Referat
KTK86 bestyrelsesmøde – 1 – 31. januar 2018
Adresse: Grønningen 15, kld, 1270 Kbh K
Kl. 18.00 Bestyrelsesmøde
Til stede: Rebecca, Jacqueline, Maria, Jesper, Rikke, Benjamin og Anders
Fraværende: Ronnie og Jacob
1) Velkomst til nye medlemmer i bestyrelsen
a. Der blev budt velkommen til de nye medlemmer af bestyrelsen og følgende temaer er områder,
som man gerne vil se mere på:
a. Introduktion af nye medlemmer
b. Social media strategi
c. Tiltrækning af unge (20-29 år) og positionering i dette segment
2) Opfølgning på opgaver fra sidst
b. Medlemsindberetning (Sanne):
Medlemsindberetningen fra Sanne er klaret. Jacqueline har kontaktet Sanne for at blive sat ind i
opgaven. Kan også kontakte Anne Donaldson for mere info.
c. Overdragelse af kassererpost, nøgler til postkasse (Maria):
Overdragelse af kassérposten til Maria er gennemført.
d. Trænermedlemsskab, Stig og Susanne mangler (Ronnie):
Trænermedlemskab til Stig og Susanne er vist ikke oprettet endnu, så de får ikke beskeder, der
sendes ud via klubmodul. Rebecca overtager opgaven. Maria undersøger, om de er kommet på
træner e-mailliste, da hun ikke har modtaget timesedler fra dem.
e. Opsigelse af klubhus kontrakt og nyt klubhus (Rebecca/Jesper):
Opsigelse af klubhuset er bekræftet. Der bliver indhentet tilbud fra håndværkere til istandsættelse
af lokalerne. Rebecca og Jesper har i dag besøgt Skjold for at tale om nyt klubhus. Skjolds bestyrelse
har sagt ja, så Jesper laver et udkast til en aftale om fælles brug af lokalerne, og Rebecca og Jesper
taler sammen om et bud på en pris.
f. Bestilling af trænertøj og klubtøj/paradetrøje (Jesper/Tine):
Bestilling er afgivet og trænertøj til Jens og Susanne er ankommet inkl. de ekstra træner t-shirts vi
har bestilt. Susanne har ønsket en hættetrøje, hvilket accepteres.
g. Evt. fremlæggelse af AOU sag til DTriF generalforsamling (Rebecca)
i. Det forventes ikke at vi kommenterer på dette medmindre vi har et stærkt ønske herom:
Forbundet afviser, at der er dømt mod reglerne, så bestyrelsen ønsker ikke at gå videre med
sagen.
h. Opdatering af e-mail lister (Kom. udvalget):
Kommunikationsudvalget kontakter udvalgene for at få en opdateret liste over medlemmer og
formænd for udvalgene.
i. Scanning af klubblade (Rebecca):
Rebecca har stadig som opgave at scanne de gamle blade ind, så de kan komme til at ligge på
hjemmesiden og i Rush-files.
3) Meddelelser fra formanden
a. Alle nye medlemmer i bestyrelsen skal have adgang til Rushfiles. Benjamin sørger for at
kom.udvalget tager sig af denne opgave. Tidligere bestyrelsesmedlemmer/udvalgsmedlemmer
skal slettes fra Rushfiles
b. Indstilling til årets AG atlet – deadline 1. feb. Se mere HER:
Bestyrelsen besluttede at indstille Kirstine Færch. Jacqueline formulerer indstillingen.
4) Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling d. 27.1.2018
a. Bilag 1: 2018-01- 27 Referat Ordinær Generalforsamling:
Referatet er godkendt
b. Opdatering af vedtægter:
Opdatering af vedtægter skal ske i Word-format og på hjemmesiden. Anders opdaterer og sender
det videre til kommunikationsudvalget.
5) Ekstraordinær generalforsamling d. 3.3.18
a. Bilag 2: Invitation:
Invitation godkendt. Rebecca kontakter Vibeke for at høre, om vi kan låne auditoriet på IFI.
Alternativt benyttes klubhuset.
b. Alternativ løsning hvis der ikke kan findes en formand:
Bestyrelsen drøftede forskellige alternative løsninger, men det optimale er uden tvivl at finde et
medlem, der vil overtage formandsposten.
6) Roller i bestyrelsen
a. Bilag 3: Fordeling af kontaktpersoner til udvalg:
i. Træningsudvalget: Ronnie
ii. Aktivitetsudvalget: Jacqueline
iii. Stævneudvalget: Ronnie
iv. Eliteudvalget: Jesper
v. Kommunikationsudvalget: Jacob/Benjamin
vi. Ungdomsudvalget er pt. på pause
vii. Sponsorudvalgets mails skal rettes til Jesper
De resterende roller for bestyrelsen fordeles efter den ekstraordinære generalforsamling.
7) Strategi 2018-2020 – udsættes til efter den ekstraordinære generalforsamling
a. Input fra medlemsaften d. 6.12.17
8) Nyt fra udvalgene
a. Træningsudvalg (Ronnie)
i. Bellahøjkort: Man skal fremover betale 20 kr. til klubbens MobilePay og vise kvittering til Caris
(eller hvem der nu udleverer kort). Man skal ikke levere kortet tilbage ved ophør i klubben, og
pengene tilbagebetales ikke.
ii. Samarbejde med IM om åbne træninger: Vi afventer en endelig udmelding fra
træningsudvalget. Benjamin vil gerne promovere indsatsen på de sociale medier.
iii. Børneattest (Rebecca): Alle trænere og medlemmer i ungdomsudvalget skal have en
børneattest, men kun hvis man træner børn på 15 år eller derunder, så pt er der ikke behov for,
at de nye trænere udstyres med en attest. Opstår behovet skal det gå via Maria.
b. Aktivitetsudvalg
i. Våddragtsarrangement: Intet nyt. Jacqueline taler med May og hører hvor langt hun er med
planlægningen.
c. Kommunikationsudvalg (Jacob)
i. Billeder – er der lavet en aftale for hvornår Stine kommer og tager billeder? (faktura er betalt):
Benjamin arbejder på at få taget billeder til svømme- og løbetræning. Han har surgt Bellahæj
om tilladelse til at tage svømmebillederne i Bellahøj, men har endnu ikke modtaget svar. Hvis
det ikke kan blive i Bellahøj bliver det lørdag i IFI. Måske vil der også blive lavet interview med
udvalgte klubmedlemmer.
ii. Opdatering af hjemmeside generelt: Indholdet på hjemmesiden trænger til at blive gennemset
og opdateret, så det er en opgave, der er venter forude.
d. Eliteudvalg (?)
i. Ansøgning til Team Copenhagen:
Tine har sat gang i processen og bedt atleterne sende deres resultater for 2017, ambitioner for
2018 samt sætte lidt ord på, hvad de mener et tilskud fra Team CPH kunne gøre for gruppen.
Derudover arbejdes der på et møde med Team CPH.
ii. Ift. udgifterne for eliten i 2017 er der indeholdt 2 x 5000 kr. som Hawaii tilskud i 2018.
e. Stævneudvalg (Ronnie)
i. Klubcup 2018:
Klubcuppen er endnu ikke planlagt, så vi afventer en udmelding fra udvalget.
9) Evt.
Ingen punkter.
Næste møde aftales efter den ekstraordinære generalforsamling.