Dagsorden
KTK86 bestyrelsesmøde – 11. oktober 2017
Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K
Kl. 17.30 Bestyrelsesmøde
Tilstede:
Rebecca Hjortegaard – Formand
Sanne Ravn – Medlemssekretær
Ulla Lauridsen – Sekretær
Maria Gøttsche – Kasserer
Jesper Jeberg – Bestyrelsesmedlem
Tine Holmgaard – Bestyrelsesmedlem
Ronnie Andersen – Suppleant
Jacob Carstensen – Suppleant
Næstformandsposten er pt. ikke besat
- Opfølgning på opgaver fra sidst
- Opsætning af plaketter i klubhuset (Ronnie):
– Er sat op.
- Medlemsaften inkl. fremlæggelse af årsplan og strategi (Rebecca)
– Dato fastsættes til d. 6/12 kl. 18:30-21:30. Her vil der blive snakket om medlemsundersøgelsen samt hvad klubbens medlemmer ønsker at klubben skal fokusere på i det nye år. Derudover skal årsplanen fremlægges af cheftræneren. Er det tale om en ny træner vil denne også blive præsenteres her da en evt. nyansættelse af cheftræner vil blive fra 1.12.17.
- Ny cykelbutik som samarbejdspartner (Jesper)
– Det har ikke været muligt at finde en ny samarbejdspartner efter at AH trak sig ud af vores nuværende aftale. Årsagen er bl.a. at mange butikker pt. kæmper med indtjeningen og f.eks. er WeBike gået konkurs for nylig.
- Klubmodul app (Benjamin)
– Det er Benjamin ikke nået i mål med endnu. Tages op næste gang.
- Opdatering af medlemmer i FB gruppen (Sanne)
– Er gjort.
– Vi er 124 medlemmer pr. 1/10-2017.
- Skift af kodeord til hjemmesiden (Kom. udvalg)
– Sanne har skrevet til Rasmus. Kodeprdet skifter hver gang d. 1/10, så gamle medlemmer ikke kan gå ind og se detailplanerne osv.
- Hvem overtager hashtag konkurrencen?
– Sanne og Rebecca overtager denne konkurrence.
- Præmier til awardshow og hashtag konkurrence?
– Kaisersport er kommet med deres gaver/præmier og de er uddelegeret til de forskellige konkurrencer. Vi håber at også Svømmespecialisten lever op til deres kontrakt og leverer de sidste gavekort til bl.a. årets KTK’er
- Kontingent ungdom
– Der blev ikke opdateret i klubmodul på ungdom kontingentet i tide, så de to i ungdom betalte 1.050 kr. i stedet for det normale kontingent på 1.800 kr. De to ungdomsatleter vil blive orienteret om dette.
- Overdragelse af medlemspost, herunder evt. fejludmeldelser (Sanne)
– Sanne er i gang med at overføre medlemmer til de korrekte kontingenter der hvor der er opstået fejl og har skrevet til de medlemmer, hvor vi er usikre på, om det er en fejl at de er blevet meldt ud.
– I denne proces har nogle af dem der har meldt sig ud sagt, at fordi der pt. ikke er venteliste så har de valgt at melde sig ud hvis de f.eks. er usikre på, om de skal dyrke tri det kommende år. Dette kan vi ikke gøre så meget ved.
- Overdragelse af kassererpost (Maria)
– Maria har ikke haft møde med Leif endnu grundet ferie, men satser på at mødes i næste uge.
– Økonomi pr. 30.9.2017 fra Leif – sendes ud til os af Maria.
– Klubben er ikke moms registreret og klubhuset trækker rigtig meget i moms – det vil blive undersøgt om vi kan blive momsregisteret, så momsen kan trækkes fra og hvad det vil betyde for os – regler osv.
– Klubhuskontrakten – lejen stiger hvert år med 3%, men dette skal undersøges nærmere. Jesper og Tine vil se på kontrakten. Rebecca sender kontrakten til dem.
- Klubtøj (Jesper)
Jesper og Ronnie har været ude hos Craft og fået præsenteret vores nye design. Der har været et ønske fra medlemmer i bl.a. medlemsundersøgelsen at dragterne bliver mere sorte fremfor røde da stoffet bliver lyserødt så snart det bliver strukket en lille smule. Der er bestilt prøvedesign af følgende items: Cykeltrøje, tri-dragt uden ærmer samt tri-top. Jesper vil prøve at få det leveret hurtigst muligt. Elitedragterne er også undervejs.
