Dagsorden
KTK86 bestyrelsesmøde – Torsdag den 31. maj 2018 kl 18.
Adresse: Urbansgade 2, over gården (Tryk på knappen ejendomskontor )
Dion køber mad, vand og kaffe til mødet
Tilstede: Anders, Benjamin, Dion, Jacob, Jacqueline, Jesper, Rikke, Ronnie og Tine
Afbud: Maria
1. Godkendelse af referat anno 21.marts 2018
Procedure for referater fremover
Vi bestræber os på at få det færdigt inden for en uge, så det kan sendes til kommunikationsudvalget og
lægges på hjemmesiden.
2. Meddelelse fra formanden
Den nye Persondataloven, hvad vil det have af indvirkning for os? Træder i kræft 25. maj 2018
Der skal defineres en proces for, hvordan vi behandler personlige data, herunder cpr-nummer, email-
adresser og telefonnumre. Meget ligger i Klubmodul, men medlemssekretæren, kassereren og evt.
kommunikationsudvalget ligger inde med data.
Ronnie kontakter Rebecca Hjortegaard og spørger, om hun kan hjælpe med at formulere en besked til
medlemmerne om, hvordan klubben behandler og beskytter deres data.
Pr 1. maj 2018, afslutter vi med at have vores klublokale, betaler frem mod 15. maj 2018
Er det helt galt at vi ikke har et klubsted?
Ronnie tilbyder, at vi i de næste måneder (lavsæsonen) kan mødes ved Fitness Worlds Forum og benytte
skabe og omklædningsrum der. Dion taler med Jens om muligheden. Eventuelt kan vi bruge Fitness World
om tirsdagen og Idrætshuset lørdag, hvor vi går over til at svømme fra Svanemøllen.
Muligheden for at leje sig ind hos Skjold virker ikke realistisk længere, men Dion forhører sig forskellige
andre steder bl.a. hos fritidshjemmet Skjold.
DtriF har inviteret til et erfamøde 16. maj 2018 – Dion deltager/deltog
Mødet blev afholdt for de kommercielle partnere og klubformænd med fokus på at få begejstring frem i
sporten, da den er på vej ned. Der var enighed om at prøve at arbejde mere sammen for at styrke sporten.
Planen er afholde møder hver tredje måned.
Ansøger DIF om midler til at lave aktiv esport for unge mennesker
Dion har ansøgt DIF om 250.000 kroner til at opstarte et univers med esport (Zwift) for såvel nye unge
cyklister som mere erfarne. Det vil være en træningsmulighed for klubbens nuværende medlemmer og
eventuelt tiltrække nye.
Anders, vil forklare om Athleed, som er en triplatform for træner og udøver
Anders er ved at udvikle en app, som vil gøre det nemmere for trænere at udarbejde programmer til atleter
gennem kunstig intelligens. Det vil giver trænerne mere tid til coaching eller til at have flere atleter. På sigt
er det planen også at tilkoble triklubber, så træneren også får indsigt i atleternes klubbers fællestræninger,
så de lettere kan integreres i atleternes individuelle træningsprogram.
Konceptet er endnu ikkehelt på plads, men gevinsten for KTK kunne være, at medlemmerne fik rabat på
appen. Derudover er målet at øge deltagelsen ved fællestræninger.
Træner-/atletsiden testes fra august.
Lade vores møder være åbne møder, er der nogle der kan bidrage med noget, er de altid
velkommen
Møderne afholdes den sidste torsdag hver anden måde. Alle er velkommen til at deltage, hvis man har gode
idéer eller noget på hjerte.
Hvornår var det vi ville afholde generalforsamling? Finde dag..
Generalforsamlingen af holdes lørdag d. 29. september. Vi satser på at kunne være i auditoriet på IFI.
Rikke kontakter Vibeke med henblik på at booke lokalet fra kl. 11.30.
3. Aktivitetsudvalget
Status – Burgerspisning er vist på vej mm
Udvalget arbejder på burger efter løb en tirsdag. Brunch efter en lørdagstræning er også i spil. Bestyrelsen
foreslår også pizza efter åbentvandssvømning torsdag aften.
4. Stævneudvalget
Klubkonkurrencen er sat i gang, status
Lodtrækningspræmierne vil blive trukket senest dagen efter. Rasmus Wissing vil snarest lave status på
cuppen, som så offentliggøres.
Ronnie foreslår, at vi genindfører klubmestertrøjen. Det kunne evt. være en vinterløbetrøje fra Craft. Tine
tilbyder at stå for det, da hun har kontakt til trykkeren. Der vil være max en måneds leveringstid.
Strava – Månedens udfordring? Hurtigste tid rundt på Bregnerød, Kettingrunden mm
Dion foreslår en form for konkurrence, men konceptet skal gennemtænkes, så der niveaudifferentieres.
5. Kommunikationsudvalget
Opdatering på billedsession med Stine
Fotografen er betalt, så det skal arrangeres, gerne ved en krydstræning på Flyvestationen. Klubbens
medlemmer skal opfordres til at møde op i klubtøj (Craft). Jacob snakker med Benjamin.
Opdatering af hjemmeside generelt
Link fra vores stravaklub, ligges på hjemmesiden, så man kan se hvad der trænes?
Dion foreslår, at det bliver synligt på hjemmesiden, hvad medlemmer laver træningsmæssigt. Strava kunne
være en mulighed. En indvending kunne være, at det ville have modsat effekt, da det vil skræmme nye
medlemmer, som ikke er på Strava, væk. Det kunne derfor ligge som et link, men ikke direkte på forsiden.
Hvad med klubbens åbne Facebook-profil? Kan der sparkes mere liv i den? Problematikken ved tilladelse til
at lægge billeder af andre op kan være en hindring.
Konklusion: Vi skal have opdateret hjemmesiden generelt. Måske skal medlemmer give et generelt ja eller
nej til, at der lægges billeder op af vedkommende fra træninger, stævner, etc.
Lægge gamle klubblade ind på vores hjemmeside
Jacob eller Dion påtager sig opgaven. Klubbladene ligger som pdf-filer i Rushfiles og skal overføres til
hjemmesiden.
Instagram – Køre rundt blandt medlemmer?
