Referat bestyrelsesmøde afholdt: 15-02-2017 Kl. 18:15; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
Deltagere:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Mette Justesen (Næstformand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)
Jacob Carstensen (Suppleant)
Fraværende:
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Ronni Andersen (Suppleant)
NÆSTE MØDE: D. 22 Marts Kl. 17.30, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
1. Opfølgning på opgaver fra sidst
a) Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca) – Aftalen er nu underskrevet af begge parter. Aftalen er som tidligere, dog eks. gavekort til to våddragter men inkl. gavekort på 5 x 400 kr. til klubcuppen og 1 x 2000 kr. til Årets KTK’er.
b) Årsager til personlig træner (Mette) – Mette deltager i møde med træningsudvalget den 26 februar, hvor de arbejder videre med denne undersøgelse. Da der skal sendes medlemsundersøgelse ud i 2017 kan de evt. slås sammen. Det tages der stilling til i løbet af de næste par måneder.
c) Venteliste link fjernes + tekst under ”Nyt medlem” skal revideres (Anne) – Se punkt 4
d) Medlemshvervning:
– Mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook (Jesper) Jesper i dialog med Simon, som er ved at lægge sidste hånd på videoen til hjemmesiden. Bestyrelsen får den til gennemsyn når den er færdig. Tag-lines besluttes på baggrund af den endelig strategi og Rebecca kommunikerer disse til Simon
– Vennedag (tage en ven / potentielt nyt medlem med til træning) (Anne)
Anne har lavet et opslag, som er lagt på hjemmesiden og i Facebook gruppen. Man kan overveje at lave opslag om prøvetræningsdag for nye medlemmer på den eksterne FB-side. Medlemstallet er steget en smule de seneste måneder og der er nu 154 voksenmedlemmer og 3 ungdomsmedlemmer
2. Meddelelser fra formanden
a) Update fra formandsmøde d. 9.2.2017
– Workshoppen omhandlede hvordan man sikrer fortsat vækst i triatlon og hvordan de forskellige klubber har indrettet sig ift. kontingenttyper.
– Generelt er der lidt færre medlemmerne nu, hvilket vi også selv har mærket i klubben. Dog er antallet af EP medlemmer steget, og konverteringsrasten i 2015 fra EP til klubmedlem var ganske høj (518 medlemmer). EP medlemsskabet er godt i den forstand, at den engangslicens de køber til stævnerne går ubeskåret til tri-forbundet og på den måde er de med til at sikre midler til udvikling af sporten, men også en risiko for at det fraholder dem fra at blive fuldbyrdet medlem af en triklub. Klubberne har fortsat mulighed for at tilbyde at arrangere en fællestræning for EP medlemmer, som også kan bruges som rekrutteringsevent, hvilket den pågældende klub modtager betaling for. Sidste år havde KTK’s træningsudvalg ikke lyst til at arrangere EP-fællestræninger.
– Derefter blev der diskuteret diverse medlemsskabstyper – flere klubber har 2-3 typer medlemsskaber, herunder duatlonmedlemskaber pga. begrænset svømmehalskapacitet, hvilket – endnu – ikke er et problem i KTK.
– Flere klubber talte om interesse for at starte ungdomsafdelinger bl.a. Kvik Tri og TriClub Danmark, og spurgte meget ind til vores opstart. Vi kan overveje at etablere et trænningsfællesskab/sparring med TriClub Danmark, da det lød til, at de allerede havde nogle unge medlemmer som kom til træning med deres forældre. Og givet at det er så svært at rekruttere til ungdomsafdelingen kan det være en fordel at skabe et samarbejde så der sikres en kritisk masse fremfor at konkurrere om de samme unge. Rebecca vil tage fat i formanden for TriClub Danmark og høre, hvor mange ungdomsmedlemmer de reelt har og naturligvis også vende det med ungdomsudvalget.
