Referat fra bestyrelsesmøde afholdt 10 Januar 2018

Dagsorden

KTK86 bestyrelsesmøde – 9 – 10. januar 2018

Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K

Kl. 17.30 Bestyrelsesmøde

Tilstede er:

Formand – Rebecca

Sekretær – Ulla

Medlemssekretær – Sanne

Kassere – Maria

Bestyrelsesmedlem – Tine

Bestyrelsesmedlem – Jesper

Suppleant – Jacob

Suppleant – Ronnie

 

  1. Opfølgning på opgaver fra sidst
  2. Medlemsindberetning (Sanne)

Fordelingen bliver, at de yngste bliver indmeldt på svømning (11 stk.), øvrige fordeles med 10 stk. på cykling, 10 stk. på løb og så resten på tri. Indberetter: Sanne.

  1. Overdragelse af kassererpost, nøgler til postkasse (Maria)

Leif har stadig nøglen til postkassen. Der er håb om møde i næste uge (uge 3), hvor der vil blive lavet en fuld overlevering af kassererposten, samt afslutning af regnskabet 2017.

  1. Trænermedlemsskab, Stig, Susanne og Mie mangler (Ronnie)

Mie har fået trænermedlemskab. Susanne og Stig har fået besked omkring det og der vil blive taget fat i dem snarest.

  1. Trænermedlemsskab Rie (Sanne)

Sanne har skrevet med hende og hun vil melde sig ind som alm. medlem.

  1. Opsigelse af klubhus kontrakt og nyt klubhus (Rebecca)

Har fået bekræftet opsigelse d 30/6 2018. Rebecca har møde med Jan fra SKJOLD d 31/1, hvor der planlægges ift. hvordan et samarbejde skal forløbe. Jesper deltager også.

  1. Henvendelse fra Ironman CPH vedr. samarbejde (Rebecca)

Rebecca har talt med Frej fra Ironman og det er indtrykket, at de oprigtigt gerne vil hjælpe med at bruge deres netværk til at hjælpe klubberne med at få flere medlemmer. Deres mål på sigt er selvfølgelig også, at folk gerne vil lave en Ironman. De har 27.000 følgere på Facebook, 11.000 på 4:18:4 og 11.000 på e-mail. (Der er selvfølgelig en del gengangere på de tre lister og kun de som bor i Københavnsområdet er relevante for os) IM tilbyder at hjælpe med markedsføring og så skal vi stille træner(e) til rådighed til et event vi selv bestemmer. De har bedst tid og fokus til at hjælpe fra efteråret og frem til maj måned. De vil meget gerne lave svømmearrangement – fx. torsdag i IFI. Til events hjælper de gerne til og kommer med f.eks. dunke og energi eller udlodder startnumre til 4:18:4. Et andet event kunne være foredrag med Jens PB el.l.

  1. Det kan også være spinning events, hvor IM kan låne lokale via FitnessDK (Amager og Nygaardsvej) og hvor halvdelen af pladserne vil være til KTKsegne medlemmer.

iii. Træningsudvalget tager over herfra og de vil slå det sammen med de åbne træninger, der er planer om i forvejen.

  1. Opdatering af vedtægter (Jesper)

Det er gjort – både på Rushfiles og hjemmesiden.

  1. Bestilling af trænertøj og klubtøj/paradetrøje (Jesper/Tine)

Der er kommet forslag fra Craft med træner tøj, og det bestilles for vores sponsorat.

Paradetrøjer skal Tine nok sørge for.

Craft kommer med en ny Tri og løbekollektion i år som er forventet til fremvisning i februar, når den er klar vil Kaisersport komme med forslag til bestillingsprocedure for vores klubtøj.

  1. Velkomst til Sif, Thor og Valdemar (Rebecca)

Der er skrevet til dem alle tre og de er meget glade for at være i KTK.

  1. Evt. fremlæggelse af AOU sag til DTriF generalforsamling (Rebecca)

Rebecca har skrevet til Mads Freund om det forventes at vi som kun kommenterer på sagen til DTriFs generalforsamling. Mads har ikke svaret, så dette afventes.

  1. Møde med træningsudvalget (Rebecca)

Mødet gik godt og samarbejdsfladerne mellem bestyrelse og træningsudvalg blev præciseret.

 

  1. Meddelelser fra formanden
  2. Vin til Leif

Han har hjulpet rigtig meget ift. overdragelse af kassererposten og derfor vil vi gerne give vin som tak for hjælpen.

  1. Rushfiles

Maria skal have adgang. Alle som stopper i bestyrelsen (eller andre udvalg) og som har relevant materiale skal huske at uploade det inden de stopper.

