Referat bestyrelsesmøde afholdt: 22-03-2017 Kl. 17:30; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
DELTAGERE:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Mette Justesen (Næstformand) – med på Skype
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)
FRAVÆRENDE:
Leif Bodilsen (Kasserer)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jacob Carstensen (Suppleant)
Udvidet møde kl. 18:30
DELTAGERE
Trænings- og eliteudvalget: Vibeke
Ungdomsudvalget: Rie
Kommunikationsudvalget: Natasja
Stævneudvalget: Ronni Andersen (Suppleant – bestyrelsen)
FRAVÆRENDE:
Aktivitetsudvalget
NÆSTE MØDE: D.(dato endnu ikke fastsat) Kl. 17.30, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K
1. Opfølgning på opgaver fra sidst
a) Medlemsundersøgelse og årsager til personligtræner (Mette)
Medlemsundersøgelsen bliver den samme undersøgelse som for nogle år tilbage, så vi kan sammenligne resultaterne. Dog vil undersøgelsen også blive opdateret med nye spørgsmål og nogle vil udgå ift, hvordan klubben fungerer i dag.
Mette har talt med træningsudvalget omkring undersøgelsen og de vil gerne have spørgsmål omkring MTB og trail med i undersøgelsen.
Undersøgelsen vil blive udvidet med et tema omkring personlig træner, for at finde ud af, hvorfor mange i KTK har en personlig træner og om klubben evt. kan imødekomme de behov der er forbundet med personlig træner. Træningsudvalget har ikke umiddelbart input til denne del af undersøgelsen.
I undersøgelsen vil der også blive inkluderet et afsnit omkring forventning til fremtidigt medlemskab.
b) Tekst vedr. nyt medlem på hjemmesiden inkl. info om prøvetræning (Anne)
Teksten på hjemmesiden er nu opdateret. Der bør også laves et opslag på den eksterne Facebook side, hvor vi informerer og reklamerer for, at man kan komme til prøvetræning. Anne ser på dette til næste møde.
I løbet af den sidste måned er der kommet 4 nye medlemmer til klubben. Vi er pt. 160 medlemmer, hvoraf 153 er betalende medlemmer (inkl. 3 ungdomsmedlemmer).
c) Taglines til KTK video (Rebecca)
Taglines er lavet og sendt til Simon
d) Opslag om prøvetræning på ekstern FB side – skal koordineres med Træningsudvalget (Anne)
Se også punkt B – Anne aftaler med Vibeke.
e) Ungdomssamarbejde med TriClub DK (Rebecca)
Thomas Robert Madsen – formand for TriClub DK oplyste til formandsmødet, at de påtænker at etablere en ungdomsafdeling og en eliteafdeling på sigt. Thomas fortalte bl.a. at de har ungdomsmedlemmer på 15-16 år som træner med deres forældre. Ift. ungdomsafdelingen har Rie talt med Søren Binderup, som er cheftræner i TriClub DK ift. om hvorvidt det kunne give mening, at TriClub DKs medlemmer trænede sammen med KTK86. Dog har Søren ikke observeret ungdomsmedlemmer til træningen og ideen er pt. sat på standby.
f) Invitation til trailløb fra Alot (Rebecca)
Rebecca har talt med træningsudvalget og dette har ikke interesse. Rebecca har informeret formanden for Alot og takket for invitationen.
g) Opdatering af strategi (Rebecca)
Strategien er opdateret og sendt ud og vil blive diskuteret senere på det udvidede bestyrelsesmøde.
h) Hashtag konkurrence (Mette)
Mette har lagt opslag om konkurrencen ud på Facebook og den virker til at være godt modtaget. Der er allerede lagt billeder ud på både Instagram og Facebook med #ktk86 og andre hashtags. Mette vil løbende sende remindere ud og holde folk til ilden.
i) Fokus på sociale arrangementer (Mette Aktivitetsudvalget)
Aktivitetsudvalget har lavet en plan for hele året og sender planen til Mette. Mette sender planen videre til bestyrelsen når hun modtager den.
j) KTK velkomstkomite til nye medlemmer (Anne)
Anne skriver et opslag på Facebook om det nye tiltag med en velkomst komite, som tager imod de nye medlemmer, samt potentielle medlemmer som kommer til prøvetræning. Forslaget er, at der er 6-8 personer i velkomst komitéen, som 1-2 gange om året skal tage imod nye medlemmer, som man skal byde velkommen og tage hånd om. Håbet er, da dette ikke er en tidskrævende opgave, at medlemmer som pt. ikke har overskud til at sidde i udvalg, kunne have lyst til at påtage sig denne opgave.
k) Plakette til æresmedlemmer (Mette)
Mette har fået styr på årstal og sætter dem i produktion.
På plaketterne kommer der navn, årstal og begrundelse for udnævnelse til æresmedlem.