- Meddelelser fra formanden
– Ingen meddelelser
- Trænersituation – se bilag 1 – Oplæg fra kandidater til cheftrænerpost og bilag 2 – Budget 2018
– Der blev diskuteret mulige kandidater og deres tilbagemelding til bestyrelsen samt nedsat et ansættelsesudvalg bestående af Rebecca og Jacob fra bestyrelsen. En person fra træningsudvalget skal også være med i udvalget og Rebecca vil bede træningsudvalget udvælge denne hurtigst muligt.
– Processen for cheftrænerstillingen er, at tre kandidater vil blive kaldt til samtale forhåbentlig allerede i uge 42. Yderligere 2 kandidater har meddelt, at de ikke kan kombinere cheftrænerstillingen med deres øvrige forpligtelser, men vil være interesserede i en hjælpetræner rolle, såfremt et sådant set-up skulle
være relevant. Så snart der er nyt omkring hvorvidt vi fortsætter med AimHigh eller der kommer en ny person på posten vil dette blive meldt ud. Generelt kan det siges, at alle kandidaterne er yderst kompetente og vi kan se frem til utrolig kvalificeret træning uanset hvilken løsning det ender med at blive.
– Der er lavet et første udkast på budget for at se, hvordan økonomien hænger sammen i 2018. Det foreløbige budget viser et underskud for 2018 på driften, men bestyrelsen er i gang med forskellige tiltag for at ændre dette og samtidig er der et godt medlemsoptag. Så bestyrelsen er fortrøstningsfuld ift. at budgettet kommer til at se fornuftigt ud for 2018 og balancere.
- Specificeringer i cheftræner kontrakt ifbm. træningslejr og træningsweekend
– Der skal specificeres ift. transport. Rebecca sørger for dette
- Rollefordeling i bestyrelsen – se bilag 3 – Rollefordeling Bestyrelsen 2017.xlsx
| Rollefordeling for bestyrelsen i KTK86 | ||
| Opgave | Ansvarlig | |
| Besvarelser på mails til bestyrelsen | Rebecca | |
| Besvarelser på infomail | Sanne | |
| Medlemsoptag + venteliste | Sanne | |
| Buddyordning | Sanne | |
| Indkaldelse til bestyrelsesmøder/ agenda | Rebecca | |
| Klubhus – kontraktforhold | Rebecca/Maria | |
| Klubhus manager | Ronnie | |
| Aftaleforhold | Rebecca/Maria | |
| Medlemsindberetning | Sanne | |
| Medlemsundersøgelse | Rebecca | |
| Klubtøj | Jesper | |
| Samarbejdsaftaler | Jesper | |
| Referat | Ulla | |
| Økonomi | Maria | |
| Strategi | Formand/bestyrelsen | |
| DTRIF | Rebecca | |
| Kontakt til DAF/DIF | Rebecca | |
| Forsikringer | Maria | |
| Nyhedsbrev | Rebecca | |
| Generalforsamling | Rebecca | |
| Udvalg | Kontaktperson | |
| Træningsudvalg | Ronnie | |
| Aktivitetsudvalg | Sanne | |
| Stævneudvalg | Ronnie | |
| Eliteudvalg | Tine | |
| Kommunikationsudvalg | Jacob | |
| Ungdomsudvalg | Rebecca | |
- TheMagic5 arrangement
-Et event med TheMagic5 må vi desværre vente med til kontrakten med Svømmespecialisten er udløbet med udgangen af 2017. Rebecca skriver til Simon.
- Nyt fra udvalgene
- Træningsudvalg
– Se punkt 2.a
– Maria tjekker op på, om der aflønnes for 1 eller 1½ time mandag aften.
– Vi aflønner ikke trænere for svømning fredag eftermiddag. Dette kan derfor udelades i budgettet for 2018
– Udvalget arbejder med træningslejeren på Mallorca. Der er pt. 13 tilmeldte og 6 ledige lejligheder endnu.