Dion er i dialog med Benjamin om at få det mere op at køre.
6. Træningsudvalget
Løbetræning – Kan det lade sig gøre at mødes til træning tirsdag og lørdag?
Det har været rodet, efter at vi flyttede fra klubhuset, men forhåbentlig bliver det bedre ved løb fra Fitness
World om tirsdagen og Idrætshuset lørdag.
Cykeltræning – 2 cykeltræner til onsdagscykling (Ole og Jens).
Er vi rigtig mange, kan det give mening at køre i 3 grupper – ikke mindst så alle lærer at køre i gruppe.
Mikkel Mortensen har tilbudt at vikariere som træner og stå for træningsweekenden næste år.
Er det nødvendigt at lave registreringer af hvor mange vi er til træning?
Det er en tidskrævende opgave, da trænerne skal mindes om det gang på gang. Set i forhold til, hvor lidt
statistikken bruges efterfølgende, er det muligvis spild af frivillige kræfter.
Vi beslutter at droppe registreringen fremover.
Træningslejr 2019
Udvalget planlægger med at gøre det mere uafhængigt af klubtilhørsforholdet. I stedet vil medlemmer
opfordres til at melde sig til hos Next Level Camp i en bestemt uge og følge deres program.
Det lyder som en fornuftig og realistisk plan. Viser det sig, at der er stor tilslutning, kan vi på et senere
tidspunkt beslutte at sende egne trænere med.
Svømning i sommerperioden
Bellahøj lukker for klubsvømning i sommerperioden, men svømmehallen som sådan er åben. Vil det være
muligt at leje 1-2 baner i sommerperioden? Pris ca. 8000 kr.
Bestyrelsen giver grønt lys til at undersøge muligheden.
7. Sponsorudvalget/tøjudvalget
Tirsdag den 24. april var der prøve dag med Kaiser sport, der var et fint fremmøde til denne dag
Dispensation til at køre i vores dragt, hvad for det af konsekvens fremover.
Snak om indkøb af hue, kasket eller halsedisse?
Kaisersport kan muligvis levere en custom kasket. Jesper undersøger status hos dem med pris/model.
Hvad gør vi i fremtiden med tøj?
Medlemsbestilliger er ved at indløbe fra Craft og vil blive sat til udlevering hos Kaisersport. Der er
bestilt ekstra lager hjem af tritøj, som vil blive lagt på Kaisersports webshop til direkte medlemskøb når
KSO har deres nye webportal klar omkring September.
Den nye BMC dragt passer desværre ikke så mange, vi undersøger sagen med Craft.
Status info på Craft cykeltøj bestilling. Vi har modtaget den ene af 2 bestillinger på cykeltøjet.
Desværre er en bestilling forsvundet imellem Craft DK og deres fabrik, hvilket de først har fundet ud af
efter at have sat intern eftersøgning i gang, da den ikke ankom som planlagt. Desværre er det den
første bestilling med 7 medlemmers tøj. Craft er selvfølgelige meget kede af det og har startet ekspres
fabrikation op og regner med at den bliver færdig til levering omkring sidste uge i juni.
8. Eliteudvalget
Ansøgning Team København, mere svømmetid og penge til træningslejre mm
Udvalget er dialog med Team Copenhagen om støtte, men det kan først blive sidst på året. Der er også
mulighed for hjælp til flere svømmetider i Bellahøj, men det kan tidligst blive fra sommeren 2019. Der er
altså en dialog, men intet konkret på den korte bane.
Der er desuden lavet et budget for eliten.
Vi bør stille krav til vores eliteatleter
Udvalget vil opfordre eliteatleterne til at komme til fællestræningerne og gerne komme med input til
træneren. Eliten vil også blive bedt om at melde ind, hvilke stævner de deltager i.
Dion tilbyder i samarbejde med Jens og eliteudvalget at samle eliten og eventuelt age groupere til
deltagelse i stævner med henblik på at vinde holdmedaljer og gøre klubben synlig.
9. Økonomi
Status
Efter vi ikke har klubhus Grønningen, ligger der en månedlig besparelse på ca. 7.000 kr.
Hvordan kan vi lave regnskab frem mod generalforsamling, som kommer til at ligge ”skævt” i
forhold til regnskabsår?
Punktet udskydes til næste måned.
10. Eventuelt
Næste møde: Torsdag den 26. juli 2018 kl. 19
Generalforsamling: lørdag den 29. september 2018 kl 11.30
Referat
KTK86 bestyrelsesmøde – 21. marts 2018 kl 18
Adresse: Grønningen 15, kld, 1270 Kbh K
Tilstede: Dion, Anders, Maria, Benjamin, Jesper Jaqueline, Jacob og Ronnie
Afbud: Rikke.
1. Velkomst til nye medlemmer i bestyrelsen
a. Præsentation af nye bestyrelsesmedlemmer
2. Opfølgning på opgaver fra sidst
a. Overdragelse af medlemssekretærposten (Jacqueline)
i. Månedligt skift af årligt kontingent samt ungdomskontingent
ii. Infomail til nye medlemmer ( Dion modtaget en, ser fin ud)
b. Trænermedlemsskab, Susanne mangler
i. Susanne er nu oprettet
c. Manglende timesedler fra trænere – er de på maillisterne? (Maria)
i. Jens og Line er tilføjet til listen
ii. Det skal som regel være på månedsbasis at timesedler afleveres, men
trænerne er for langsomme til at aflevere. Maria har modtaget timesedler fra
2017. Hvis man stopper som træner, så skal timesedler afleveres inden
iii. Der aftales at der må fastsættes en deadline på hvornår
timesedler senest skal være afleveret
iv. De som ikke længere er trænere eller medlemmer fjernes fra
listen
v. Maria har styr på løn overblik og alle lønposter ift. budget for året (hvad der
går ind og ud)
d. Opdatering af e-mail lister (Kom. udvalget)
i. Bestyrelse, udvalg og æresmedlemmer – De er oprettet
e. Scanning af klubblade (Rebecca)
i. Færdig og uploadet til bestyrelsens mappe på Rushfiles. Der opfordres til, at
bladende gøres tilgængelige via hjemmesiden (med login) – Jacob kigger på
det.
