Referat bestyrelsesmøde afholdt: 30-11-2016 Kl. 19.00; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

Deltagere:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)
Jacob Carstensen (Suppleant)

FRAVÆRENDE:
Mette Justesen (Næstformand)

NÆSTE MØDE: 11-01-2017 Kl. 18.30, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

1) Opfølgning på opgaver fra sidst
a) Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca) – Rebecca har sendt revideret forslag til aftalen med Svømmespecialisten og afventer endeligt svar (gavekort mm)
b) Årsager til personlig træner (Mette) Der har været få svar på Mettes indlæg på Facebook og der vil blive lavet en undersøgelse via SurveyMonkey i det nye år.
c) Henvendelser fra Byman og Endurance Sport (Jesper) – Jesper har været i dialog med begge og vurderer, at nye aftaler vil konflikte med de gode aftaler vi har med hhv Kaiser og AH lige nu, så vi afventer til alle aftaler skal genforhandles.
d) Tilskud (Leif) – Ifl. Kommunen er vi ikke registreret som folkeoplysende forening. Leif er i dialog med kontaktperson hos kommunen og arbejder på at få dette på plads samtidig med at Ungdomsafdelingen så også kan sendes deres ansøgning om tilskud til opstart af ungdomsafdeling. Rie står for ansøgningen. Mulighederne for at få andre typer af tilskud – f.eks. til lokaler er ikke store. Kommunen skal bruge komplet medlemsliste inkl. cpr-nr. og adresse for at søge tilskud – Leif tjekker med Kom. udvalg om vi har alle disse data.
e) Kontakt til BK Skjold (Ulla) – Ulla har aftale med BK Skjold torsdag den 1. december til fremvisning af lokaler, snak om pris, mm.
f) Kommunikation omkring rabat til støttemedlemmer  – Rebecca skriver ud til aktuelle støttemedlemmer
g) Medlemsliste til samarbejdspartnere – Jesper sørger for at vores samarbejdspartnere får en komplet liste over vores nuværende medlemmer. Rebecca sørger for Svømmespecialisten
h) Opdatering af antidoping regler (Kristian H./Kom. udvalget) – Kristian arbejder på et oplæg. Jesper følger op
i) Flyt af regnskabsår (Leif) – Det er muligt at rykke regnskabsåret fra 1. oktober til 31. september, så det passer i forhold til kontingentbetaling, det forudsætter blot en ændring af vedtægterne på næstkommende generalforsamling. Bestyrelsen fastholder for nuværende at have regnskabsår svarende til kalenderåret.

2) Meddelelser fra formanden
a) Ditte Kristensen: Træner med til nogle enkelte pas da hun lige er flyttet til København, men ønsker ikke at flytte klub fra OTK. Bestyrelsen synes hun pt.  skal have lov til at træne med når hun er i Danmark (hun flytter til Californien henover vinteren), kommer det til at hun kommer meget fast, kan vi se om hun bør opfordres til at skifte klub fra OTK til KTK.

3) Hvervning af nye medlemmer
På sidste møde identificerede vi 3 mulige tiltag til hvervning, men tog ikke en endelig beslutning om hvad vi ville gøre og hvem som har bolden ift. dette. Derfor tager vi det op igen:
a) mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook,
b) Vennedag (tage en ven / potentielt nyt medlem med til træning)
c) Reklame (flyers, word-of-mouth til stævner mm).

ad a) Jesper vil tage teten i forhold video / kommunikation, Jacob vil se på at lave noget video sammen med Simon fra diverse træningspas når det bliver forår,
ad b) Anne tager teten i forhold til vennedag
ad c) Reklame er sat på stand-by, dog en opfordring til at alle er bedre til at træne i klubtøj, da det også er god reklame. Rebecca laver et opslag.

4) Offentliggørelse af træningssted via detailplan
Der er enkelte medlemmer, der har svært ved at nå fællestræning, hvis de skal møde op på det fælles mødested, hvorfor de efterspørger hvor der hhv. løbes og cykles til det pågældende pas, så man kan støde til. Bestyrelsen mener, at det skal  oplyses, såfremt dette er muligt for AimHigh at oplyse på forhånd, idet alternativet er, at det pågældende medlem ikke kommer træning. Tidligere har sted for træningen også været oplyst i detailplanerne uden problemer. Det er dog medlemmets eget ansvar, at kunne falde ind i træningen uden behov for gennemgang eller yderligere opvarmning. Træneren har altid ret til at ændre lokation for de enkelte pas, også på dagen, skulle dette være nødvendigt.  Anne bringer dette videre til træningsudvalget.

