Referat
KTK86 bestyrelsesmøde – 1 – 31. januar 2018
Adresse: Grønningen 15, kld, 1270 Kbh K
Kl. 18.00 Bestyrelsesmøde
Til stede: Rebecca, Jacqueline, Maria, Jesper, Rikke, Benjamin og Anders
Fraværende: Ronnie og Jacob

1) Velkomst til nye medlemmer i bestyrelsen
a. Der blev budt velkommen til de nye medlemmer af bestyrelsen og følgende temaer er områder,
som man gerne vil se mere på:
a. Introduktion af nye medlemmer
b. Social media strategi
c. Tiltrækning af unge (20-29 år) og positionering i dette segment

2) Opfølgning på opgaver fra sidst
b. Medlemsindberetning (Sanne):
Medlemsindberetningen fra Sanne er klaret. Jacqueline har kontaktet Sanne for at blive sat ind i
opgaven. Kan også kontakte Anne Donaldson for mere info.
c. Overdragelse af kassererpost, nøgler til postkasse (Maria):
Overdragelse af kassérposten til Maria er gennemført.
d. Trænermedlemsskab, Stig og Susanne mangler (Ronnie):
Trænermedlemskab til Stig og Susanne er vist ikke oprettet endnu, så de får ikke beskeder, der
sendes ud via klubmodul. Rebecca overtager opgaven. Maria undersøger, om de er kommet på
træner e-mailliste, da hun ikke har modtaget timesedler fra dem.
e. Opsigelse af klubhus kontrakt og nyt klubhus (Rebecca/Jesper):
Opsigelse af klubhuset er bekræftet. Der bliver indhentet tilbud fra håndværkere til istandsættelse
af lokalerne. Rebecca og Jesper har i dag besøgt Skjold for at tale om nyt klubhus. Skjolds bestyrelse
har sagt ja, så Jesper laver et udkast til en aftale om fælles brug af lokalerne, og Rebecca og Jesper
taler sammen om et bud på en pris.
f. Bestilling af trænertøj og klubtøj/paradetrøje (Jesper/Tine):
Bestilling er afgivet og trænertøj til Jens og Susanne er ankommet inkl. de ekstra træner t-shirts vi
har bestilt. Susanne har ønsket en hættetrøje, hvilket accepteres.
g. Evt. fremlæggelse af AOU sag til DTriF generalforsamling (Rebecca)
i. Det forventes ikke at vi kommenterer på dette medmindre vi har et stærkt ønske herom:
Forbundet afviser, at der er dømt mod reglerne, så bestyrelsen ønsker ikke at gå videre med
sagen.
h. Opdatering af e-mail lister (Kom. udvalget):
Kommunikationsudvalget kontakter udvalgene for at få en opdateret liste over medlemmer og
formænd for udvalgene.
i. Scanning af klubblade (Rebecca):

Rebecca har stadig som opgave at scanne de gamle blade ind, så de kan komme til at ligge på
hjemmesiden og i Rush-files.

3) Meddelelser fra formanden
a. Alle nye medlemmer i bestyrelsen skal have adgang til Rushfiles. Benjamin sørger for at
kom.udvalget tager sig af denne opgave. Tidligere bestyrelsesmedlemmer/udvalgsmedlemmer
skal slettes fra Rushfiles
b. Indstilling til årets AG atlet – deadline 1. feb. Se mere HER:
Bestyrelsen besluttede at indstille Kirstine Færch. Jacqueline formulerer indstillingen.

4) Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling d. 27.1.2018
a. Bilag 1: 2018-01- 27 Referat Ordinær Generalforsamling:
Referatet er godkendt
b. Opdatering af vedtægter:
Opdatering af vedtægter skal ske i Word-format og på hjemmesiden. Anders opdaterer og sender
det videre til kommunikationsudvalget.
5) Ekstraordinær generalforsamling d. 3.3.18
a. Bilag 2: Invitation:
Invitation godkendt. Rebecca kontakter Vibeke for at høre, om vi kan låne auditoriet på IFI.
Alternativt benyttes klubhuset.
b. Alternativ løsning hvis der ikke kan findes en formand:
Bestyrelsen drøftede forskellige alternative løsninger, men det optimale er uden tvivl at finde et
medlem, der vil overtage formandsposten.
6) Roller i bestyrelsen
a. Bilag 3: Fordeling af kontaktpersoner til udvalg:
i. Træningsudvalget: Ronnie
ii. Aktivitetsudvalget: Jacqueline
iii. Stævneudvalget: Ronnie
iv. Eliteudvalget: Jesper
v. Kommunikationsudvalget: Jacob/Benjamin
vi. Ungdomsudvalget er pt. på pause
vii. Sponsorudvalgets mails skal rettes til Jesper
De resterende roller for bestyrelsen fordeles efter den ekstraordinære generalforsamling.
7) Strategi 2018-2020 – udsættes til efter den ekstraordinære generalforsamling

