage i klubfesten. Måske vil dette være et incitament til at få flere støttemedlemmer. Jeg forestiller mig, at der ikke vil være tale om et stort antal “ekstra” deltagere til klubfesten.

Der blev spurgt ind til prisen for et støttemedlemsskab som pt. er 300 kr. Formanden fremlagde bestyrelses holdning om at klubfesten bør være forbeholdt de aktive medlemmer i klubben, som en afslutning på sæsonen for dem som er aktive. Bestyrelsen frygter, at der vil komme for mange ”klikker” med gamle medlemmer til festen, som ikke vil blande sig med nye medlemmer fordi de ikke kender dem. Da støttemedlemsskabet blev oprettet var det helt bevidst, at det sociale arrangement man kunne komme til ikke var klubfesten. I stedet kan de deltage i et andet arrangement og holde sig orienteret ved stadig at være med i Facebook gruppen og have adgang til hjemmesiden.
Der blev spurgt til om, hvis der er begrænsede pladser til klubfesten, om det så er først til mølle? Dette er ikke overvejet af forslagsstilleren. Der spørges ind til hvad formålet med støttemedlemsskabet er? Formanden svarer, at det er at holde kontakten med klubben, hvis man i en periode ikke har mulighed for at træne og at man – såfremt man ønsker at være aktiv igen, kommer foran en evt. venteliste

Afstemning: 29 stemmer for, 10 stemmer i mod og 6 stemmer blankt.

Forslaget blev vedtaget.

5. Valg af bestyrelse
– Formand (Rebecca Hjortegaard er på valg).
Rebecca Hjortegaard modtog genvalg med forbehold for muligvis kun at sidde 1 år fra nu.
– Medlemssekretær (Anne Donaldsen modtager genvalg)
Anne Donaldsen stillede op og blev valgt.
– Sekretær (Ulla Lauridsen modtager genvalg)
Ulla Lauridsen stillede op og blev valgt.
– Bestyrelsesmedlem (Jesper Jeberg modtager genvalg)
Jesper Jeberg stillede op og blev valgt.
– Suppleant (Posten er pt. ubesat)
Ronnie Andersen og Morten Vanggaard stillede op. Morten valgte at trække sig for i stedet at gøre gavn i et andet udvalg. Ronnie Andersen blev valgt.
– Valg af revisor og revisorsuppleant (Flemming Steen og Sanne B. Ravn modtager begge genvalg)
Flemming Steen stiller op som revisor og Sanne Bergholt Ravn stiller op som suppleant og begge blev valgt.

Rebecca bad om ordet efter valghandlingen var overstået og fortalte, hvad hun som formand ønsker at fokusere på medlemsoptag og fastholdelse set i lyset af, at det ser ud til at triatlon har toppet rent medlemsmæssigt. Derudover skal strategien revideres da den løb frem til 2016 og sponsoraftalerne skal genforhandles. Endelig ønsker hun fokus på, at ungdomsudvalget kommer op at køre.

Formanden understreger, at dette er hendes egne tanker som formand som ikke er vendt med den nye bestyrelse endnu.

6. Udvalgsberetninger
Aktivitetsudvalget
Udvalgte har i år ikke haft så mange ressourcer, så de har primært koncentreret sig om at arrangerer klubfesten og juleafslutningen i klubhuset-
Der mangler nye frivillige i udvalget og det behøver ikke være et stort arbejde. Bl.a. Har Kaiser Sport tilnudt at vi kan bruge deres eventteam til at hjælpe med at planlægge og Aim High står f.eks. for 4 årlige foredrag, så det er primært sociale arrangementer man skal stå for.

Stævneudvalget
Klub cuppen i år har haft 52 deltagere i alt. Stævneudvalget ser gerne, at der i år kommer flere deltagere og at man deltager i flere af stævnerne. Klubcuppen vil blive offentliggjort om ca. en uge. Igen i år har KTK assisteret ved IM Cph, med ninjaer. Der har været mange nye i teamet fra IM Cph i år, men der har været en god evaluering og vores arbejde er af stor værdi for IM Cph og de var glade for vores indsats.