5) Økonomi
Økonomien for året ser fornuftig ud, idet vi bl.a. har formået at indhente alle de sponsorindtægter vores samarbejdsaftaler giver ret til. Derudover har vi forhandlet st højere honorar for vores arbejde til IM CPH hjem.  Vi mister indtægter qua det lavere medlemsoptag, men vi har plads til dette i budgettet de næste par år.

6) Budget for eliten
Tidligere fik A-atleter kontingentfritagelse. Udvalget ønsker at dette beløb skal gå til fællesskabet.  Bestyrelsen ønsker at alle A-atleter fortsat skal have kontingentfritagelse (pt. seks atleter), for at have et individuelt incitament til at forsøge at blive A-atlet. Især fordi der nu også er krav til A-atleterne om at være synlige i klubben til træning og sociale aktiviteter.  Derudover giver klubben et tilskud til eliten på 20.000 kr. for 2017 som er samme beløbssats som 2016.

7) Generalforsamling
a) ÆNDRING AF DATO: Generalforsamlingen bliver d. 21. januar 2017 og ikke d. 28, som først annonceret.
b) Rebecca udsender invitation
c) Dagsorden – fastholdes som den tidligere har været.  Hvert udvalg skal inden generalforsamlingen udarbejde det der svarer til en slide med bullets omkring udvalget, dets arbejde og eventuelt behov for nye medlemmer.
d) Sted og forplejning: Jesper laver en forespørgsel om vi kan være det sædvanlige sted. Forplejning bliver sandwich, og kage fra medlemmerne.
e) Følgende er på valg:
– Formanden, Rebecca (genopstiller) er på valg,
– Medlemssekretæren, Anne (genopstiller),
– Bestyrelsessekretær , Ulla (genopstiller)  er på valg,
– Menigt bestyrelsesmedlem (NN) er på valg
– Suppleant (NN) er på valg.

8) Nyt  fra udvalg
a) Træningsudvalg (Anne): Arbejder på træningslejr på Mallorca i samarbejde med AimHigh samt træningsweekend på Bornholm. Mere info snarest. Der skal findes ny svømmetræner tirsdag morgen idet Kasper har sagt op. Udvalget arbejder fortsat med registrering af deltagere til træning. Opstart af MTB i december samt eventuelle foredrag.
b) Aktivitetsudvalg (Mette): Overskud fra klubfest bruges på julearrangement den 3. december. Derudover er Malthe trådt ind i udvalget.
c) Kommunikationsudvalg (Jesper): Ny hjemmeside meget tæt på at på at gå live. Udvalget kigger på de primære hashtags for vores samarbejdspartnere. Snapchat er en mulighed men kræver meget – beslutning udskudt. Kun aktuelle medlemmer (alle typer) og trænere må være i facebook-gruppen og der skal derfor ryddes op efter medlemsoptag.
d) Eliteudvalg (Tine): Konceptet fremsendes den 1. december. Primært: Der er nu kun to kategorier af atleter, alle atleter er sidestillet i forhold til træning og andre tilbud, men A-atleter får mest tilskud. Der arbejdes på at arrangere en træningslejr for eliten ultimo marts på Mallorca.
e) Stævneudvalg: Dommeruddannelse – kurset er gratis, klubben betaler eventuelle transportudgifter. Indtil videre har 3 medlemmer meldt sig til dommeruddannelsen.
f) Ungdomsudvalg (Rebecca): Rie arbejder på tilskud og der kigges på hvilke stævner der skal fokuseres på den kommende sæson. For den kommende sæson hæves minimum alderen fra 12 år til 15 år, så ungdomsafdelingen optager medlemmer i alderen (15 – 20 år). Der arbejdes på kontakt omkring samarbejde med HSK og Gentofte svømmeklub. Der er arrangeret fælles løbetræning med Tri4 d. 7. december.

 

Dagsorden

KTK86 bestyrelsesmøde – 8 – 26. oktober 2016

Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K

Kl. 19:00

Indledningsvist skal nævnes, at Ulla Lauritsen er trådt ind i bestyrelsen i stedet for Danni.

Opfølgning på opgaver fra sidste møde

Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca): Svømmespecialisten har tilbudt en ny aftale, der er  lidt forringet i forhold til den oprindelige, rabatten i webshoppen fastholdes mens de lovede våddragter er af ringere kvalitet. Bestyrelsen valgte at acceptere aftalen, da den ikke er forpligtende for KTK.