a. Input fra medlemsaften d. 6.12.17

8) Nyt fra udvalgene
a. Træningsudvalg (Ronnie)
i. Bellahøjkort: Man skal fremover betale 20 kr. til klubbens MobilePay og vise kvittering til Caris
(eller hvem der nu udleverer kort). Man skal ikke levere kortet tilbage ved ophør i klubben, og
pengene tilbagebetales ikke.

ii. Samarbejde med IM om åbne træninger: Vi afventer en endelig udmelding fra
træningsudvalget. Benjamin vil gerne promovere indsatsen på de sociale medier.
iii. Børneattest (Rebecca): Alle trænere og medlemmer i ungdomsudvalget skal have en
børneattest, men kun hvis man træner børn på 15 år eller derunder, så pt er der ikke behov for,
at de nye trænere udstyres med en attest. Opstår behovet skal det gå via Maria.
b. Aktivitetsudvalg
i. Våddragtsarrangement: Intet nyt. Jacqueline taler med May og hører hvor langt hun er med
planlægningen.
c. Kommunikationsudvalg (Jacob)
i. Billeder – er der lavet en aftale for hvornår Stine kommer og tager billeder? (faktura er betalt):
Benjamin arbejder på at få taget billeder til svømme- og løbetræning. Han har surgt Bellahæj
om tilladelse til at tage svømmebillederne i Bellahøj, men har endnu ikke modtaget svar. Hvis
det ikke kan blive i Bellahøj bliver det lørdag i IFI. Måske vil der også blive lavet interview med
udvalgte klubmedlemmer.
ii. Opdatering af hjemmeside generelt: Indholdet på hjemmesiden trænger til at blive gennemset
og opdateret, så det er en opgave, der er venter forude.

d. Eliteudvalg (?)
i. Ansøgning til Team Copenhagen:
Tine har sat gang i processen og bedt atleterne sende deres resultater for 2017, ambitioner for
2018 samt sætte lidt ord på, hvad de mener et tilskud fra Team CPH kunne gøre for gruppen.
Derudover arbejdes der på et møde med Team CPH.
ii. Ift. udgifterne for eliten i 2017 er der indeholdt 2 x 5000 kr. som Hawaii tilskud i 2018.
e. Stævneudvalg (Ronnie)
i. Klubcup 2018:
Klubcuppen er endnu ikke planlagt, så vi afventer en udmelding fra udvalget.

9) Evt.
Ingen punkter.
Næste møde aftales efter den ekstraordinære generalforsamling.

Dagsorden

KTK86 bestyrelsesmøde – 9 – 13. december 2017

Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K

Kl. 17.30 Bestyrelsesmøde

Tilstede er:

Formand – Rebecca

Sekretær – Ulla

Suppleant – Ronnie

Medlemssekretær – Sanne

Bestyrelsesmedlem – Jesper

Kassere – Maria

 

Afbud:

Bestyrelsesmedlem – Tine

Suppleant – Jacob

 

1. Opfølgning på opgaver fra sidst
2. Medlemsindberetning (Sanne)

Sanne snakker med Anne ift. hvad der tidligere er meldt ind osv. Deadline for indberettelse er d 31/1 2018.

1. Overdragelse af kassererpost (Maria)

Maria har stadigvæk ikke adgang til banken, men adressen er nu ændret til Maria og banken har sendt de sidste papirer til underskrivelse. Maria får nøglen til postkassen af Leif, næste gang de ses.

1. Fejlsletninger i FB gruppe (Ronnie)

De slettede medlemmer er tilføjet igen.

1. Trænermedlemsskab (Ronnie)

Mangler Mie, Susanne og Stig ellers er alle andre med. Ries trænermedlemsskab ophører med årets udgang da der pt. ikke er særskilt træning for ungdommen. Sanne kontakter Rie ift. at høre om hun ønsker at skifte til alm. Medlemskab.