f. Alle nye medlemmer i bestyrelsen skal have adgang til Rushfiles (Kom.udvalget)
i. Alle har nu adgang
g. Opdatering af vedtægter på hjemmeside
i. Vedtægter er opdateret på hjemmesiden af Jacob
h. Upload af referat fra ekstraordinær generalforsamling til hjemmeside
i. Referat er uploadet af Jacob
3. Meddelelser fra formanden
a. Særlige projekter eller visioner for 2018?
i. Vender tilbage ved pkt 5
b. Opsigelse af klubhus kontrakt og nyt klubhus (Dion/Jesper)
i. Det er noget rod, den hidtidige mundtlige aftale med Skjold har ikke været
clearet med Skjold bestyrelse. De har møde d. 23/3, men worst-case kan vi
ende uden klubhus
c. Klubhus – Mulig plan B
i. Forslag fra Dion:
1. Vi kan få adgang til mødelokaler på Østerbro til 0 kr., som kan bruges
til bestyrelsesmøder, generalforsamling osv. (dog uden badeforhold).
Hermed frigør vi flere penge i regnskabet. Det gør at vi kan meddele at
vi gerne vil ud hurtigst muligt fra de nuværende lokaler og så vil vi
takke nej til Skjold.
a. Forslaget godkendes og Dion går videre med det, så vi er ude
af de nuværende lokaler senest d. 15 april
2. Den eneste udfordring er opbevaring af personlige ting ved løb om
tirsdagen. Det foreslås at bruge IFI svømmetider tirsdag (som ikke er
anvendt pt) til omklædning til løb i stedet om tirsdagen.
a. Forslaget godkendes hvilket betyder vi mødes ved IFI til løb
om tirsdagen (Jens forklarer om forhold)
ii. Maria undersøger om det er muligt at flytte adressen hjem til hende
iii. Dion og Anders flytter ting fra klubhuset d. 11 april kl. 15.00
iv. Dion laver nyhedsbrev ift det nye fra bestyrelsesmødet
d. Dion og Anders tager til Generalforsamling 24. marts i Odense
i. Ikke nogen umiddelbare input som Dion og Anders skal tage med
e. DTriF har henvendt sig vedr. Traffikofficials
i. Der er dog nok officials, så vi behøver ikke stille nogen
f. Mødefrekvens fremover – Forslag hvert 2 måned, sidste onsdag i måneden
i. Forslaget vedtages. Om nødvendigt og efter behov kan indkaldes til ekstra
bestyrelsesmøde.
g. Dato for næste generalforsamling
i. Næstsidste lørdag i september, d. 22 september
4. Roller i bestyrelsen
Roller i bestyrelsen bliver godkendt
5. Strategi 2018-2020
Vi talte om muligheden for at tager flere medlemmer ind, vi har på nuværende tidspunkt 166 medlemmer
(inkl. alle typer) med et loft på 180 medlemmer. Vi er bundet op på ikke at være flere medlemmer end 180,
fra vores medlemsaften, hvor dette punkt blev diskuteret. Så v er åbne for at få nye medlemmer op mod de
180 medlemmer.
Dion siger der er flere medlemmer på vej, blandt andet Morten Fenger, direktør i DtriF.
Det største fokus punkt er på nuværende tidspunkt svømmetider. Optimalt ville vi få flere svømmetider og
ultimativt have svømmetider fra 6-8 hver morgen. Det skal eventuelt komme igennem hjælp fra DtriF og
derudover komme igennem vores ungdom og elite. Vibeke (som har ansvaret for svømmetider) eller
Camilla skal tage den og tage fat i Tine fra Elite. Ronnie tager den videre til dem.
6. Økonomistatus
Angående sponsoraftaler, så har vi to separate kontrakter med Kaisersport og Craft, men Kaisersport mister
penge på aftalen, da vi førhen fik 500 kr. ekstra pr KTK dragt købt, så den har Jesper genforhandlet, så vi
ikke mistede aftalen helt. Så status er at vi får 30.000 kr Fra Craft, 300 kr. pr købt tri dragt og et 12.000 kr.
gavekort fra Kaisersport. “
De 30.000 fra Craft er i form af klubtøj til fuld vejledende pris som vi bruger til at udlevere konkurrencetøj
til elitetruppen samt lidt tøj til eget lager. De 300 kr i sponsorat per tridragt fra Kaisersport bliver givet
direkte til medlemmerne ved køb, dvs tridragten sættes 300kr ned i pris og 150kr for todelt trisæt per del.
Dermed får alle en rigtig god pris på konkurrence tøj fra Kaisersport og fordel af sponsoratet.
Vi får ikke et et enkelt gavekort på 12.000 fra Kaisersport men for 12.000 samlet årligt i gavekort og
Saucony sko . Beløbet bliver splittet op og udloves som præmier til medlemmerne eks til klubcup stævner
samt klubfest præmier mv. – de gavekort som jeg har modtaget til klubcuppen er indholdt i de 12.000 for i
år. 2 x 1500kr reserveres til vinderne af KTK klubcuppen.
Vi har et budget på 25.000 kr. til køb af tridragter. Der har endnu ikke været så mange køb af dragter, men
det vedtages at der købes tøj ind på forhånd. Tøjet vil så være klar til at blive solgt senere på sæsonen, hvor
der, af erfaring, begynder at komme køb ind, men hvor ventetiden ellers ville være for lang til at folk ville
kunne nå at få tøj i tide.
Samtidig godkendes det at hvis man bestiller ny tri dragt og (hvis) denne ikke kommer til tiden, at man så
kan få en af de røde dragter, som vi har flere tilbage af.
Der står i vedtægterne og Craft kontrakten at medlemmer skal løbe i KTK86 tøj til stævner, hvorfor det i
værste tilfælde ville kunne ses som kontraktbrud af Craft, hvis ikke medlemmer løber i klubtøj. Vi opfordrer
derfor folk til at løbe i KTK tøj og at man ellers vil skulle have kompensation.
7. Nyt fra udvalg.
Træningsudvalget:
Samarbejdet med IM med åben træning, har haft et løbeevent den 10. marts, der kom ca. 15 til dette
arrangement. Det var en hyggelig dag og der blev udvekslet mail i forbindelse med eventuelt indmeldelse i
klubben. Det afholdes svømmeevent 22. marts, og der er fyldt op for tilmelding.