 

  1. Regnskab 2017 og budget 2018
  2. Regnskab 2017, herunder separat regnskab for tilskud til ungdom (Maria)

Maria lukker det sammen med Leif. Det sendes ud til bestyrelsen for gennemlæsning inden Generalforsamlingen.

  1. Budget 2018 (bilag 1) + træningsbudget (bilag 2) (Rebecca)

Er opdateret samt skrevet mere detaljeret. Gennemgået til mødet. Rebecca undersøger hvor meget vi har betalt i depositum for klubhuset og tilretter budgettet.

 

  1. Generalforsamling 2018
  2. Planlægning og organisering af selve dagen (Maria)
  3. Bestilling af sandwich
  4. Køb af drikkelse

iii. Opslag om kagebagning

  1. Afhentning af sandwich/drikkelse (Ronnie/Jesper)
  2. Lokale (Vibeke)

IFI – auditorium er booket. Det ville være smart at løbe fra IFI dne dag. Så kan vi også starte tidligere. Rebecca undersøger med Vibeke, om det er muligt.

  1. Invitation (Rebecca)

Er sendt ud

  1. Præsentation (Rebecca)

Alle udvalg har fået deadline d 24/1, ift. sende beretning.

  1. Dirigent (Rebecca)

Kristian Henningsen har sagt ja.

  1. Indsendte forslag – se bilag 3

Bestyrelsen gennemgik det indsendte forslag. Der er nogle juridiske aspekter, som forhindrer forslaget i nuværende udformning. Rebecca kontakter forslagsstiller og hører, om det ønskes at ændre forslaget eller om forslaget ikke ønskes fremsat alligevel, hvis det ikke kan fremsættes i nuværende form.

 

  1. Nyt fra udvalgene
  2. Træningsudvalg (Ronnie)
  3. Træningslejr

Træningslejeren er fuld booket og alle har betalt. Thor har henvendt sig omkring deltagelse. Han har fået lov til at bo hos Nanna og Jens, såfremt han ønsker at deltage.

  1. Træningsweekend

Træningsweekenden kommer til at ligge d. 1-3 juni, hvilket er samme weekend som Karrebæksminde. Men i denne periode kan vi ikke undgå at ramme stævner. Susanne tager med på træningsweekenden som træner. Kirstine og Vibeke tager sig af planlægningen og det bliver i Nordsjælland.

iii. Åbne træninger

Der arbejdes med 2 events pt. Den ene bliver måske et foredrag med Jens omkring Ironman.

  1. Bellahøjkort (Rebecca)

Vi skal fremover købe kort til 15 kr. og de skal derefter ikke tilbageleveres.

Maria kigger på hvad der tidligere er givet for kort og vender tilbage med det. Så besluttes der til næste bestyrelsesmøde, hvad der skal ske fremover ift. kort-processen.

 

  1. Aktivitetsudvalg (Sanne)
  2. Våddragtsarrangement

Det står May for – Sanne hører hvor langt aftalen er.

 

  1. Kommunikationsudvalg (Jacob)
  2. Billeder – er der lavet en aftale for hvornår Stine kommer og tager billeder? (faktura er betalt)

Afventer svar fra Bellahøj.

  1. Video (Simon)

Den generelle KTK video er lavet. Rebecca sender den til Benjamin og laver selv ungdomsvideoen, da vi gerne vil have det afsluttet inden GF. Ole har sendt videomaterialet fra flyvestationen.

iii. Update på Google søgning

Rasmus har lavet ændringer og det skulle køre bedre nu.

  1. Dibs betalingsgebyrer – klubmodul ændret pr. 1.1.18?

Det er Ikke relevant for klubben.

  1. Årsplan til hjemmeside – hvornår forventes denne klar? (Trænere er tilrettet)

Den er opdateret.

  1. Opdatering af hjemmeside generelt

Det anbefales at en større opdatering iværksættes efter generalforsamlingen.

 

  1. Eliteudvalg (Tine)
  2. Ansøgning til Team Copenhagen

Tine har påbegyndt dataindsamling. Tine kontakter Ole og hun undersøger deadlines for ansøgningen.

  1. Elitedragt til kvinder/Sif

Craft sender dragter til Tine i dag. Det er ikke muligt at få dragt med badedragtsryg.

 

  1. Stævneudvalg (Ronnie)
  2. Møde?

Der er plan om møde d. 23/1.

Her planlægges club-cup til næste år.

  1. Proces for præmier

Aftales på mødet d 23/1.

 

  1. Evt.
/af