1. Opslag omkring at vi ikke har venteliste inkl. link til indmelding på ekstern FB side (Sanne à kan evt. uddelegeres til kom. udvalget)

Uddelegeret til kommunikation, Sanne har sendt tekst. Benjamin er på opgaven.

1. Klubhus kontrakt og alternativ til nuværende klubhus (Rebecca)

Rebecca har skrevet til administrator for nuværende klubhus for at høre om muligheden for at forhandle prisen på lejeaftalen, men har ikke fået noget svar.

Rebecca og Jesper har været inde og se BK Skjolds lokaler, som har klubhus under Østerbro Stadion og som tidligere har henvendt sig ift. at dele deres klubhus med os. Det er en god mulighed og Rebecca vil undersøge prisen og de praktiske detaljer nærmere.

Bestyrelsen beslutter at opsige det nuværende klubhus da vi med det nuværende medlemstal ikke kan retfærdiggøre at bruge 85.000 kr. inkl. moms årligt på klubhuset. Der er 6 måneders opsigelsesvarsel. Vi skal sætte penge af i budgettet 2018 til at istandsættelse af klublokalet (maling etc.)

1. Henvendelse fra Ironman CPH vedr. samarbejde (Rebecca)

Rebecca tager snakken videre med Ironman og hører hvad der er i det for os. Vi vil ikke levere gratis arbejde.

1. Opdatering af vedtægter

Vedtægterne er ikke blevet opdateret efter ændring af dagsorden i januar i år. De skal opdateres og lægges i vores bestyrelsesmappe på Rushfiles samt opdateres op hjemmesiden. Jesper tager hånd om det.

1. Trænertøj Jens og Susanne (Jesper)

Craft har bekræftet det kan lade sig gøre at lave TRÆNER print på tøjet og de skal have et ukendt beløb for skabelon osv. Jens, Susanne, Mie, Caris, Stig og Lasse skal have t-shirts . Jesper finder ud af den endelige pris.

 

2. Meddelelser fra formanden

 

1. Sif, Thor og Valdemar er meldt ind

Sif og Thor Bendix Madsen er meldt ind i KTK86 og ligeledes er Valdemar Solok. Dvs. at vi pt. har 5 ungdomsmedlemmer. Sif har klaret A-atlet kravene og Thor er B-atlet og eliteudvalget vil tage stilling til, om Valdemar også klarer B-atlet kravene. Rebecca skriver en velkomst til dem.

1. Samarbejde med træningsudvalget

Rebecca holder møde med træningsudvalget ift. opgaver. Det bliver måske i januar, dato er endnu ikke fastlagt.

1. Jens – Træner 1 uddannelse

Jens vil gerne på træner 1 uddannelse. Han er derfor nødsaget til at tage hjem en dag før fra træningslejren på Mallorca. Dette er godkendt i træningsudvalget og bestyrelsen.

1. Medlemsaften

Det gik godt og der er kommet gode input.

Fokus i 2018 skal helt klart være flere medlemmer til træning. Det stemte alle grupper ind med. Alle råd vil blive givet videre til den nye bestyrelse.

 

3. Generalforsamling 2018
4. Planlægning og organisering af selve dagen

Lørdag d 27/1 2018.

Maria står for bestilling af sandwich, og sodavand og juice. Ronnie søger for vand. Maria uddelegerer afhentning af mad og drikkelse til Jesper og Ronnie når vi kommer tættere på.  

1. Lokale

Vibeke er ved at undersøge om vi kan låne IFI. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, har Ronnie et lokale.

1. Invitation

Den er rettet til og Rebecca sender den ud, så snart lokalet er på plads.

1. Præsentation

Det står Rebecca for.

 

4. Nyt fra udvalgene
5. Træningsudvalg
6. Statistik (Rebecca)

Rebecca har isoleret de dage der er indtastet træning for i 2017 og har udelukkende sammenlignet de dage med 2016 for at få et så retvisende billede som muligt. Tallene svarer til den udvikling bestyrelsen og træningsudvalget har haft på fornemmelsen. Vi håber at vende denne udvikling i 2018. Nedgangen i svømning stammer primært fra før Caris overtog som træner, samt det til tider meget lave fremmøde torsdag aften.