Vi skal huske at lave fremmødestatistik, det skal vi holde træner op på.
Pr. 1 april, går vi over til sommerplan og her starter vi cykeltræning op udendørs. Se på vores hjemmeside
med tid og sted.
Aktivitetsudvalg:
Udvalget har haft et våddragtsarrangement, der kom desværre ikke så mange, men dem der kom havde en
god dag.
De sociale event der afholdes er en stor succes og vi var enige om at det har en stor effekt i at få vores klub
til nye højde ved at lave disse aftener med spisning osv. Det skal alle dem der laver disse arrangementer
have en stor tak for.
Kommunikationsudvalg:
Der laves snart en dag hvor der kommer en professionel fotograf ud og tager billeder til vores træning. Hvr
disse billeder skal bruges til vores hjemmeside mm.
Der laves en gennemgang af hjemmesiden for opdatering, bestyrelsens data på hjemmesiden rettes til.
Der laves en plan for at få vores instagram op at køre, det er i fremtidens Danmark nok den bedste måde at
kunne kommuniker med speciel de unge vi har i klubben. Vi bør tage et kig på Arhus1900 som gør det godt
via deres instagram side. Sif og Thor vil gerne hjælpe med at få siden til at køre rundt, kommunikations
udvalget tager fat i dem.
Eliteudvalget:
Ansøgning til Team København skulle være sendt afsted om ekstra midler i forbindelse med talentarbejde
med de unge mennesker i klubben.
Tine overtager fordelingsopgaven med tilskud til vores bedste atleter, det gør hun med hård hånd, efter
vores regelsæt om tilskud til eliten.
Vi snakket lidt løst og fast om de henvendelser klubben har fået fra andre atleter fra andre klubber. P.t har
vi i vores økonomi fået sammensat 25.000 kr til eliten – Og det er hvad vi har at gøre godt med – Så de
henvendelser vi har modtaget, hvor der er kræv fra atleter, vil vi gerne vende og som klub stille krav til dem
før vi kan finde flere penge.
Stævneudvalget:
Ronnie vil komme med dage og reglsæt til vores Cup 2018, det arbejdes på at få det ud så hurtigt som
muligt, så man er klar over hvilke stævne det drejer sig om.
Jesper, afleveret en kasse med gavekort mm, som vi har modtaget af Kaisersport som sponser gave.
Næste møde:
Onsdag den 30. maj 2018 kl 18
Adresse:
Urbansgade 2, over gården
2100 København Ø
Ekstraordinær generalforsamling
Københavns Triathlonklub 1986
Lørdag den 3. marts 2018 kl. 12.00, Grønningen 15, kld., 1270 København K
Referent: Rebecca Friis Hjortegaard
Velkomst
Formanden bød velkommen og konstaterede, at den ekstraordinære generalforsamling var rettidigt indkaldt jf. vedtægterne.
Formanden talte 25 fremmødte, heraf 1 medlem som har været medlem af klubben under 2 måneder og derfor ikke har stemmeret. Derudover modtog formanden 1 fuldmagt dvs. der var 25 stemmeberettigede i alt.
1. Valg af formand
• Dion Madsen stillede op og valgt
Dion har tidligere været medlem af klubben fra 1988-1996, hvor han bl.a. også var en del af bestyrelsen. Dion har dermed stor erfaring både med bestyrelsesarbejde, klubben og med triatlon generelt – både fra sin egen og nu sine børns involvering i sporten. Dion ser frem til igen at være med til at drive klubben fremad.
2. Evt.
- Jesper fortalte kort, at prøvekollektionen fra Craft er på trapperne og så snart den er klar bliver der en dag hos Kaisersport, hvor man kan prøve tøjet og bestille, hvad man har behov for. Tøjet vil sandsynligvis blive leveret midt i sæsonen. Dog har Jesper allerede forudbestilt en mindre portion klubtøj til lageret således, at hvis man mangler klubtøj er der mulighed for at flest muligt kan nå at få det til sæsonstart og ikke først midt i sæsonen. Henvendelse omkring klubtøj sker til Jesper på jesper@ktk86.dk
(Husk at vi i KTK86 har krav om at man kører i klubtøj til alle officielle DM stævner og generelt opfordrer til, at man benytter klubtøj til stævner, så vi kan genkende og heppe på hinanden samt fremstå som én klub).
- Der blev spurgt ind til, om der var noget nyt ift. skift af klublokale. Rebecca svarede, at der er sendt et forslag til en brugsaftale til Skjold og at de vil vende den i deres bestyrelse, men vi har endnu ikke hørt tilbage fra dem. Pt. satser vi på at kunne flytte pr. 1.4, men det afhænger af, at vi får en aftale på plads med Skjold snarest muligt.
- Ordinær generalforsamling
Københavns Triathlonklub 1986
Lørdag den 27. januar 2018 kl. 12.00
Institut for Idræt, Nørre Allé 53, 2100 København Ø
Referent: Anders Hofman Lauersen & Rebecca Friis Hjortegaard
- Valg af dirigent.
Bestyrelsen indstillede Fie Mulvad-Thiim, som blev valgt.
Dirigenten foreslog, at punkt 8. Behandling af indkomne forslag blev flyttet op som punkt 4, dvs. inden valg af bestyrelse, således, at man ved overvejelse om indtrædelse i bestyrelsen, havde afklaret forslaget omkring hvorvidt Generalforsamlingen skulle flyttes og dermed den indflydelse dette evt. ville have på tidsperspektivet omkring indtrædelse i bestyrelsen.
Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen
Dirigenten sikrede sig, at indkaldelsen til generalforsamlingen er udsendt rettidigt samt at forslaget til vedtægtsændring også er fremsendt rettidigt.
Dirigenten modtog 0 fuldmagter og talte 26 fremmødte. Heraf 1 passivt medlem og 3 medlemmer som har været medlemmer under 2 måneder og derfor ikke har stemmeret. Dermed 22 stemmer i alt.