Årsager til personlig træner (Mette): På standby

Henvendelser fra Byman og Endurance Sport (Jesper): Der er afholdt møde med Byman og de kan tilbyde 20% rabat i butikken samt præmier mm for op til 4.000 kr. Aftalen med Byman konflikter ikke med vores aftale med KaiserSport, men vi overveje om aftalen giver værdi for os sammenholdt med vores nuværende aftaler. .  I forhold til Endurance Sport vil Jesper tage en snak med dem og høre, hvad de kan tilbyde, men det vurderes, at der er en risiko for, at en aftale med Endurance Sport vil konflikte med vores aftale med AH Cykler.

Samarbejde med AthGene (Rebecca): Bestyrelsen besluttede enstemmigt at takke nej til tilbuddet fra AthGene.

Tilskud (Leif): Udskydes til næste møde

Kontakt til BK Skjold: Ulla overtager denne opgave og vil rette henvendelse til BK Skjold

 

Meddelelser fra formanden

Opkrævning af voksengebyr: Er sat i bero indtil næste møde i Folkeoplysningsudvalget d. 25. oktober 2016. Foreningerne skal derfor ikke foretage sig yderligere før der er nyt i sagen. Opfølgning: gebyret er også frafaldet for 2016, hvilket sparer klubben for knap 10.000 kr.

Tri over Gudhjem: Punktet gik på en diskussion af, hvorvidt man må reklamere for races, der ikke er (og eventuelt konflikter med) fokus- og klub cup races, som man selv vil køre og hvor man måske har fået en rabataftale. Klubben prioriterer fokus- og klub cup races meget højt, men vi er også en klub med mange og forskellige medlemmer, og der skal derfor være plads til alternativer. Opfordringen fra bestyrelsen er, at man laver et enkelt opslag på Facebook vedr. det pågældende stævne og får lagt detaljerne for en eventuel rabataftale ind på hjemmesiden under punkter ’Rabataftaler’.

 

Optagelse af nye medlemmer

Status (Anne): Der er optaget 24 nye fuldtids-/voksenmedlemmer. Der er i alt 3 ungdomsmedlemmer og 13 støttemedlemmer. Det giver et samlet medlemstal på 150 aktive medlemmer og 13 støttemedlemmer. Der afholdes infodag for nye medlemmer lørdag den 5. november, nuværende medlemmer opfordres til at deltage. Det skal meddeles støttemedlemmer, at de stadig kan handle med KTKs rabatordninger. Vores samarbejdspartnere modtager en liste med medlemmer, som kan handle med rabat.

Hvordan hverver vi flere medlemmer: Der er ledige pladser efter medlemsoptag, og i erkendelse af at triatlonbølgen har toppet, skal vi overveje tiltage for at hverve nye medlemmer. Mulige tiltag er 1) mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook, 2) Vennedag (tage en ven / potentielt nyt medlem med til træning) og 3) Reklame (flyers, word-of-mouth til stævner mm).

 

Generalforsamling 2017

Flyt af GF og regnskabsår til oktober så det følger medlemsoptag: Det blev besluttet af fastholde GF i januar, men at undersøge muligheden for eventuelt at skubbe regnskabsåret. GF 2017 afholdes den 28. januar.

 

Foreningsudvikling

Arbejdet med handlingsplaner sidste år var ikke særlig vellykket. Ville følgende tilbud fra DGI omkring foreningsudvikling være noget, som klubben burde overveje i samarbejde med udvalgene, så vi sikrer fremdrift, fornyelse og udvikling? Prisen er 2000 kr. for hele forløbet: Forslaget sat på stand-by, da det er meget tidskrævende. Der vil som udgangspunkt blive afholdt en strategisession for bestyrelse og udvalg kort efter GF, når udvalg og bestyrelse for kommende sæson er på plads, hvor der vil blive udarbejdet en strategi- og årsplan.

 

Nyt fra udvalgene

Træningsudvalg

MTB træning: Vil meget gerne udvide til at vi som klub på mere fast basis tilbyder X-terra relevant træning, herunder MTB. Udvalget vil undersøge muligheden for at hver anden eller hver tredje søndagscykeltræning hen over vinteren (med træner fra AimHigh) bliver på MTB, mens de resterende søndage bliver på landevej. Bestyrelsen er positive omkring at gøre klubbens træningsudbud relevant for fx atleter, der kører X-terra, da det vil diversificere os fra andre klubber og måske tiltrække andre / nye medlemmer.

Antal fremmødte til træning: Udvalget vil gerne fast holde målsætningen om min. 15 fremmødte pr. træningspas.