(Pas svarer til det antal pas der er noteret fremmødte i 2017 og dermed danner grundlag for sammenligningen)

 

Fremmødestatistik 2016-2017

	2016	2017	DIFF	PAS
Svøm	1.533	1.414	-8%	72
Løb	819	571	-30%	54
Spinning	190	247	30%	15
Cykling	212	130	-39%	11
OW	95	98	3%	9
Core	–	–	–	0

 

 

1. Træningsweekend (Rebecca)

Susanne er ikke blevet spurgt endnu, træningsudvalget vil tage kontakt til Susanne.

iii. Åbne træninger (Rebecca)

DTriFs mail er sendt videre til træningsudvalget. Træningsudvalget synes det er en god ide ift. rekruttering og vil sammen med Jens finde ud af, hvornår de åbne træninger skal ligge.

iV. Lørdagstræning (Rebecca)

Jens vil tage kontakt til Susanne og finde ud af, hvordan lørdagstræningerne skal forløbe og hvornår Susanne skal starte.

1. Mål for fremmøde

Træningsudvlaget har sat et mål på 18 fremmødte i gennemsnit pr. træning i 2018. Udvalget vil ligeledes sætte delmål ift. fremmøde så der løbende kan følges op og hvert kvartal vil fremmødet også blive præsenteret for bestyrelsen.

 

1. Aktivitetsudvalg
2. Overskud fra klubfesten og julehygge (Maria)

Der blev desværre et lille overskud på 2.525 kr. som er indsat på klubbens konto.

 

1. Kommunikationsudvalg
2. Billeder (Benjamin)

Aftale er lavet med Stine Sofie Winkel, fotograf. Hun kommer og tager billeder, som vi kan bruge til hjemmeside, facebook osv.

1. Flyer (Benjamin)

Bliver evt. lavet næste år. DTriF har lavet en flyer bl.a. med billede af Thor. Denne skal vi have fat i. Rebecca skriver til Louise Rohr.

iii. Video (Simon)

Den generelle KTK video er lavet. Rebecca sender den til Benjamin og laver selv ungdomsvideoen da vi gerne vil have det afsluttet inden jul. Ole har sendt videomaterialet fra flyvestationen.

1. Billeder (Rie)

Rie har sendt de billeder hun har fra ungdom til Benjamin

1. Pokal (Rie)

Er sat i klubhuset til Thor sammen med gavekortet til Svømmespecialisten

1. Password på detailplan

Er fjernet pr. 1. dec.

vii. Update på Google søgning (Jacob)

Der er lavet ændringer, bl.a. kommer klubben nu frem ved søgninger på de forskellige browsere. Rasmus vil kigge videre på det når i starten af det nye år.

viii. Upload af referat (Jacob)

2 dage til at renskrive referat, 2 dage til korrektur og 2 dage til upload.

1. Træner på hjemmeside skal ændres

Sanne skriver til kommunikation.

 

 

1. Eliteudvalg
2. Klage til AOU. I september måned har vi fået svar, at den vil blive behandlet på et bestyrelsesmøde i DTriF. Er der kommet svar tilbage efter dette? (Tine)

Der er kommet svar d 11/11. Svaret viser hvilke regler der er brugt i forbindelse med Stop and Go straffen til Pia ved Øresund. Bestyrelsen finder selve svaret tilstrækkeligt, men det er bekymrende, at dommere i princippet har carte blanche til at dømme efter deres forgodtbefindende og dermed ikke kan holde en ens linje overfor atleterne. Dette er dog en helt anden sag. Skulle der ske en lignende dom i fremtiden vil bestyrelsen tage det op igen, gerne sammen med andre klubber. Rebecca hører med Mads Freund om det forventes at vi kommenterer på sagen til Forbundets generalforsamling i marts.

1. Ansøgning til Team Copenhagen (Tine)

Eliteudvalget vil arbejde på en ansøgning til Team Copenhagen med henblik på midler til eliten for den kommende sæson. Udvalget er i gang med at indsamle resultater fra atleterne til at støtte ansøgningen.

iii. Elitedragt til kvinder/Sif (Tine)

Simon vil høre med Sif hvilken dragt hun foretrækker at køre i og det vil blive undersøgt om Craft kan lave en kortdragt (med badedragtsryg) til kortdistance.