- Formandens beretning
(Se også PowerPoint præsentationen fra dagen)
Formanden indledte beretningen med at henvise til sidste års beretning, hvor hun bl.a. havde lagt vægt på, at det var vigtigt at klubben kom ind i normal drift efter et par år med hyppige trænerskift. Dette lykkedes ikke helt, da vi som bekendt skiftede træner igen i december 2017 da det vidste sig, at samarbejdet med AimHigh, desværre ikke levede helt op til forventningerne. Derfor skiftede klubben træner set-up pr. 1.12.17, hvor Jens Petersen-Bach tiltrådte som cheftræner og Susanne Nielsen som assistenttræner.
Formanden udtrykte stor glæde over at have fået ansat et så dygtigt og kompetent træner team og nævnte samtidig, den foreløbige feedback fra medlemmerne har meget været positiv.
Bestyrelsen har i 2017 haft to fokusområder:
- Fastholdelse af medlemmer
- Rekruttering af nye medlemmer
Begge områder har klubben lykkes med at løfte. Udmeldelsesprocenten er faldet fra 36% i 2016 til 24,9% i 2017 (Målet var 20%, så det var ikke så langt fra). Medlemstallet er steget med 19,5% siden 1. oktober 2017 og der er nu følgende antal medlemmer i klubben:
- 141 fuldt kontingent
- 5 ungdom
- 4 trænerkontingent
- 4 elite
- Total: 153 medlemmer
- 10 støtte medlemmer
En ting som ikke lykkes i 2017 var at få medlemstallet op på 160-180 medlemmer som kræves for at driften løber rundt. Derfor besluttede bestyrelsen i slutningen af året at opsige klubhuset på Grønningen, som er en væsentlig post i budgettet, da vi ikke kan trække momsen fra. Da det er vigtigt for klubben at have en base er bestyrelsen i dialog med BK Skjold om at benytte deres lokaler under Østerbro Stadion. Desværre er det endnu ikke helt på plads, men kommer det forhåbentlig snart.
I 2017 var der igen flere i bestyrelsen som stoppede før deres valgperiode var udløbet grundet forskydningen mellem kontingentbetaling i oktober og Generalforsamling/valg i januar. Dette har affødt forslaget om at flytte generalforsamlingen, som skal diskuteres senere. Derudover har vi, trods en stor indsats fra især Rie, måttet sande, at det har været mere end almindeligt svært at tiltrække unge til vores ungdomsafdeling. Ungdomsudvalget er derfor pt. på pause, dog har vi bibeholdt muligheden for at melde sig ind i klubben via et ungdomskontingent med det håb, at vi på sigt kan tiltrække flere unge til triatlon. Evt. fra Skjold hvis vi får samme klubhus og hvor der er mange unge der spiller fodbold samt en fritidsklub.
Strategien for 2015-2017 er nu udløbet og i december holdt vi en medlemsaften hvor medlemmerne kunne komme med deres input til både hvad der skulle fokuseres på, på kort sigt i 2018 og på længere sigt i 2018-2020. Input på den korte bane var klart at få flere til træning og på lidt længere sigt bl.a. mere synlighed, tiltag ift. medlemmer med mindre børn, 200 medlemmer, flere uformelle aktiviteter til styrkelse af fællesskabet. Dette vil blive givet videre til den nye bestyrelse for at arbejde videre med.
Formanden sluttede beretning af med at sige TAK til de mange frivillige i KTK, som er med til at få klubben til at løbe rundt på daglig basis. Og også tak til alle dem som har bidraget på ad hoc basis. Det er på grund af de frivillige, faste såvel som dem der hjælper når de kan, at KTK fungerer og er den klub den er!
- Fremlæggelse af regnskab 2017 og budget 2018
Se regnskab og budget i præsentationen fra generalforsamlingen på hjemmesiden.
Formanden gennemgik regnskabet for 2017, idet både kassereren og revisoren ikke var til stede, samt gennemgik budgettet for 2018. Slutteligt blev budgettet for 2018 indstillet til godkendelse af Generalforsamlingen.
Regnskab
- Vi havde budgetteret med et underskud på -77.500 og kommer ud med et underskud på
-71.123 kr. Den primære årsag til underskuddet er, at A.H. cykler valgte at trække deres sponsorat på 40.000 kr. At underskuddet er en smule mindre end budgetteret skyldes bl.a. at vi har fået lidt flere medlemmer end budgetteret, hvilket er meget positivt. Dertil kommer færre udgifter til klubtøj og lønninger end budgetteret.
- Der blev spurgt til, hvorfor bestyrelsen havde accepteret A.H. Cyklers kontraktbrud. Jesper svarede på bestyrelsens vegne, at bestyrelsen havde vurderet, at det ville skade klubben mere i det lange løb ift. at indgå samarbejde med andre partnere at stå hårdt på at få pengene udbetalt; også fordi klubbens medlemmer ikke har lagt så meget forretning hos A.H. Cykler som forventet (Der er dog ikke noget formuleret krav omkring dette i kontrakten). Derudover blev aftalen indgået i 2015, hvor der var stor efterspørgsel på udstyr som følge af det medlemsboom triatlonsporten oplevede. Dette er ændret i dag, hvor medlemstilgangen har fundet et mere normalt leje og hvor vi også ser, at flere cykelbutikker har måttet lukke. Samlet set har vi fået ca. 100.000 i sponsorat fra A.H. Cykler.
- Egenkapitalen efter årets resultat er på 158.704 kr. Årsagen til at totalen af passiverne er på kr. 476.168 er grundet forskudt kontingent. Så en del af pengene skal dække udgifterne for 2018 frem til næste kontingentbetaling.
Regnskabet for 2017 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.
- I 2018 har bestyrelsen igen valgt at budgettere med at bruge noget af vores egenkapital, da der ikke er grund til, at vi har alt for mange penge i banken. De skal komme medlemmerne til gode. Der er derfor budgetteret med et underskud på kr. 40.591.
- Posterne på budgettet 2018 er udspecificeret en smule mere end tidligere for at skabe et bedre overblik over klubbens regnskab.