Eliteudvalget
Udvalget består i 2017 af 2 elite og 2 ikke elite medlemmer. Formålet med udvalget er at skabe gode rammer for eliten, samt at eliten træner med resten af KTK.
Der er pt. 12 eliteatleter: 6 A-atleter og 6 B-atleter. Forskellen på A og B alter er de krav der stilles for at kvalificere sig (De gamle TTC krav) og dermed den økonomiske støtte man modtager. Dertil kommer subjektive krav som deltagelse og bidrag til klubben i form af deltagelse i arrangementer, træning etc.
A-atleter:
Esben Hovgaard, Allan Olesen, Jens Petersen-Back, Karina Ottosen, Simon Hansen og Nicklas Nygaard
B-atleter:
Peter Seidler, Andreas Schønrock, Caris Dempster, Tanja Larsson, Lars Dyrholm og Jacob Carstensen

Kommunikationsudvalget
Udvalgets formål er, at formidle informationer fra klubben til medlemmer og interessenter på hjemmesiden samt interne og eksterne sociale medier. F.eks. Facebook og Instagram (Tak til Simon for at oplive den igen).
De har i udvalget modtaget 713 e-mails fra udvalg og trænere, formateret og uploadedet 52 detailplaner samt oprettet oprettede en masse events og stået for medlemshåndteringen i Klubmodul.
Udvalget har i år for første gang målt på f.eks. de sociale medier og har fået 1.676 likes på FB og nåede samlet ud til 77.748 facebookbrugere.
Morten Strømstad har arbejdet med at få den nye hjemmeside op at køre.

Træningsudvalget
Med ansættelsen af AimHigh er en del af det administrative arbejde flyttet fra udvalget, f.eks. trænere til løb og cykling samt afholdelse af træningslejr. Udvalget varetager nu primært svømning og spinning passene samt træningsweekenden.
Statistikken er ikke helt fyldestgørende, da der ikke er meldt tal ind for alle uger, men i gennemsnit er vi nu 14,7 medlemmer til træning, hvilket dog svinger meget fra pas til pas. Generelt har der været en god tendens i Q4 2016, og det ser ud til at vi nu igen er ved at få samlet op efter sidste trænerudskiftning.
Træningslejren for i år er allerede på plads og det samme er træningsweekenden 11-14 maj på Bornholm, som Camilla vil hjælpe med at gennemføre.

Ungdomsudvalget
Der er pt. 3 atleter, som har 1xløb og 1xsvøm som er dedikeret dem på ugebasis. De må derudover deltage i al øvrig træning (med undtagelse af udendørscykling, da de er meget urutinerede og samtidig er der krav til, hvor meget og hvor hårdt de må køre. Så der kommer et cyklepas kun til dem i udendørssæsonen).
Aldersgruppen er blevet flyttet fra 12-18 år til 15-20 år da man dermed kan lave en mere homogen gruppe og det har vist sig at være den aldersgruppe vi nemmest kan komme i kontakt med.
Udvalget er løbende i kontakt med og sparrer med DTriF ligesom der er indhentet erfaringer fra andre klubber.
Sæsonfokus for 2017 er:
Rekruttering af ungdomsmedlemmer via div. arrangementer. Der er planlagt event med 8. klasserne på Sølvgades skole, der planlægges en duatlon i foråret og et ungdomsheat ved 4:18;4 hvis det kan lade sig gøre. Det vil også blive afprøvet at reklamere på Facebook.
Der er søgt om 50.000 kr. i tilskud fra Københavns Kommune og man afventer pt.. svar.

7. Nedsættelse af diverse udvalg
Stævneudvalget: (ingen nye medlemmer) Rasmus Næblerød, Rasmus Wissing, Ronnie Andersen, Mads K. Nielsen., Mads S. Jørgensen, David Klevang, Karina Ottosen.

Eliteudvalget: (ingen nye medlemmer) Vibeke Højberg Strebøl, Tine Holmgaard, Simon Jørn Hansen, Esben Hovgaard.

Aktivitetsudvalget: (modtager gerne flere frivillige) Malthe Friis-Olsen, Sine Rosenberg, Caris Dempster, Fie Mulvad-Thiim

Kommunikation: (modtager gerne flere frivillige) Claus Kaimer, Natasja Spring Ehlers, Rasmus Wissing, Benjamin Thores

Træningsudvalget: Ronnie Andersen, Vibeke Højberg Strebøl, Christel Tourell, Rikke Andersen

Ungdomsudvalg: (ingen nye medlemmer) Rie Buchardt, Mads S. Jørgensen, Flemming Steen, Malthe Friis-Olsen, Jakob Skov
8. Eventuelt
Formandens beretning modtager ros.

Karina Ottosen meddeler, at hun har truffet beslutning om at stoppe som professionel triatlet. Hun meldte sig ind i klubben i 2005 og blev professionel i 2007. Hun vil gerne sige tak for den støtte hun har modtaget og glæder sig til at deltage i meget mere fællestræning fremadrettet.

Bestyrelsen modtager ros for den gode kommunikation bl.a. omkring klubtøj og sponsorer og at der nu er etableret et lager af tøj, hvor man kan købe det mest basale så f.eks., medlemmer der melder sig ind i foråret kan købe en klubdragt INDEN sæsonen starter

Der trækkes lod om et gavekort på 2.600 kr. til Svømmespecialisten som er i overskud fra 2016:
Vinder: Allan Olsen.