 

1. Stævneudvalg
2. Klub-cup skal være afstemt med fokusstævner (Ronnie)

Ronnie har skrevet til udvalget og der er ved at blive planlagt møde for at fastlægge klubcuppen 2018

Jesper efterlyser en bedre proces for udlevering af gavekort. Ronnie tager dette med til udvalget og der vil samtidig live søgt lidt flere medlemmer til generalforsamlingen bl.a. for at gøre dette bedre.

 

5. Evt.

 

Ingen punkter til evt.

Fra d. 1. december har KTK86 ansat Jens Petersen-Bach som cheftræner og Susanne Nielsen som assistenttræner. Vi er utrolig glade for at kunne præsentere en så kompetent og erfaren trænerduo, som tilsammen har en enorm erfaring, både fra deres karrierer som professionelle triatleter, såvel som trænere i alle tre discipliner.

Vi tror på, at vi med dette trænerteam kan sikre høj træningskvalitet og et stærkt træningsfællesskab i KTK86 på tværs af både bredde og elite.

Dagsorden

KTK86 bestyrelsesmøde –  11. oktober 2017

Adresse: Grønningen 16, kld, 1270 Kbh K

Kl. 17.30 Bestyrelsesmøde

 

Tilstede:

Rebecca Hjortegaard – Formand

Sanne Ravn – Medlemssekretær

Ulla Lauridsen – Sekretær

Maria Gøttsche – Kasserer

Jesper Jeberg – Bestyrelsesmedlem

Tine Holmgaard – Bestyrelsesmedlem

Ronnie Andersen – Suppleant

Jacob Carstensen – Suppleant

Næstformandsposten er pt. ikke besat

 

1. Opfølgning på opgaver fra sidst
2. Opsætning af plaketter i klubhuset (Ronnie):

– Er sat op.

 

1. Medlemsaften inkl. fremlæggelse af årsplan og strategi (Rebecca)

– Dato fastsættes til d. 6/12 kl. 18:30-21:30. Her vil der blive snakket om medlemsundersøgelsen samt hvad klubbens medlemmer ønsker at klubben skal fokusere på i det nye år. Derudover skal årsplanen fremlægges af cheftræneren. Er det tale om en ny træner vil denne også blive præsenteres her da en evt. nyansættelse af cheftræner vil blive fra 1.12.17.

 

1. Ny cykelbutik som samarbejdspartner (Jesper)

– Det har ikke været muligt at finde en ny samarbejdspartner efter at AH trak sig ud af vores nuværende aftale. Årsagen er bl.a. at mange butikker pt. kæmper med indtjeningen og f.eks. er WeBike gået konkurs for nylig.

 

1. Klubmodul app (Benjamin)

– Det er Benjamin ikke nået i mål med endnu. Tages op næste gang.

 

1. Opdatering af medlemmer i FB gruppen (Sanne)

– Er gjort.

– Vi er 124 medlemmer pr. 1/10-2017.

 

1. Skift af kodeord til hjemmesiden (Kom. udvalg)

– Sanne har skrevet til Rasmus. Kodeprdet skifter hver gang d. 1/10, så gamle medlemmer ikke kan gå ind og se detailplanerne osv.

 

1. Hvem overtager hashtag konkurrencen?

– Sanne og Rebecca overtager denne konkurrence.

1. Præmier til awardshow og hashtag konkurrence?

– Kaisersport er kommet med deres gaver/præmier og de er uddelegeret til de forskellige konkurrencer. Vi håber at også Svømmespecialisten lever op til deres kontrakt og leverer de sidste gavekort til bl.a. årets KTK’er

 

1. Kontingent ungdom

– Der blev ikke opdateret i klubmodul på ungdom kontingentet i tide, så de to i ungdom betalte 1.050 kr. i stedet for det normale kontingent på 1.800 kr. De to ungdomsatleter vil blive orienteret om dette.

 

1. Overdragelse af medlemspost, herunder evt. fejludmeldelser (Sanne)

– Sanne er i gang med at overføre medlemmer til de korrekte kontingenter der hvor der er opstået fejl og har skrevet til de medlemmer, hvor vi er usikre på, om det er en fejl at de er blevet meldt ud.

– I denne proces har nogle af dem der har meldt sig ud sagt, at fordi der pt. ikke er venteliste så har de valgt at melde sig ud hvis de f.eks. er usikre på, om de skal dyrke tri det kommende år. Dette kan vi ikke gøre så meget ved.