- Der spørges ind til, om klubben tjener penge på klubtøjet, da udgiften er 25.000 kr., men indtægten er 30.000 kr. Jesper svarede på bestyrelsens vegne, at vi ikke tjener på ekspres bestillingen af cykeltøj der lige er færdiggjort, men for at få bestillingen hurtigt afsted modtager vi betaling på klubbens mobilepay på Kaisersports vegne, derefter får vi tilsvarende regning fra Kaisersport på samlet bestilling, så pengene går ind og ud af klubbens bankkonto og skal derfor fremgå af regnskabet. Salg af tøj fra klubben eget lager går ind på klubkontoen via mobilepay, så det vil fremgå som indtægt, men vi har tidligere købt lager tilbage fra Kaisersport og indhenter pengene igen derved.
- Årligt sponsorat fra Craft på 30.000 bruges til konkurrencetøj til Elite samt lidt til lager for salg til medlemmer, det afregnes til fuld vejledende pris fra Craft, sælges derefter til nedsat pris til medlemmer (ca. 40-50% rabat)
- Der spørges ind til, om posten på 30.000 kr. for evt. nyt klubhus er halv eller helårlig. Formanden svarer, at det er for hele året. Forhåbentlig kan man fraflytte Grønningen tidligere såfremt administrator finder en ny lejer før 30.6.2018. Derudover er de 30.000 kr. et skøn, da en endelig aftale med BK Skjold endnu ikke er på plads. Dermed kan tallene ændre sig, men der er taget højde for den dyreste situation i budgettet for at være på den sikre side.
- Der spørges ind til, om der er taget højde for istandsættelse af lokalet på Grønningen 15 ved fraflyttelse. Det er indregnet 15.000 kr. til istandsættelse.
- Der spørges ind til, om der fortsat gives tilskud til ungdomsafdelingen fra Københavns Kommune. Formanden svarer, at tilskuddet blot var for 2017 og dermed ikke et løbende tilskud. I så fald skal Udviklingspuljen søges igen.
Budgettet for 2018 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.
- Behandling af indkomne forslag
Bestyrelsen stillede følgende forslag til afstemning:
Flytning af generalforsamling (Pkt. 10.2 i vedtægterne)
Nuværende ordlyd: Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i januar måned og indkaldes skriftligt med 30 dages varsel.
Nyt forslag: Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i september måned og indkaldes skriftligt med 30 dages varsel.
Begrundelse: Det foreslås at flytte den årlige generalforsamling til september måned grundet kontingentbetalig 1. oktober. Det har flere år i træk været tilfældet, at både bestyrelse og udvalg har måttet sige farvel til medlemmer, da de har valgt at melde sig ud af klubben i forbindelse med kontingentbetalingen, selvom deres valgperiode endnu ikke har været udløbet. Dette er uhensigtsmæssigt da både bestyrelse og udvalg skal ud af finde nye medlemmer midt i valgperioden. Derudover har det, fordi det i nogle tilfælde ikke har været muligt at finde nye frivillige, lagt et øget pres på de resterende udvalgs-/bestyrelsesmedlemmer.
Formanden begrundede yderligere, at man havde valgt ikke at flytte kontingentbetalingen frem til f.eks. 1. januar, da det gav god mening at have kontingentbetalingen umiddelbart i forlængelse af sæsonen.
Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen, 22 stemmer for, 0 imod og 0 blanke
Det blev yderligere noteret, at såfremt man også ønsker at flytte regnskabsåret skal dette stilles som separat forslag til Generalforsamlingen, da det i så fald vil være en separat vedtægtsændring.
- Valg af bestyrelse
- Formand (Rebecca – ikke på valg, ønsker at trække sig grundet barsel)
- Det lykkedes ikke at finde en ny formand og Generalforsamlingen aftalte, at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling for at finde en ny formand, da klubben ikke kan være uden en valgt formand, da denne tegner klubben sammen med kassereren. Dvs. at formanden skal vælges og ikke kan vælges internt i bestyrelsen. Den yderste konsekvens af at der ikke kan vælges en formand er, at klubben opløses.
- Næstformand (Ubesat – på valg)
- Anders Hofman Lauersen stillede op og blev valgt.
- Kasserer (Maria – på valg, ønsker at genopstille)
- Maria Gøttsche stillede op og blev valgt
- Sekretær (Ulla – ikke på valg, ønsker at trække sig grundet barsel)
- Rikke Andersen stillede op og blev valgt
- Bestyrelsesmedlem (Tine – på valg, ønsker ikke at genopstille)
- Benjamin Torres Jørgensen stillede op og blev valgt
- Medlemssekretær (Sanne – ikke på valg, ønsker at trække sig grundet arbejdspres)
- Jacqueline Lindmark stillede op og blev valgt
- Suppleant (Jacob – på valg, ønsker at genopstille)
- Jacob Carstensen stillede op og blev valgt
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Revisor (Flemming, ønsker at genopstille)
- Flemming Sten stillede op og blev valgt
- Revisorsuppleant (Sanne, ønsker ikke at genopstille)
- Erik Aarslew-Jensen stillede op og blev valgt
- Udvalgsberetninger
(Se også PowerPoint præsentationen fra dagen)
Stævneudvalget (Mads Krogh, Karina Ottosen, Rasmus Wissing og Ronnie Andersen)
Stævneudvalget har i 2017 arbejdet med klubcuppen, 4:18:4 København og Ironman København. Ift. klubcuppen aftalte man i udvalget at klare opgaverne omkring lodtrækning af præmier, point fordeling etc. fortløbende, hvilket bevirkede, at rollerne ikke var helt klare og at processen omkring klubcuppen blev lidt rodet. Dette er der taget højde for i år, hvor udvalget vil have klare roller for, hvem der gør hvad.
Der har været 53 deltagere i klubcuppen i 2017, hvilket svarer til 34% af medlemmerne. Dette er lidt færre end tidligere og skyldes muligvis, at der har været lidt for mange stævner med i cuppen. Dette har også gjort, at der ikke har været så meget fælles stævne-base som vi havde håbet.
Klubcuppen for 2018 er endnu ikke klar, men vil blive præsenteret snarest muligt. Cuppen er baseret på, at alle skal kunne deltage.