– Der bliver tjekket op på statistik ift. fremmøde til træning. Rebecca taler med Christel
- Aktivitetsudvalg
– Der skal tages kontakt til udvalget ift. opdatering på aktiviteter for resten af året f.eks. om der planlægges et julearrangement
– Der mangler en formand for udvalget så opgaver ikke lander mellem to stole – Sanne kontakter udvalget omkring dette
- Ungdomsudvalg
– Som det er nu, giver det ikke mening at have separate træninger for ungdomsatleterne da vi kun har 2 ungdomsatleter. Rebecca har derfor aftalt med Rie, at der pt. ikke arrangeres separat træning for ungdom.
– Da vi stadig har en del penge tilbage af vores tilskud fra ungdomsafdelingen vil Rebecca høre om kommunikationsudvalget har lyst til at overtage PR arbejdet inkl. de 10.000 kr vi har til dette. Hvis de ikke har lyst/ressourcer til dette vil Rebecca lave et opslag omkring hvorvidt 1-2 personer har lyst til at arbejde med dette frem til 31.12 hvor pengene skal være brugt. Ellers skal vi betale dem tilbage til kommunene (Pengene er afsat til tilbagebetaling i budgettet såfremt de ikke bruges)
- Kommunikationsudvalg
– Evt. overtagelse af PR aktiviteter fra ungdomsudvalget – se ovenfor
- Eliteudvalg
– Klage til AOU – Der er ikke noget nyt. Tine snakker med Esben om opfølgning.
– KTK logo på dragter når der køres i andre dragter til stævne – Tine har påpeget det. Det er stadig obligatorisk at køre i KTK dragt til DM stævner, hvilket alle eliteatleter overholder. (Dette gælder også for alle andre medlemmer i KTK)
– Kvalifikationskrav til A-atlet fastholdes fra 2017, på nær DM Duatlon som udgår som kvalifikationsstæve grundet den meget lave deltagelse i elitefeltet. Der indføres dog, at andre stævner som fx internationale duatlon og Xterra races kan være kvalificerende
– Strategi: fokus på svømmetræning – Vi har højt niveau her og det er her vi skal slå på ift. andre klubber.
– Der vil blive arrangeret krydspas mellem eliteudøverne. Dele erfaring mellem øvede og nye i eliten
– Fortsat fokus på at tiltrække nye eliteatleter til KTK
– Budget: Der er 32.000 tilbage for indeværende år. Eliteudvalget vil bl.a. gerne have lov til at bruge dem på en ekstra elite svømmetræner, tirsdag eller lørdag – Stig har sagt ja til 1-2 svømmepas ekstra om måneden, hvilket beløber sig til ca. 12.000 kr. fra nu og til december næste år. Dette har bestyrelsen godkendt, idet den ekstra trænerkapacitet også vil komme de almindelige medlemmer til gode, da den anden svømmetræner så ikke skal stå for eliten også de pågældende dage. Bestyrelsen godkendte endvidere, at der reserveres 2 x 5000 kr. fra indeværende sæsons budget til tilskud, såfremt Esben og Jens PB kvalificerer sig til VM Kona 2018. De resterende 10. 000 kr. går tilbage til klubkassen
– Event med Rune omkring aerodynamik på Flyvestationen – gik godt.
- Stævneudvalg
– Gavekort fra Svømmespecialisten (Ronnie)
Ronnie har rykket for det og er blevet lovet at de bliver sendt til vores bestyrelsesmail. Ronnie følger op igen såfremt de ikke er blevet sendt i denne uge.
- Evt.
– Hjemmesiden mangler info om, at man er medlem når, man har betalt kontingent. Sanne taler med klubmodul omkring hvorvidt der sendes en automatisk mail omkring man er optaget som medlem så snart man har trykket på betalingen i klubmodul.
– Jesper spørger Craft, hvad de forhandler af Speedo da vi ikke ønsker at forlænge aftalen med Svømmespecialisten efter 2017.
– Sanne laver et opslag på den eksterne fanside om, at vi ikke har venteliste og man kan melde sig direkte ind i klubben – link til tilmelding skal indgå i opslaget. (Mange tror fortsat at der er venteliste og har henvendt sig omkring, hvornår vi åbner for tilmelding).