 

1. Overdragelse af kassererpost (Maria)

– Maria har ikke haft møde med Leif endnu grundet ferie, men satser på at mødes i næste uge.

– Økonomi pr. 30.9.2017 fra Leif – sendes ud til os af Maria.

– Klubben er ikke moms registreret og klubhuset trækker rigtig meget i moms – det vil blive undersøgt om vi kan blive momsregisteret, så momsen kan trækkes fra og hvad det vil betyde for os – regler osv.

– Klubhuskontrakten – lejen stiger hvert år med 3%, men dette skal undersøges nærmere. Jesper og Tine vil se på kontrakten. Rebecca sender kontrakten til dem.

 

1. Klubtøj (Jesper)

Jesper og Ronnie har været ude hos Craft og fået præsenteret vores nye design. Der har været et ønske fra medlemmer i bl.a. medlemsundersøgelsen at dragterne bliver mere sorte fremfor røde da stoffet bliver lyserødt så snart det bliver strukket en lille smule. Der er bestilt prøvedesign af følgende items: Cykeltrøje, tri-dragt uden ærmer samt tri-top. Jesper vil prøve at få det leveret hurtigst muligt. Elitedragterne er også undervejs.

 

 

2. Meddelelser fra formanden

– Ingen meddelelser

 

3. Trænersituation – se bilag 1 – Oplæg fra kandidater til cheftrænerpost og bilag 2 – Budget 2018

– Der blev diskuteret mulige kandidater og deres tilbagemelding til bestyrelsen samt nedsat et ansættelsesudvalg bestående af Rebecca og Jacob fra bestyrelsen. En person fra træningsudvalget skal også være med i udvalget og Rebecca vil bede træningsudvalget udvælge denne hurtigst muligt.

 

– Processen for cheftrænerstillingen er, at tre kandidater vil blive kaldt til samtale forhåbentlig allerede i uge 42. Yderligere 2 kandidater har meddelt, at de ikke kan kombinere cheftrænerstillingen med deres øvrige forpligtelser, men vil være interesserede i en hjælpetræner rolle, såfremt et sådant set-up skulle

være relevant. Så snart der er nyt omkring hvorvidt vi fortsætter med AimHigh eller der kommer en ny person på posten vil dette blive meldt ud. Generelt kan det siges, at alle kandidaterne er yderst kompetente og vi kan se frem til utrolig kvalificeret træning uanset hvilken løsning det ender med at blive.

 

– Der er lavet et første udkast på budget for at se, hvordan økonomien hænger sammen i 2018. Det foreløbige budget viser et underskud for 2018 på driften, men bestyrelsen er i gang med forskellige tiltag for at ændre dette og samtidig er der et godt medlemsoptag. Så bestyrelsen er fortrøstningsfuld ift. at budgettet kommer til at se fornuftigt ud for 2018 og balancere.

 

4. Specificeringer i cheftræner kontrakt ifbm. træningslejr og træningsweekend

– Der skal specificeres ift. transport. Rebecca sørger for dette

 

5. Rollefordeling i bestyrelsen – se bilag 3 – Rollefordeling Bestyrelsen 2017.xlsx

Rollefordeling for bestyrelsen i KTK86
Opgave	Ansvarlig
Besvarelser på mails til bestyrelsen	Rebecca
Besvarelser på infomail	Sanne
Medlemsoptag + venteliste	Sanne
Buddyordning	Sanne
Indkaldelse til bestyrelsesmøder/ agenda	Rebecca
Klubhus – kontraktforhold	Rebecca/Maria
Klubhus manager	Ronnie
Aftaleforhold	Rebecca/Maria
Medlemsindberetning	Sanne
Medlemsundersøgelse	Rebecca
Klubtøj	Jesper
Samarbejdsaftaler	Jesper
Referat	Ulla
Økonomi	Maria
Strategi	Formand/bestyrelsen
DTRIF	Rebecca
Kontakt til DAF/DIF	Rebecca
Forsikringer	Maria
Nyhedsbrev	Rebecca
Generalforsamling	Rebecca
Udvalg	Kontaktperson
Træningsudvalg	Ronnie
Aktivitetsudvalg	Sanne
Stævneudvalg	Ronnie
Eliteudvalg	Tine
Kommunikationsudvalg	Jacob
Ungdomsudvalg	Rebecca

 

6. TheMagic5 arrangement

-Et event med TheMagic5 må vi desværre vente med til kontrakten med Svømmespecialisten er udløbet med udgangen af 2017. Rebecca skriver til Simon.