Samarbejdet med Ironman i år været godt. Inden stævnet påpegede vi flere punkter, hvor vi kunne bidrage med vores store erfaring fra tidligere år samt det, at vi er triatleter selv, og kan forudse, hvor evt. udfordringer kan opstå og hurtigt løse dem. Ironman var ikke helt enige, men efter stævnet har de medgivet, at vi på flere områder er en meget vigtig ressource, som har kompetencer som deres normale frivillige ikke har. Vi får 40.000 kr. for vores frivillige arbejde i forbindelse med Ironman København og 4:18:4 som bl.a. bruges til træningsweekenden. Så alle opfordres til at melde sig som ninjaer når den tid kommer, da det kommer alle i klubben til gode. Samtidig er det vores måde som klub at give tilbage til de andre klubber på, som holder stævner for os.
Det blev foreslået, at klubcuppen også kunne være i forbindelse med træningspas, hvor man f.eks. lavede en duatlon eller 10 km. på tid. Dette vil Ronnie tage med til udvalget og den fortsatte planlægning med klubcuppen.
Der mangler som udgangspunkt ikke flere i udvalget, men hvis nogen brænder for dette, må de meget gerne henvende sig.
Aktivitetsudvalget (Jacqueline Lindmark, Caris Dempster, Fie Mulvad-Thiim, May Aune, Karina Ottosen)
Udvalgets mission er at lave aktiviteter for medlemmerne udenfor træningen og sørge for, at vi genkender hinanden i normalt tøj. Samtidig må det meget gerne involvere mad og drikke.
I 2017 har udvalget bl.a. stået for Games Night, Picnic i Fælledparken, Klubfest og Julehygge. Udvalget har for 2018 planlagt en del flere aktiviteter i tråd med klubbens fokus på at fastholde medlemmer, samt de input der kom på medlemsaftenen omkring flere uformelle arrangementer for netop at styrke fællesskabet. Udkastet til aktiviteter indeholder bl.a. en gentagelse af Game Night, pizza efter svømning, burger efter spinning og klassikerne som Kona/Hawaii aften, BBQ hos Flemming, Klubfest og Julehygge, men også nye tiltag som Eurovision aften + World Food Night.
Udvalget vil gerne have et ekstra medlem – især hvis det er en mand, som kan bidrage med andre perspektiver på tingene, som f.eks. at det er vigtigt, at der er nok mad og drikke 😊
Der blev spurgt ind til, om KTK har en heppelejr til Ironman. Og det har vi – de sidste par år ved Custom house, inkl. live band med vores alle sammens bandit-ironman-formand Mads Krogh i spidsen på bas.
Eliteudvalget (Tine Holmgaard, Esben Hovgaard, Simon Jørn Hansen, Vibeke Strebøl)
Udvalget bestod i 2017 af 2 elite (Esben og Simon) og 2 ikke elite medlemmer (Tine og Vibeke). Esben, Simon og Tine fortsætter og Nanna Keiding er også indtrådt i udvalget. Dermed har udvalget ikke et umiddelbart behov for flere medlemmer, men har man lyst til at bidrage, er man altid velkommen.
Formålet med udvalget er at skabe de bedste rammer for eliten ift. træning (især svømning), samt at eliten også er en aktiv del af KTK86 til fællestræningen især.
I 2017 har udvalget haft fokus på at tiltrække unge/yngre talenter, bl.a. ved at udbyde særskilt svømning til eliten (Initiativet trådte i kraft sammen med det nye træner set-up). Og det lader til, at vi er lykkes med at skabe et ry omkring at være et godt sted at være elite. Vi har i 2017 rekrutteret 3 unge talenter: Sif (16 år) og Thor Bendix Madsen (18 år) og Valdemar Solok (16 år).
Der er pt. 5 A atleter: (Jens PB, Esben, Simon, Nicklas og Sif). Udvalget har endnu ikke haft møde, men antallet af B atleter vil blive fastlagt på førstkommende møde.
Forskellen på A og B atleter er de krav der stilles for at kvalificere sig og dermed den økonomiske støtte man modtager. Dertil kommer subjektive krav som deltagelse og bidrag til klubben i form af deltagelse i arrangementer, træning etc.
A atleter skal stille op som elite i alle danske stævner og som professionel i alle udenlandske stævner. B atleter skal stille op som elite i alle danske stævner, men må gerne stille op som age-group i udenlandske stævner som f.eks. Ironman og Challenge serierne.
I 2018 vil udvalget søge Team Copenhagen om tilskud, hvilket vil kunne løfte indsatsen omkring eliten endnu mere. Især da vi nu har fået nogle unge atleter ind, som vi meget gerne vil være med til at hjælpe godt på vej.
Kommunikationsudvalget (Benjamin Torres Jørgensen, Rasmus Wissing, Jacob Carstensen, Simon Jørn Hansen)
Udvalget har i år primært koncentreret sig omkring drift af den IT-mæssige del af klubben, som hjemmesiden og klubmodul, opdatering af e-mail lister etc., samt at lave opslag på vores eksterne kanaler på de sociale medier – Facebook og Instagram.
I 2018 vil udvalget fokusere på synlighed og kommunikation omkring KTK86 ift. klubbens fokus på rekruttering af nye medlemmer. Bl.a. er der lavet aftale med fotograf Stine Sophie Winckel om at få taget nye billeder til PR-brug, der skal laves en ny flyer omkring ungdom og klubben generelt samt fokus på de sociale medier. Udvalget vil derfor meget gerne udvide med et medlem, som kender til eller har lyst til at arbejde med SoMe (Social Media) strategi.
Jens PB opfordrede alle til at huske ham på at tage billeder af træningen og poste på de sociale medier. Benjamin tilføjede at man meget gerne må tagge KTK86 både på Facebook og Instagram så vi kan nå endnu bredere ud.
Træningsudvalget (Vibeke Strebøl, Ronnie Andersen, Rikke Andersen, Kirstine Færch, Christel Tourell)
Træningsudvalget startede i 2017 som et helt nyt udvalg, da alle i det gamle udvalg udtrådte ved generalforsamlingen 2017. Derfor har udvalget brugt noget tid på at definere, hvordan de ville løfte arbejdet i udvalget.
Udvalget har i 2017 brugt en del kræfter på samarbejdet med AimHigh, hvor især Vibeke har lagt en stor indsats. Med det nye set-up har træningsudvalget også brugt tid på at få arbejdsopgaverne fordelt og koordineret med både Jens og Susanne. Da vi nu har et mere klassisk set-up er samarbejdet og de overordnede rammer allerede på plads.