Hvad det medfører af rettigheder og privileger at være æresmedlem vil blive taget op på næste bestyrelsesmøde.
l) Kontakt til Jimmi Johnsen omkring kontingent/medlemskab (Anne)
Anne har kontakt Jimmi ift. at han ikke længere har frikontingent, da han er stoppet med at køre tri som professionel og om han ønsker fortsat medlemskab af klubben. Jimmi har ikke svaret og dermed betragter vi det som at han vil melde sig ud af klubben.
m) Opdatering af hjemmesiden – kom. udvalget er tovholder (Jesper)
Jesper har talt med Rasmus Wissing, og for at opdatere hjemmesiden skal de have input fra de andre udvalg. Alle udvalg skal gennemgå deres sider og så sende opdaterede tekster til udvalget. Kom. udvalget sender mail ud til alle udvalg med en deadline.
n) Video – (Jesper)
Simon meddeler at videoen er færdig, men der er lidt problemer med at uploade den grundet størrelsen. Der arbejdes på at løse udfordringerne.
o) Opfølgning på AH Cykler – (Rebecca)
AH har sagt ok til at vi fjerner logoet fra tøjet når de ikke støtter os med de 20.000 kr. i tøjstøtte i 2017.
2. Meddelelser fra formanden
a) Ungdom klubcup
Stævneudvalget har sagt OK til at lave en ungdomsrække i klubcuppen. Da der pt. ikke er så mange ungdomsmedlemmer bliver det en “winner takes it all” konkurrence.
Jesper forhører sig hos vores sponsorer om vi kan få ekstra præmier til ungdomsrækken.
Der skal indkøbes en vandrepokal. Rebecca beder Rie om at sørge for dette.
b) Henvendelse fra Tri-rejser
– Se bilag 1
Der vil ikke blive lavet et opslag på Facebook omkring tilbuddet, det vil blot blive lagt op på hjemmsiden under stæverabatter. Rebecca sørger for dette.
c) Evalueringsmøde med Rune
– Se bilag 2
Rebecca, Helle og Vibeke har afholdt evalueringsmøde med Rune. Begge parter er glade for samarbejdet og har identificeret 4 områder, som kan forbedres og skal have ekstra opmærksomhed.
1) Organisation – det er en kompleks organisation at komme ind i og det er aftalt, at Rune har en fast kontaktperson i træningsudvalget som sørger for at inddrage relevante personer når det er nødvendigt.
2) Gøre som vi plejer – vi skal være mere åbne overfor de forandringer det medfører, at skifte træner. Vi skal også være bedre til at kommunikere, at vi gerne vil noget nyt.
3) Personlige trænere – Dette er ikke en specifik KTK udfordring – sådan er det i alle klubber, men vi skal i KTK finde ud af hvordan vi vil håndtere det. Træningsudvalget vil i samarbejde med Rune definere, hvor grænsen går ift. hvornår det giver mening at deltage i klubtræningen og hvornår det bliver for forstyrrende, hvis man har et andet program.
4) Niveaudelt træning – det er vigtigt at alle kan være med og vi skal igen være bedre til at kommunikere ift. at det er ok, hvis man ikke deltager i hele programmet hvis man ikke er i form til det, er skadet etc.
3. Gennemgang af strategi og udvælgelse af fokusområder for 2017
a) Medlemsudvikling triatlon i Danmark, bilag 3a
b) Strategi 2017, bilag 3b
c) Strategi – Oversigt over mål og status 2016, bilag 3c
Opdateret strategi inkl. fokusområder for 2017 er lagt på hjemmesiden og kan læses der.
4. Hvem har ansvaret for klubteltet?
a) Klubteltet er vigtigt at have med ude når vi er til stævner. Der har været lidt usikkerhed omkring hvem der har ansvaret for at få teltet med ud. Dette bør afklares.
Aktivitetsudvalget har planlagt at tage teltet med ud til nogle af stævnerne. Rebecca spørger om de vil være generel tovholder på teltet. Dette betyder ikke at aktivitetsudvalget skal tage teltet med ud til alle stævner, men blot sørge for at finde nogen som kan tage det med (Og hvis ingen kan, så kommer teltet ikke ud). Hvis aktivitetsudvalget ikke vil stå for denne opgave skriver Rebecca ud og hører om nogen kunne tænke sig at være tovholder på teltet.
5. Nyt fra udvalgene
a) Træningsudvalg
– Træningsudvalget vil arbejde på kommunikationen jf. punkt 2c og har indkaldt til møde med kommunikationsudvalget for at fordele opgaverne.
_ Vibeke er ny formand for træningsudvalget. Formandsposten i eliteudvalget går efter aftale med Tine tilbage til hende.
