Referat bestyrelsesmøde afholdt 22. juni 2017

Referat bestyrelsesmøde afholdt: August Kl. 17:30; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

Deltagere:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jacob Carstensen (Suppleant)
Ronnie Andersen (Suppleant)

Fraværende:
Mette Justesen (Næstformand)
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)

Opfølgning på opgaver fra sidst

  • Medlemsundersøgelse og årsager til personlig træner (Mette)
    • Undersøgelsen er færdig og sendt ud til bestyrelsen til kommentering. Det forventes at undersøgelsen sendes ud ultimo juni.
  • Opslag på ekstern FB side om prøvetræning – skal koordineres med træningsudvalget (Anne)
    • Der har været opslag om dette, men vi skal have koordineret åben træningen ift. EPM medlemmerne, hvor vi lige så godt kan invitere andre også. Anne tager dette videre.
  • Plan for aktiviteter aftalt i aktivitetsudvalget skal sendes til bestyrelsen til orientering (Mette)
    • Planen er lagt op på hjemmesiden
  • Opslag om KTK velkomstkomite til nye medlemmer på FB (Anne)
    • Anne har lagt opslag på FB og vil løbende lægges posts op, så nye ambassadører kan melde sig.
  • Plakette til æresmedlemmer (Mette)
    • Plaketterne er kommet. Nu skal de blot sættes op i klubhuset. Mette har fortsat ansvaret for denne opgave
  • Opdatering af hjemmesiden – kom. udvalget er tovholder (Jesper)
    • Kommunikationsudvalget mangler pt. medlemmer, så der er kun tid til at klare de daglige aktiviteter. Opdatering af hjemmesiden må vente til der er flere kræfter i udvalget.
  • Video – (Jesper)
    • Uklart hvor langt i processen dette er pt.
  • Vandrepokal til ungdomsklubcup (Rebecca)
    • Rie har overtaget opgaven og sørger for, at der er en pokal klar til klubfesten.
  • Skrive til æresmedlemmer omkring rettigheder (Rebecca)
    • Der er skrevet til æresmedlemmerne.
  • Sidste nyt omkring klubtøj (Jesper)
    • Klubtøjet er kommet og Jesper har været i dialog med Craft omkring den uprofessionelle håndtering og har aftalt en passende kompensation. Pt. er planen at fortsætte med Craft i 2018, som vi har option på i kontrakten. Evt. nyt tøjmærke må der tages stilling til i 2018. Dog er der ikke kræfter i bestyrelsen til at begynde at skifte tøjmærke. Har man en passion omkring dette og har lyst til at drive det, er man velkommen til at henvende sig.
  • Christiansborg rundt vouchers (Tine)
    • Der er sendt mail ud til de berørte og 3 har vendt tilbage. Såfremt alle vouchers ikke bliver taget kan de gives til andre medlemmer.
  • Nyhedsbrev (Rebecca)
    • Der skal udsendes nyhedsbrev i juni. Udvalgene er blevet bedt om at give deres input inden d. 23.6, hvorefter brevet sendes ud.

Meddelelser fra formanden

  • Henvendelse fra DGI omkring triatlon
    Kristian Pugerup har henvendt sig ift. hvad DGI kan hjælpe klubben med. Umiddelbart er det mest trænerkurser og da vi har valgt en løsning, med en uddannet cheftræner, som sørger for at træner staben ift. løb og cykling er uddannet har vi ikke så stort behov for deres ydelser. Der kan evt. være nogle muligheder ift. svømning og foreningsudvikling, men dette ser bestyrelsen hellere foregår i DTriF regi. Der er pt. ikke koordinering mellem DTRIf og DGIs tri-uddannelser. Rebecca påpegede overfor DGI, at dette er meget uhensigtsmæssigt og hun opfordrede på det kraftigste DGI til at koordinere med DTRiF.

Økonomi v. Leif
Økonomien ser pt. ok ud. Dog venter vi med en endelig status til 30.6, så vi kan lave en halvårsstatus. Der er pt. 160 medlemmer.
Vi har også behov for en update på hvad status er ift. de penge vi har modtaget fra kommunen til udvikling af ungdomsafdelingen.