Træningsudvalget står for, udover at koordinere fællestræninger i samarbejde med cheftræneren, at arrangere træningslejr og –weekend samt de åbne træning og administration af vores svømmetider i IFI og Bellahøj.
I 2018 vil udvalget forsat arbejde med at have byens, og måske endda Danmarks eller verdens bedste træningstilbud og øge fremmødet til fællestræningerne, som også var et input fra medlemsaftenen i december.
Der kom input fra nogle af de nye medlemmer, som er kommet fra andre triklubber, at KTK har et ry som en ”elite” klub og at man derfor med stor sandsynlighed mister nogle potentielle medlemmer fordi de tror, at de ikke kan være med til træning. Vi bør derfor overveje, hvordan vi kan vise, at vi er en seriøs klub, men ikke en elitær klub.
Ronnie svarede, at det var rigtig godt input og netop, hvad træningsudvalget gerne vil fokusere på. Jens PB tilføjede, at der er plads til alle til træning og at der meget gerne måtte komme flere til træning, som ikke er så hurtige. For jo flere der er at træne med på sit eget niveau, jo sjovere bliver det og jo mere har man lyst til at komme til træning. Og det er det, som er målet med træningen i KTK – der er plads til alle og alle skal have kvalitetstræning på deres niveau og det er bl.a. også at have nogen at træne sammen med.
Ungdomsudvalget (Rie Buchardt, Malthe Friis-Olsen, Jakob Skov – pt. på pause)
Til projekt rekruttering 2017 søgte ungdomsudvalget KBH kommune om tilskud – og fik 37.500 kr. Af dem er der brugt 30.090 kr. Årsagen til at det hele ikke blev brugt er, at vi bl.a. ikke fik lavet en flyer og ikke fik afholdt alle de skoleevents vi gerne ville.
Trods mange gode tiltag, har det vist sig meget svært at rekruttere nye ungdomsmedlemmer. Udvalget har bl.a. haft kontakt til svømmeklubber ift. samarbejde hvor man forsøgte at skabe samarbejde omkring de svømmere, som ikke helt har niveau til elite, som kunne bevare motivation til svømning ved at begynde på tri. Specielt Gentofte Svømmeklub havde vi positiv dialog med, men det blev ikke til andet end positiv feedback fra deres side.
I marts og april var der skoleprojekt med Sølvgadens Skole. Her hjalp Jakob Skov den ene gang og Kasper Berg den anden. Det fungerede rigtig godt og der var en håndfuld meget interesserede elever, der spurgte til indmelding osv. Men desværre kom de aldrig til træning. Der var god dialog med læreren, som efterfølgende har opfordret eleverne til at deltage, bl.a. i duatlon på Flyvestationen 30. april. Dog uden at nogen kom og deltog
- 30. april var der Ungdomsduatlon på Flyvestationen, som blev afviklet som træning for Københavns Ungdomstri (samarbejde mellem KTK86, TRI4 og Skovshoved). KTK arrangerede eventet, men desværre var der kun atleter fra Tri4 og Skovshoved med på selve dagen. Trods et stort set-up ift. frivillige, tidtagning, musik, speeker, film, præmier osv., kunne vi ikke rekruttere deltagere. Vi havde ellers også lavet en stor indsats med reklame på Facebook og samarbejde med SES (Sportsefterskolen Sjælsølund). Udvalget forsøgte derudover at afvikle 1-2 træningspas med SES, men det lykkedes ikke at finde datoer, der passede.
- 12. august blev der afholdt træning for unge til 4-18-4. Søren Binderup og Andreas Snitkjær (TRI4) var med som trænere på eventet. Der deltog ca. 12 unge herunder Thor og Kasper fra KTK. Et meget velafviklet arrangement – der var dog kun 1 “ikke triatlet” fra Hillerød. Ironman støttede op omkring dette event, dog ikke i det omfang vi helt kunne have tænkt os, men det generede stadig ingen deltagere.
Rie har i foråret stået for cykling om onsdagen og løb om lørdagen. I sommerferien var løb sammen med TRI4 og Skovshoved med svøm inden løb. Fra oktober til december blev ungdomstræning afviklet som en månedlig event, bl.a. orienteringsløb i Geels skov og MTB i Hareskoven, da det ikke gav mening at have en særskilt ungdomstræner, når der kun kom 1-2 til træning.
Fra 1.1.18 er udvalget på pause og der er pt. ikke særskilt ungdomstræning før der kommer en kritisk masse atleter, som kan retfærdiggøre en særskilt træner.
Har man mod og lyst til at gå videre med ungdomsudvalget er man meget velkommen til det. I så fald kan man henvende sig til bestyrelsen.
Sponsorudvalget (genoprettelse af udvalg)
Der har det seneste år ikke været et særskilt sponsorudvalg, men da vores kontrakter udløber vil det være rigtig godt at få 1-2 medlemmer, som kunne have lyst til at lave opsøgende arbejde ift. samarbejde med virksomheder, som vil støtte klubben økonomisk. Der er ikke behov for små samarbejdsaftaler med 10-15% rabat på udstyr el.l. men økonomisk tilskud.
Jesper vil supportere og styre administration af klubtøjet, som overtages af Kaiser Sport jf. vores aftale med dem, i løbet af 2018.
- Nedsættelse af diverse udvalg
- Aktivitetsudvalget – mangler 1 medlem
- Ingen ekstra frivillige melder sig – har man lyst kan man kontakte udvalget direkte
- Stævneudvalget – mangler 0 medlemmer
- Eliteudvalget – mangler 0 medlemmer
- Kommunikationsudvalget – mangler 1 medlem
- Joana Lobo Vicente vil overveje at træde ind i udvalget
- Træningsudvalget – mangler 1-2 medlemmer
- Mark Jauner melder sig
- Sponsorudvalget – mangler 1-2 medlemmer
- Ingen frivillige
- Ungdomsudvalget – mangler 3-4 medlemmer
- Ingen frivillige
- På pause
- Eventuelt
- Ingen punkter under evt.