– Træningsudvalget er positive ift. at udbyde EPM træning for at forsøge at rekruttere nogle medlemmer. (EPM = Enkeltpersonsmedlemskab dvs. den licens man betaler for at deltage i stævner når man ikke er medlem af en tri-klub).Et forslag kunne være at eliten vil stå for det – det ville trække folk til og eliten vil kunne tjene penge på det (Forbundet betaler for at klubben stiller trænere til rådighed).
– Udvalget og bestyrelsen er enige om, at MTB og trail løb ikke vil blive udbudt henover sommeren efter nærmere drøftelser. Det fastholdes dog som vintertræning.
– OW trænere – der er behov for flere OW trænere
– Der er et nyhedsbrev på vej.
b) Aktivitetsudvalg
– Udvalget har lavet en plan, som vil blive lagt op på hjemmesiden.
c) Kommunikationsudvalg
– Indholdet på hjemmesiden skal opdateres. Udvalget skriver en mail til de andre udvalg hvor de beder alle om at gennemgå deres tekster på hjemmesiden og sende opdatere tekster til kom.udvalget.
– Reglerne for svømning, OW, cykling og løb skal revideres, da de pt. har skræmt nogle væk fra fællestræningen.
– Rebecca foreslår en genoplivning af Tri-ekspressen anno 2017 evt. hvert ½ år – kommunikationsudvalget vil tage det op til overvejning. Rebecca sender et eksempel på Tri-ekspressen til udvalget.
– Udvalget har en masse forskellige ideer til hjemmesiden, som vil blive evalueret løbende.
– Der er oprettet en side med klubtøj på hjemmesiden inkl. lagerstatus. Du finder den under menupunktet ”For medlemmer”.
– Udover konkurrencen på instagram (se punkt 1h) vil Benjamin også begynde at poste billeder på Instagram fra vores KTK profil. Bestyrelsen er enige om, at klubben pt. ikke ønsker at bruge snapchat. Instagram takeover vil være en fed ide, bl.a. ift. sommerens stævner, men også den daglige træning.
d) Eliteudvalg (Vibeke)
– Udvalget arbejder fortsat på at få en ekstra træner mandag til eliten
– Der arbejdes på at lave et format for cykeltræningen, som er attraktiv for eliten
– Update på elitedragt – DTriF har vendt tilbage omkring, at det ikke er et krav med lynlås i ryggen i 2017 udover de nordiske mesterskaber i Fredericia. Vi har pt. 2 eliteatleter som skal køres stævnet – de har dog begge landsholdsdragter og kører derfor i dem til det pågældende stævne.
– Simon har fået direkte adgang til elitens side på hjemmesiden og har opdateret den bl.a. med sæsonplan for 2017. Der er også planer om at lave en videoen omkring eliten.
– Ift. strategien for 2017 vil eliteudvalget udarbejde nogle mere specifikke mål for eliten og i hvilken retning man ønsker at eliten skal gå fremover.
e) Stævneudvalg
– Klubcuppen er færdig og der er tilføjet en ungdomsrække
– der bliver med stor sandsynlighed et KTK heat til 4:18:4 for både voksne og børn. Børne heatet skal bruges til rekruttering. Bl.a. vil KTK ungdom tilbyde træning op til selve eventet også. Endelig bekræftelse på et børne-/ungdomsheat er dog endnu ikke på plads.
f) Ungdomsudvalg
– DtriF havde indkaldt til møde mellem Skovshoved Tri, KTK86 og Tri4 d. 1 marts ift. evt. ungdomssamarbejde mellem klubberne. Dette giver dog ikke mening for KTK, da vores ungdomsmedlemmer er en del ældre end dem i de andre klubber og dermed giver det ikke mening hverken træningsmæssigt eller socialt. Tri4 og Skovshoved har dog aftalt 1 ugentlig fællestræning. KTK vil evt. deltage i andre træningssamlinger hvis det giver mening. Pt. er vores ungdomsmedlemmer dog ikke umiddelbart interesseret i træning med andre ungdomsafdelinger, da de hellere vil integreres med resten af KTK.
– D. 28 marts og 4 april er der aftalt skolevent for 8. klasserne på Sølvgades skole. Rie deltager begge gange og har hhv. Jakob og Kasper med til sessionerne.
– Da vi har fået en del midler til PR fra kommunen vil Rie tage kontakt til Morten Vanggaard, som kan hjælpe med bl.a. Facebook reklamer.
Der arbejdes pt på en ungdomsforårsduathlon i samarbejde med Tri4 og Skovshoved Tri. Vi afventer pt svar fra Flyvestationen om tilladelse til at afholde stævnet den 30. april.
6. Evt.
– Craft har sendt prøvetryk af tøjet. Den røde farve er – desværre igen – ikke helt korrekt og et nyt prøvetryk er bestilt. Vi håber at det hurtigt kan komme på plads så tøjet ikke bliver forsinket alt for meget. Jesper skriver et opslag omkring dette på Facebook.
– Rebecca laver doodle omkring næste bestyrelsesmøde