EPM undersøgelse

  • Der var ikke så meget nyt under solen i EPM undersøgelsen, som DTRiF har lavet blandt alle EPM medlemmer i forbundet (EnkeltPersonsMedlemsskab).
  • Som vores nuværende medlemmer er tid, arbejde og familie er stor udfordring at få kombineret med faste træningstider i en klub.
  • Nogle respondenter udtrykte også, at de ikke mente de var gode nok til at deltage i klubtræning da niveauet i klubberne ofte er højt. Bestyrelsen diskuterede, hvordan vi skal forholde os til dette når der skal laves ny strategi i efteråret. Er vi en klub for alle eller skal der være et vist bundniveau? Vi hører tit, at folk bliver ovverraskede over niveauet. Umiddelbart ser vi ikke et problem i, at man er nybegynder og evt. langsom. Det handler mere om attitude og om at tage sporten seriøst. Dette vil vi diskutere videre efter sommer.
  • Mange efterlyser mere og bedre kommunikation fra klubberne omkring ”what’s in it for me” når man melder sig ind i en klub. Når kommunikationsudvalget har mere båndbredde kunne det være interessant at lave en målrettet kommunikationsstrategi og kampagne for at tiltrække nye medlemmer.
  • En anden ting, som vi besluttede at undersøge yderligere i medlemsundersøgelsen er, træningen om formiddagen. En del respondenter gav udtryk for, at manglende muligheder for træningen om formiddagen hvis man har aften/nat arbejde eller kører skiftehold simpelthen ikke findes indenfor triatlon. Måske vi skal være de første til at udbyde dette? Vi starter med at undersøge, om vores nuværende medlemmer kunne have et behov for dette.

Genforhandling af kontrakter

  • Genforhandling af kontrakter
    • Da Jesper ikke var til stede og det er ham som pt. har mest indsigt i vores kontrakter valgte vi at skubbe dette punkt til næste møde.

Nyt fra udvalgene

  • Træningsudvalg (Ronnie)
    • Kommunikation sammen med kom. Udvalget. Dette er pt. ikke relevant da kommunikationsudvalget ikke har ressourcer til at løfte andet end de daglige opgaver omkring hjemmesiden.
    • EPM træning – Rebecca har talt med Henrik fra DTriF og har fået et skema, hvor vi kan byde ind med hvilke træninger vi ønsker at åbne op/udbyde til EPM medlemmer. Dette er tænkt i rekrutteringsøjemed. Rebecca taler med træningsudvalget om dette.
    • Opdatering af regler for fællestræning – OW træning på hjemmesiden. Vibeke har opdateret reglerne og de ligger nu på hjemmesiden.
    • Der er ansat en ny svømmetræner, som allerede er startet. Der er også kommet endelig styr på vores svømmetider for 2017/2018 sæsonen efter en del bøvl. Stor tak for indsatsen for at få dette på plads!
    • Udvalget undersøger pt. om vi skal genoplive svømning tirsdag aften.
  • Aktivitetsudvalg (Mette)
    • Udvalget er pt. i gang med at planlægge klubfesten. Man har været sent ude med booking og det er derfor pt. lidt uvist hvilken dato det bliver og hvor det bliver. Men udvalget arbejder på højtryk. Til gengæld er lokale og dato for 2018 på plads, så man ikke kommer i samme situation igen 🙂
  • Kommunikationsudvalg (Jesper)
    • Kommunikation sammen med træningsudvalget – udsat grundet manglende ressourcer
    • Opdatering af indhold på hjemmeside – udsat grundet manglende ressourcer
    • Genoplivning af Tri-ekspressen anno 2017 – udsat grundet manglende ressourcer
  • Eliteudvalg (Tine)
    • Reminder til eliten ift. deltagelse i træning.
      • Eliten har pt. fint fremmøde til træningen og der er ikke behov for reminder
    • Mål for eliten 2017
      • Eliteudvalget vil på næste møde forsøge at opstille en mere langsigtet vision for hvor klubben skal hen med elitedelen.
  • Stævneudvalg (Ronnie)
    • Opdatering på KTK cuppen
      • Klubcuppen er opdateret og gavekort er udtrukket.
    • Udmelding omkring 4:18:4 tilmelding
      • Kommer snarest, men det er på plads at det bliver lørdag formiddag. Ronnie lægger en post på FB med at det bliver lørdag formiddag så folk ikke begynder at tilmelde sig andre heat.
  • Ungdomsudvalg (Rebecca)
    • Ungdomsheat 4:18:4
      • Det ser ud til at vi kommer igennem med vores tiltag omkring et ungdomsheat. Rie arbejder på højtryk for at få hul igennem til Ironman for en endelig bekræftelse så vi kan starte markedsføringen.
    • Samarbejde med Skovshoved og Tri4
      • Vi fortsætter samarbejdet med Skovshoved og Tri4 for at se om vi kan skabe en støtte gruppe unge som kan træne sammen. Hver klub udbyder et fælles træningspas sådan at vi kan tilbyde flest mulige træningspas og samtidig dele de økonomiske udgifter.

Evt.
Dato for møder i 2. halvår er ikke aftalt. Rebecca sender doodle.

/af