– Der bliver afholdt GF i forbundet d. 25 marts som Rebecca deltager i
b) Invitation til trailløb med ALOT Formanden modtog en invitation til at vi kunne komme ud og deltage i deres trailløb i Albertslund sidste weekend i april. Rebecca vil tage kontakt til træningsudvalget og bede dem overveje, om vi skal lave det til et træningsevent.
3. Gennemgang af strategi og udvælgelse af fokusområder for 2017, bilag 1a+b
a) Rebecca gennemgik strategien for sidste år, hvilke punkter der er opfyldt og hvad vi bør fokusere på fremadrettet. Vi vurderer at strategien med mindre tilretninger fastholdes
Der blev i 2016 ikke holdt en medlemsdag, hvor årsplan blev gennemgået. Dette bør gøres i 2017, evt. inkl. noget socialt
Fokusområder i 2017:
a) Fastholdelse – følgende tiltag blev aftalt:
– Fokus på Xterra (trail og MTB) – det er uvist hvor stor behovet er, men vi vil forsøge at bibeholde MTB træning f.eks. 1 gang månedligt for at se om dette kan være med til at fastholde og/eller rekruttere nye. Rebecca tager kontakt til træningsudvalget omkring dette.
– Større fokus på brug af # (hashtags) for at skabe opmærksomhed på de sociale medier. Evt. med en lodtræningspræmie for dem som er bedst til at lave opslag. Mette tager kontakt til kommunikationsudvalget omkring dette.
– Mere fokus på sociale aktiviteter som brunch, morgenmad i klubhuset mm. Mette tager kontakt til aktivitetsudvalget omkring dette.
b) Rekruttering – følgende tiltag blev aftalt:
– Fokus på Xterra – som punkt a ovenfor
– Hvis vi får tilladelse til at lave en duatlon i foråret for ungdomsatleter kunne vi udvide med voksne også, da vi alligevel har hele set-up’et klart. Dette afklares med ungdomsudvalget, når de evt. har tilladelse til stævnet.
– Tag din ven med til træning og sociale medier – se punkt 1d.
4. Intro til nye medlemmer og tekst på hjemmesiden
a) Se bilag 2
– Anne har kigget på at opdatere teksten på hjemmeside i forhold til, at vi ikke længere har en venteliste, og nu optager medlemmer løbende.
– Vi skal have tænkt over hvordan vi tager imod nye medlemmer. Det er vigtigt at nye medlemmer bliver taget godt imod, introduceret og bliver socialt integreret. Det besluttes, at der skal laves en KTK velkomstkomite aka en gruppe af nuværende medlemmer, som Anne kan tage kontakt til og bede om at tage imod nye medlemmer, så der altid er en der er klar til at tage imod, introducere til de andre medlemmer og til træneren etc. Anne står for at rekruttere til velkomstkomiteen – og man er velkommen til at kontakte Anne hvis man gerne vil være med.
5. Fordeling af roller i bestyrelsen + udvalgsrepræsentanter
a) Se bilag 3 Listen godkendt med få ændringer/tilføjelser og rollerne fordeler sig således:
Rollefordeling for bestyrelsen i KTK86
Opgave Ansvarlig
Besvarelser på mails til bestyrelsen – Rebecca
Besvarelser på infomail – Anne
Medlemsoptag + venteliste – Anne
Buddyordning + intromøde – Anne
Indkaldelse til bestyrelsesmøder/ agenda – Rebecca
Klubhus – kontraktforhold – Rebecca
Klubhus manager – Ronnie
Aftaleforhold – Rebecca/Leif
Medlemsindberetning – Anne
Medlemsundersøgelse – Mette
Klubtøj – Jesper
Referat – Ulla
Økonomi – Leif
Strategi – Formand/bestyrelsen
DTRIF – Rebecca
Kontakt til DAF/DIF – Rebecca
Forsikringer – Leif
Nyhedsbrev – Rebecca
Generalforsamling – Rebecca/Tine
Udvalg Kontaktperson
Træningsudvalg – Ronnie
Aktivitetsudvalg – Mette
Stævneudvalg – Ronnie
Eliteudvalg – Tine
Kommunikationsudvalg – Jesper
Ungdomsudvalg – Rebecca
6. Æresmedlemmer
a) Følgende er æresmedlemmer:
– Peter Sandvang
– De fire stiftere
– Jimmie Johnson står som æresmedlem, men dette er en fejl (Han var tidligere kontingentfritaget, da han bor i Australien og når han konkurrerede som professionel i Danmark repræsenterede han KTK). Han er nu stoppet som professionel. Anne skriver til ham og informerer om, at hans kontingentfrihed stopper inden vi ændrer hans status i klubmodul.