 

7. Nyt fra udvalgene
8. Træningsudvalg

– Se punkt 2.a

– Maria tjekker op på, om der aflønnes for 1 eller 1½ time mandag aften.

– Vi aflønner ikke trænere for svømning fredag eftermiddag. Dette kan derfor udelades i budgettet for 2018

– Udvalget arbejder med træningslejeren på Mallorca. Der er pt. 13 tilmeldte og 6 ledige lejligheder endnu.

– Der bliver tjekket op på statistik ift. fremmøde til træning. Rebecca taler med Christel

 

1. Aktivitetsudvalg

– Der skal tages kontakt til udvalget ift. opdatering på aktiviteter for resten af året f.eks. om der planlægges et julearrangement

– Der mangler en formand for udvalget så opgaver ikke lander mellem to stole – Sanne kontakter udvalget omkring dette

 

1. Ungdomsudvalg

– Som det er nu, giver det ikke mening at have separate træninger for ungdomsatleterne da vi kun har 2 ungdomsatleter. Rebecca har derfor aftalt med Rie, at der pt. ikke arrangeres separat træning for ungdom.

– Da vi stadig har en del penge tilbage af vores tilskud fra ungdomsafdelingen vil Rebecca høre om kommunikationsudvalget har lyst til at overtage PR arbejdet inkl. de 10.000 kr vi har til dette. Hvis de ikke har lyst/ressourcer til dette vil Rebecca lave et opslag omkring hvorvidt 1-2 personer har lyst til at arbejde med dette frem til 31.12 hvor pengene skal være brugt. Ellers skal vi betale dem tilbage til kommunene (Pengene er afsat til tilbagebetaling i budgettet såfremt de ikke bruges)

 

1. Kommunikationsudvalg

– Evt. overtagelse af PR aktiviteter fra ungdomsudvalget – se ovenfor

 

1. Eliteudvalg

– Klage til AOU – Der er ikke noget nyt. Tine snakker med Esben om opfølgning.

– KTK logo på dragter når der køres i andre dragter til stævne – Tine har påpeget det. Det er stadig obligatorisk at køre i KTK dragt til DM stævner, hvilket alle eliteatleter overholder. (Dette gælder også for alle andre medlemmer i KTK)

– Kvalifikationskrav til A-atlet fastholdes fra 2017, på nær DM Duatlon som udgår som kvalifikationsstæve grundet den meget lave deltagelse i elitefeltet. Der indføres dog, at andre stævner som fx internationale duatlon og Xterra races kan være kvalificerende

– Strategi: fokus på svømmetræning – Vi har højt niveau her og det er her vi skal slå på ift. andre klubber.

– Der vil blive arrangeret krydspas mellem eliteudøverne. Dele erfaring mellem øvede og nye i eliten

– Fortsat fokus på at tiltrække nye eliteatleter til KTK

– Budget: Der er 32.000 tilbage for indeværende år. Eliteudvalget vil bl.a. gerne have lov til at bruge dem på en ekstra elite svømmetræner, tirsdag eller lørdag – Stig har sagt ja til 1-2 svømmepas ekstra om måneden, hvilket beløber sig til ca. 12.000 kr. fra nu og til december næste år. Dette har bestyrelsen godkendt, idet den ekstra trænerkapacitet også vil komme de almindelige medlemmer til gode, da den anden svømmetræner så ikke skal stå for eliten også de pågældende dage. Bestyrelsen godkendte endvidere, at der reserveres 2 x 5000 kr. fra indeværende sæsons budget til tilskud, såfremt Esben og Jens PB kvalificerer sig til VM Kona 2018. De resterende 10. 000 kr. går tilbage til klubkassen

– Event med Rune omkring aerodynamik på Flyvestationen – gik godt.

 

 

1. Stævneudvalg

– Gavekort fra Svømmespecialisten (Ronnie)

Ronnie har rykket for det og er blevet lovet at de bliver sendt til vores bestyrelsesmail. Ronnie følger op igen såfremt de ikke er blevet sendt i denne uge.

 

 

8. Evt.

– Hjemmesiden mangler info om, at man er medlem når, man har betalt kontingent. Sanne taler med klubmodul omkring hvorvidt der sendes en automatisk mail omkring man er optaget som medlem så snart man har trykket på betalingen i klubmodul.

