Referat
KTK86 bestyrelsesmøde – 21. marts 2018 kl 18
Adresse: Grønningen 15, kld, 1270 Kbh K
Tilstede: Dion, Anders, Maria, Benjamin, Jesper Jaqueline, Jacob og Ronnie
Afbud: Rikke.
1. Velkomst til nye medlemmer i bestyrelsen
a. Præsentation af nye bestyrelsesmedlemmer
2. Opfølgning på opgaver fra sidst
a. Overdragelse af medlemssekretærposten (Jacqueline)
i. Månedligt skift af årligt kontingent samt ungdomskontingent
ii. Infomail til nye medlemmer ( Dion modtaget en, ser fin ud)
b. Trænermedlemsskab, Susanne mangler
i. Susanne er nu oprettet
c. Manglende timesedler fra trænere – er de på maillisterne? (Maria)
i. Jens og Line er tilføjet til listen
ii. Det skal som regel være på månedsbasis at timesedler afleveres, men
trænerne er for langsomme til at aflevere. Maria har modtaget timesedler fra
2017. Hvis man stopper som træner, så skal timesedler afleveres inden
iii. Der aftales at der må fastsættes en deadline på hvornår
timesedler senest skal være afleveret
iv. De som ikke længere er trænere eller medlemmer fjernes fra
listen
v. Maria har styr på løn overblik og alle lønposter ift. budget for året (hvad der
går ind og ud)
d. Opdatering af e-mail lister (Kom. udvalget)
i. Bestyrelse, udvalg og æresmedlemmer – De er oprettet
e. Scanning af klubblade (Rebecca)
i. Færdig og uploadet til bestyrelsens mappe på Rushfiles. Der opfordres til, at
bladende gøres tilgængelige via hjemmesiden (med login) – Jacob kigger på
det.
f. Alle nye medlemmer i bestyrelsen skal have adgang til Rushfiles (Kom.udvalget)
i. Alle har nu adgang
g. Opdatering af vedtægter på hjemmeside
i. Vedtægter er opdateret på hjemmesiden af Jacob
h. Upload af referat fra ekstraordinær generalforsamling til hjemmeside
i. Referat er uploadet af Jacob
3. Meddelelser fra formanden
a. Særlige projekter eller visioner for 2018?
i. Vender tilbage ved pkt 5
b. Opsigelse af klubhus kontrakt og nyt klubhus (Dion/Jesper)
i. Det er noget rod, den hidtidige mundtlige aftale med Skjold har ikke været
clearet med Skjold bestyrelse. De har møde d. 23/3, men worst-case kan vi
ende uden klubhus
c. Klubhus – Mulig plan B
i. Forslag fra Dion:
1. Vi kan få adgang til mødelokaler på Østerbro til 0 kr., som kan bruges
til bestyrelsesmøder, generalforsamling osv. (dog uden badeforhold).
Hermed frigør vi flere penge i regnskabet. Det gør at vi kan meddele at
vi gerne vil ud hurtigst muligt fra de nuværende lokaler og så vil vi
takke nej til Skjold.
a. Forslaget godkendes og Dion går videre med det, så vi er ude
af de nuværende lokaler senest d. 15 april
2. Den eneste udfordring er opbevaring af personlige ting ved løb om
tirsdagen. Det foreslås at bruge IFI svømmetider tirsdag (som ikke er
anvendt pt) til omklædning til løb i stedet om tirsdagen.
a. Forslaget godkendes hvilket betyder vi mødes ved IFI til løb
om tirsdagen (Jens forklarer om forhold)
ii. Maria undersøger om det er muligt at flytte adressen hjem til hende
iii. Dion og Anders flytter ting fra klubhuset d. 11 april kl. 15.00
iv. Dion laver nyhedsbrev ift det nye fra bestyrelsesmødet
d. Dion og Anders tager til Generalforsamling 24. marts i Odense
i. Ikke nogen umiddelbare input som Dion og Anders skal tage med
e. DTriF har henvendt sig vedr. Traffikofficials
i. Der er dog nok officials, så vi behøver ikke stille nogen
f. Mødefrekvens fremover – Forslag hvert 2 måned, sidste onsdag i måneden
i. Forslaget vedtages. Om nødvendigt og efter behov kan indkaldes til ekstra
bestyrelsesmøde.
g. Dato for næste generalforsamling
i. Næstsidste lørdag i september, d. 22 september
4. Roller i bestyrelsen
Roller i bestyrelsen bliver godkendt
5. Strategi 2018-2020
Vi talte om muligheden for at tager flere medlemmer ind, vi har på nuværende tidspunkt 166 medlemmer
(inkl. alle typer) med et loft på 180 medlemmer. Vi er bundet op på ikke at være flere medlemmer end 180,
fra vores medlemsaften, hvor dette punkt blev diskuteret. Så v er åbne for at få nye medlemmer op mod de
180 medlemmer.
Dion siger der er flere medlemmer på vej, blandt andet Morten Fenger, direktør i DtriF.
Det største fokus punkt er på nuværende tidspunkt svømmetider. Optimalt ville vi få flere svømmetider og
ultimativt have svømmetider fra 6-8 hver morgen. Det skal eventuelt komme igennem hjælp fra DtriF og
derudover komme igennem vores ungdom og elite. Vibeke (som har ansvaret for svømmetider) eller
Camilla skal tage den og tage fat i Tine fra Elite. Ronnie tager den videre til dem.