– Det besluttes at æresmedlemmerne hyldes med en plade i klubhuset med deres navne og årstal for æresudnævnelsen. Mette står for dette.
7. Nyt fra udvalgene
a) Træningsudvalg (Anne)
– Der skal indkaldes til evalueringsmøde med Rune og bestyrelsen vil gerne have, at træningsudvalget støtter og hjælper med kommunikation mere end det har været tilfældet. Rebecca tager kontakt til træningsudvalget.
– Udvalget har endnu ikke holdt deres første møde, men det er planlagt til den 26. februar. Udvalget overvejer et par ekstra udvalgsmedlemmer.
– Udvalget har aftalt med Rune at flytte søndagsvintercykling til kl 10.
b) Aktivitetsudvalg (Mette)
– Udvalget kigger på noget socialt arrangement i løbet af foråret
– Jesper har arrangeret en VIP aften i Kaiser Sport onsdag den 22 februar.
c) Kommunikationsudvalg (Jesper)
– Morten Strømstad har overleveret vedr. systemer, hjemmeside mm til det nye udvalg.
– Udvalget har møde den 15. februar, hvor de kigger på en plan fremadrettet
– Jesper tager kontakt til udvalget ift. at være tovholder på at få opdateret indholdet på hjemmesiden inkl. Billeder, hvor gamle klubdragter/sponsorer fremgår.
c) Eliteudvalg (Tine)
– Der arbejdes fortsat på at finde en træner til mandag aften, der evt. bare kan undervise for en periode frem til sommerferien
– Update på elitedragt: Udvalget er på sagen og har kontaktet Lykke Sport vedr. leveringsbetingelser og pris samt med forbundet vedr. regler/deadline for krav om elitesprintdragt med lynlås på ryggen. Umiddelbart er det ikke et krav for sæsonen 2017.
– Hjemmeside: Udvalget er i dialog med kommunikationsudvalget vedr. opdatering af tekst på hjemmesiden
d) Stævneudvalg (Mette)
– Klubtelt – udskudt til næste møde
– Klubcup – den er der styr på og de kigger nu frem mod Ironman CPH
e) Ungdomsudvalg (Rebecca) – Bogføring af økonomi jf. tilskud fra kommunen. Ungdomsudvalget har modtaget tilskud fra Københavns Kommunen på DKK 37.250 ud af de DKK 50.000. Der er ret strikse krav for, hvad pengene kan bruges til og de SKAL være i overensstemmelse med ansøgningen.
8. Evt.
a) AH Cykler vil gerne ændre kontrakten, da det ikke hænger sammen for ham (det beløb han giver mod hvor mange der kommer i butikken). Han ønsker at de DKK 20.000 i tilskud til klubtøj bortfalder. Rebecca følger op med AH
b) Jesper har afgivet bestilling af klubtøj til Craft/Kaiser. Craft ønsker at lave en tøjprøve før den endelige bestilling sættes i produktion, da vores bestilling er så stor. Dvs. at de er helt sikre på, at kvaliteten er i orden inden de sætter produktionen i gang så vi ikke står med en ”barrøvsmodel” som for nogle år siden, hvor kvaliteten ikke var i orden. Det forsinker leveringen med nogle uger. Levering forventes ultimo april/primo maj.
9. Opgaver til næste gang:
a) Udvidet bestyrelsesmøde med fokus på strategi i marts, næste møde 22. marts kl 17.30 for bestyrelsen og kl. 18.30 for de resterende udvalg.