Antidoping Danmark: Udvalget vil gerne øge opmærksomheden på, at Antidoping Danmark bl.a. har ret til at møde op hos AG atleter privat og foretage dopingkontrol. Kristian kigger på at opdater teksten vedr. Antidoping på vores hjemmeside. Linket til antidoping reglerne skal også opdateres da det pt. ikke virker

Aktivitetsudvalg

Klubfest status: I gang med den sidste planlægning. Opfordrer alle til at melde sig til

Afholdelse af brunch / julearrangement: Udvalget kigger på muligheden for et julearrangement, hvor støttemedlemmer også vil blive inviteret.

Kommunikationsudvalg

Hashtags: Udvalget har lavet en liste over mest anvendte hashtags og har udvalgt nogle fokus hashtags, som de vil kommunikere til at alle medlem og opfordre dem til at bruge fremadrettet

Hjemmeside: Kort præsentation af den nye hjemmeside, features, brugervenlighed, interaktion med sociale medier, mm. Udvalget er ved at udarbejde en manual for den nye hjemmeside, så det vil være nemmere for nye udvalgsmedlemmer at overtage vedligeholdelsen.

Alle udvalgene sender en liste over deres medlemmer til udvalget her efter kontingentforfald så de kan blive opdateret i mail og Rushfiles

Eliteudvalg

Nyt koncept + implementering: Udvalget har opdateret elitekonceptet (inkl. nyt budget) og i den forbindelse ændret optagelseskrav og -kategorier. Fremadrettet vil der ikke længere være hhv. A- og B-atleter, men udelukkende eliteatleter (og boblere). Udover de objektive optagelseskrav for eliteatleter (der nu inkluderer både DM stævner og internationale konkurrencer), er der tilføjet et mere subjektivt kriterie, der kræver, at man som eliteatlet er aktiv i og bidrager til klubben. Det nye koncept samt selve udtagelsen vil blive forelagt atleterne inden for nærmeste fremtid. Klubmedlemmer der har interesse i og potentiale til at blive en del af KTK Elite, må meget gerne rette henvendelse til udvalget.

Stævneudvalg

Evaluering efter IM Cph og 4:18:4: KTK varetog igen i år Ninja-opgaver i forbindelse med 4:18:4 og IM CPH, hvilket klubben har en god indtjening på. Der var igen i år mange nye folk / samarbejdsparter hos YWC, hvilket giver udfordringer, men opgaver blev igen i år løst tilfredsstillende for begge parter.-

Klup cup 2017: Udvalget vil snarest evaluere klub cup 2016 og derefter sammensætte klub cup for 2017 i samarbejde med træningsudvalget, således at der er et sammenfald mellem fokusstævner og klub cup stævner.

Ungdomsudvalg

Hvervning af nye medlemmer: Der er med Rie (Ungdomstræner) i spidsen nedsat et nyt ungdomsudvalg (Rie Buchardt, Flemming Steen, Mads Jørgensen, Jacob Skov, Malte Friis-Olsen. Rebecca Ilsøe  og Rebecca Hjortegaard er support). Udvalget har igangsat flg. tiltag med henblik på at hverve nye ungdomsmedlemmer:

Kontakt til nærliggende skoler (herunder de 8. klasser Rebecca Ilsøe underviser)

Kontakt til Hovedstadens Svømmeklub, der har udtrykt interesse i en form for samarbejde (Mads Jørgensen)

Kontakt til Gentofte Svømmeklub (Malte via Nicklas Nygaard)

Dialog og sparring med DTriF omkring de skolearrangementer de afholder i Kbh og hvordan vi kommer med der.

Rie deltog i Dtrif’s seminar for ungdomstrænere / ungdomsklubber, og søgte at finde ud af, hvordan andre klubber hverver medlemmer. De klubber, der har en større ungdomsafdeling har en stor andel af voksenmedlemmer, der har børn, som bliver meldt ind som ungdomsmedlem. I disse tri-klubber er triatlon i højgrad en familiesport. KTK og også Tri4 er derfor i en unik position når det drejer sig om at hverve medlemmer, som ikke kan sammenlignes med andre klubber. Derfor vil det med stor sandsynlighed også tage lidt aid at opbygge ungdomsafdelingen.

 

Eventuelt

Jesper har aftalt event med Sacony / Craft den 23. november 2016, hvor alle medlemmer af KTK vil have mulighed for at købe hhv. Sacony løbesko og Craft tøj. Yderligere info vil blive meldt ud på Facebook.