6. Økonomistatus
Angående sponsoraftaler, så har vi to separate kontrakter med Kaisersport og Craft, men Kaisersport mister
penge på aftalen, da vi førhen fik 500 kr. ekstra pr KTK dragt købt, så den har Jesper genforhandlet, så vi
ikke mistede aftalen helt. Så status er at vi får 30.000 kr Fra Craft, 300 kr. pr købt tri dragt og et 12.000 kr.
gavekort fra Kaisersport. “
De 30.000 fra Craft er i form af klubtøj til fuld vejledende pris som vi bruger til at udlevere konkurrencetøj
til elitetruppen samt lidt tøj til eget lager. De 300 kr i sponsorat per tridragt fra Kaisersport bliver givet
direkte til medlemmerne ved køb, dvs tridragten sættes 300kr ned i pris og 150kr for todelt trisæt per del.
Dermed får alle en rigtig god pris på konkurrence tøj fra Kaisersport og fordel af sponsoratet.
Vi får ikke et et enkelt gavekort på 12.000 fra Kaisersport men for 12.000 samlet årligt i gavekort og
Saucony sko . Beløbet bliver splittet op og udloves som præmier til medlemmerne eks til klubcup stævner
samt klubfest præmier mv. – de gavekort som jeg har modtaget til klubcuppen er indholdt i de 12.000 for i
år. 2 x 1500kr reserveres til vinderne af KTK klubcuppen.
Vi har et budget på 25.000 kr. til køb af tridragter. Der har endnu ikke været så mange køb af dragter, men
det vedtages at der købes tøj ind på forhånd. Tøjet vil så være klar til at blive solgt senere på sæsonen, hvor
der, af erfaring, begynder at komme køb ind, men hvor ventetiden ellers ville være for lang til at folk ville
kunne nå at få tøj i tide.
Samtidig godkendes det at hvis man bestiller ny tri dragt og (hvis) denne ikke kommer til tiden, at man så
kan få en af de røde dragter, som vi har flere tilbage af.
Der står i vedtægterne og Craft kontrakten at medlemmer skal løbe i KTK86 tøj til stævner, hvorfor det i
værste tilfælde ville kunne ses som kontraktbrud af Craft, hvis ikke medlemmer løber i klubtøj. Vi opfordrer
derfor folk til at løbe i KTK tøj og at man ellers vil skulle have kompensation.
7. Nyt fra udvalg.
Træningsudvalget:
Samarbejdet med IM med åben træning, har haft et løbeevent den 10. marts, der kom ca. 15 til dette
arrangement. Det var en hyggelig dag og der blev udvekslet mail i forbindelse med eventuelt indmeldelse i
klubben. Det afholdes svømmeevent 22. marts, og der er fyldt op for tilmelding.
Vi skal huske at lave fremmødestatistik, det skal vi holde træner op på.
Pr. 1 april, går vi over til sommerplan og her starter vi cykeltræning op udendørs. Se på vores hjemmeside
med tid og sted.
Aktivitetsudvalg:
Udvalget har haft et våddragtsarrangement, der kom desværre ikke så mange, men dem der kom havde en
god dag.
De sociale event der afholdes er en stor succes og vi var enige om at det har en stor effekt i at få vores klub
til nye højde ved at lave disse aftener med spisning osv. Det skal alle dem der laver disse arrangementer
have en stor tak for.
Kommunikationsudvalg:
Der laves snart en dag hvor der kommer en professionel fotograf ud og tager billeder til vores træning. Hvr
disse billeder skal bruges til vores hjemmeside mm.
Der laves en gennemgang af hjemmesiden for opdatering, bestyrelsens data på hjemmesiden rettes til.
Der laves en plan for at få vores instagram op at køre, det er i fremtidens Danmark nok den bedste måde at
kunne kommuniker med speciel de unge vi har i klubben. Vi bør tage et kig på Arhus1900 som gør det godt
via deres instagram side. Sif og Thor vil gerne hjælpe med at få siden til at køre rundt, kommunikations
udvalget tager fat i dem.
Eliteudvalget:
Ansøgning til Team København skulle være sendt afsted om ekstra midler i forbindelse med talentarbejde
med de unge mennesker i klubben.
Tine overtager fordelingsopgaven med tilskud til vores bedste atleter, det gør hun med hård hånd, efter
vores regelsæt om tilskud til eliten.
Vi snakket lidt løst og fast om de henvendelser klubben har fået fra andre atleter fra andre klubber. P.t har
vi i vores økonomi fået sammensat 25.000 kr til eliten – Og det er hvad vi har at gøre godt med – Så de
henvendelser vi har modtaget, hvor der er kræv fra atleter, vil vi gerne vende og som klub stille krav til dem
før vi kan finde flere penge.
Stævneudvalget:
Ronnie vil komme med dage og reglsæt til vores Cup 2018, det arbejdes på at få det ud så hurtigt som
muligt, så man er klar over hvilke stævne det drejer sig om.
Jesper, afleveret en kasse med gavekort mm, som vi har modtaget af Kaisersport som sponser gave.
Næste møde:
Onsdag den 30. maj 2018 kl 18
Adresse:
Urbansgade 2, over gården
2100 København Ø