Dagsorden
KTK86 bestyrelsesmøde – 22. November 2017
Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K
Kl. 17.30 Bestyrelsesmøde
Tilstede:
Rebecca Hjortegaard – Formand
Maria Gøttsche – Kasserer
Jesper Jeberg – Bestyrelsesmedlem
Tine Holmgaard – Bestyrelsesmedlem
Ronnie Andersen – Suppleant
Jacob Carstensen – Suppleant
Næstformandsposten er pt. ikke besat
Afbud:
Sanne Ravn – Medlemssekretær
Ulla Lauridsen – Sekretær
1: Opfølgning på opgaver fra sidst
A: Overdragelse af kassererposten (Maria)
Det går langsomt med Danske Bank, Leif hjælper i overgangsperioden indtil Maria får adgang. Maria arbejder på at holde proces i tingene
B: Medlemsaften inkl. fremlæggelse af årsplan og strategi (Rebecca)
Der er lagt invitation ud, pt 24 tilmeldte, Rebecca poster en reminder
C: Specificering af transport ifm. træningsweekend og træningslejr i cheftrænerkontrakt (Rebecca)
Er specificeret til at inkludere transport til/fra destination men excl. taxa til/fra lufthavn, station, etc.
D: Opdatering af medlemmer i FB gruppen (Sanne)
Er gjort, Ronnie tjekker lige eventuelle fejlsletninger
E: Antal nye medlemmer i oktober og november – herunder trænerlisten (Sanne)
Fem nye medlemmer, ekskl. træner, elite, ungdom. Ronnie følger op med træningsudvalget mht. hvem der skal have trænermedlemsskab
F: Betales der for 1 eller 1½ time mandag aften? (Maria)
Der betales for halvanden
G: Gavekort fra Svømmespecialisten (Rebecca)
De er udleveret efter meget besvær, dog med nedsat pris
H: Automatisk mail til ny indmeldte medlemmer (Sanne)
Den burde være sat op nu
I: Aftale omkring Speedo med Craft (Jesper)
Ikke muligt at købe direkte gennem Craft, det skal gå gennem Kaiser Sport, dvs. det skal køres som bestillingsrunde koordineret af KTK. Jesper undersøger om udbuddet og priser vil være interessante
J: Opslag omkring at vi ikke har venteliste inkl. link til indmelding på ekstern FB side (Sanne)
Dette er endnu ikke gjort
K: Moms registrering af klubben (Maria)
Det er alt for stort et arbejder og medfører visse ulemper. Det er derfor droppet
L: Klubhuskontrakt (Rebecca)
Vi skal appellere til udlejers goodwill for at få ændret på den årlige huslejestigning. Rebecca henvender sig til udlejer
M: Billigere lokaler til klubhus (Ronnie)
Pt ikke muligt at finde et alternativ hos Fitness World. Ronnie ser tiden an og prøver senere.
- Meddelelser fra formanden
A: Tilbud til Jens om Træner 1 uddannelse (3.000 kr.)
Bestyrelsen tilbyder Jens at give ham kurset som en del af lønpakken. Kurset afholdes over to hele weekender, Rebecca tjekker med Jens om det har interesse og om han kan.
B: Intromøde for nye medlemmer
Vil blive inkorporeret løbende i arrangementer og kommunikation. Egentlige medlems-intromøder giver ikke mening med løbende medlemsoptag
C: Henvendelse fra Ironman CPH og DTRIF ift. åbne træninger
Henvendelsen videresendes til træningsudvalget, der må planlægge eventuelle åbne træninger. Ironman CPH vil gerne tilbyde træning for dem, der tilmelder sig 70.3 Kronborg og IM CPH. Vi skal have en skriftlig aftale med IM CPH, så vi sikrer os, at KTK ikke bare agerer arbejdshest for dem, men at der også er noget værdi/penge i det for KTK
- Generalforsamling 2018
A: Følgende forslag vil blive stillet fra bestyrelsen til GF:
Forslag til vedtægtsændring: Flytning af generalforsamling (Pkt. 10.2 i vedtægterne) Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i januar måned og indkaldes skriftligt med 30 dages varsel.
Begrundelse: Det foreslås at flytte den årlige generalforsamling til september måned. Årsagen er, at vi har kontingentbetalig 1. oktober og der har været flere år, hvor både bestyrelse og udvalg har måttet sige farvel til medlemmer inden deres valgperiode var udløbet da de har valgt at melde sig ud af klubben i forbindelse med kontingentbetalingen. Dette er uhensigtsmæssigt da både bestyrelse og udvalg skal ud af finde nye medlemmer midt i valgperioden. I nogle tilfælde har det ikke været muligt at finde nye frivillige hvilket lægger et øget pres på de resterende udvalgs-/bestyrelsesmedlemmer.
4: Nyt fra udvalgene
Træningsudvalg
1: Hvem fortsætter i udvalget efter GF?
Christel træder ud, Kirstine er trådt ind, Ronnie overtager kontakten til cheftræneren, mens Vibeke vil dedikere sin tid til banetildeling mm
2: Torsdags-core udgår for nuværende, da salen ikke længere er ledig. Bliver den ledig igen, bliver core genoptaget
3: Statistik fra træningsudvalget (Rebecca)
Rebecca har modtaget statistikken, men ikke haft tid til at bearbejde data. Bestyrelsen ønsker, at der bliver ført statistik over træningen fremadrettet
Aktivitetsudvalg
1: Hvem fortsætter i udvalget efter GF?
Jacqueline, Caris og Fie fortsætter
2: Formand for aktivitetsudvalget (Sanne)
Jacqueline er formand
3: Der er et overskud fra klubfesten, der eventuelt kan anvendes til andre aktiviteter (fx julearrangement). Maria har bedt om et regnskab
Kommunikationsudvalg
1: Hvem fortsætter i udvalget efter GF?
Intet nyt fra kommunikationsudvalget
2: PR-aktiviteter ift. ungdom (Benjamin / Simon / Rebecca)
Rebecca rykker Simon for redigering, men der sker ikke noget. Benjamin har kontaktet Stine Sofie Winkel om at tage billeder, så vi kan få brugt de penge fra kommunen, der er dedikeret hertil. Pengene skal bruges inden årsskiftet
3: KTK86 i googlesøgning
Wissing har været i dialog med nogle medlemmer, der måske kan hjælpe med det
4: Skift af kodeord til hjemmesiden (Kom. udvalg)
Kodeordet til detailplanen skal fjernes, når Jens overtager trænerposten
Eliteudvalg
1: Hvem fortsætter i udvalget efter GF?
Vibeke overvejer at stoppe, Tine fortsætter, Esben og Simon har ikke svaret. Søger 1-2 nye medlemmer
2: Klage til AOU (Tine)
Mener den skal behandles på GF i DTRIF (afventer svar fra Esben)
3: Der skal kigges på at søge Team Copenhagen om penge til elitearbejdet
Stævneudvalg
Hvem fortsætter i udvalget efter GF?
Alle fortsætter (Ronnie, Mads Krogh, Rasmus Wissing og Karina Ottesen).
5: Evt.
Der kommer en ændring i vores mobile-paynummer til et 5-cifret nummer, gældende fra dags dato. Det gamle nummer virker fortsat frem til årsskiftet
Der bliver løbende solgt klubtøj fra lageret. Salg skal regnskabsføres selvstændigt i regnskabet.