 

– Jesper spørger Craft, hvad de forhandler af Speedo da vi ikke ønsker at forlænge aftalen med Svømmespecialisten efter 2017.

 

– Sanne laver et opslag på den eksterne fanside om, at vi ikke har venteliste og man kan melde sig direkte ind i klubben – link til tilmelding skal indgå i opslaget. (Mange tror fortsat at der er venteliste og har henvendt sig omkring, hvornår vi åbner for tilmelding).

 

Referat bestyrelsesmøde afholdt: August Kl. 17:30; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

Deltagere:
Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jacob Carstensen (Suppleant)
Ronnie Andersen (Suppleant)

Fraværende:
Mette Justesen (Næstformand)
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)

Opfølgning på opgaver fra sidst

• Medlemsundersøgelse og årsager til personlig træner (Mette)
  • Undersøgelsen er færdig og sendt ud til bestyrelsen til kommentering. Det forventes at undersøgelsen sendes ud ultimo juni.
• Opslag på ekstern FB side om prøvetræning – skal koordineres med træningsudvalget (Anne)
  • Der har været opslag om dette, men vi skal have koordineret åben træningen ift. EPM medlemmerne, hvor vi lige så godt kan invitere andre også. Anne tager dette videre.
• Plan for aktiviteter aftalt i aktivitetsudvalget skal sendes til bestyrelsen til orientering (Mette)
  • Planen er lagt op på hjemmesiden
• Opslag om KTK velkomstkomite til nye medlemmer på FB (Anne)
  • Anne har lagt opslag på FB og vil løbende lægges posts op, så nye ambassadører kan melde sig.
• Plakette til æresmedlemmer (Mette)
  • Plaketterne er kommet. Nu skal de blot sættes op i klubhuset. Mette har fortsat ansvaret for denne opgave
• Opdatering af hjemmesiden – kom. udvalget er tovholder (Jesper)
  • Kommunikationsudvalget mangler pt. medlemmer, så der er kun tid til at klare de daglige aktiviteter. Opdatering af hjemmesiden må vente til der er flere kræfter i udvalget.
• Video – (Jesper)
  • Uklart hvor langt i processen dette er pt.
• Vandrepokal til ungdomsklubcup (Rebecca)
  • Rie har overtaget opgaven og sørger for, at der er en pokal klar til klubfesten.
• Skrive til æresmedlemmer omkring rettigheder (Rebecca)
  • Der er skrevet til æresmedlemmerne.
• Sidste nyt omkring klubtøj (Jesper)
  • Klubtøjet er kommet og Jesper har været i dialog med Craft omkring den uprofessionelle håndtering og har aftalt en passende kompensation. Pt. er planen at fortsætte med Craft i 2018, som vi har option på i kontrakten. Evt. nyt tøjmærke må der tages stilling til i 2018. Dog er der ikke kræfter i bestyrelsen til at begynde at skifte tøjmærke. Har man en passion omkring dette og har lyst til at drive det, er man velkommen til at henvende sig.
• Christiansborg rundt vouchers (Tine)
  • Der er sendt mail ud til de berørte og 3 har vendt tilbage. Såfremt alle vouchers ikke bliver taget kan de gives til andre medlemmer.
• Nyhedsbrev (Rebecca)
  • Der skal udsendes nyhedsbrev i juni. Udvalgene er blevet bedt om at give deres input inden d. 23.6, hvorefter brevet sendes ud.

Meddelelser fra formanden

• Henvendelse fra DGI omkring triatlon
  Kristian Pugerup har henvendt sig ift. hvad DGI kan hjælpe klubben med. Umiddelbart er det mest trænerkurser og da vi har valgt en løsning, med en uddannet cheftræner, som sørger for at træner staben ift. løb og cykling er uddannet har vi ikke så stort behov for deres ydelser. Der kan evt. være nogle muligheder ift. svømning og foreningsudvikling, men dette ser bestyrelsen hellere foregår i DTriF regi. Der er pt. ikke koordinering mellem DTRIf og DGIs tri-uddannelser. Rebecca påpegede overfor DGI, at dette er meget uhensigtsmæssigt og hun opfordrede på det kraftigste DGI til at koordinere med DTRiF.

Økonomi v. Leif
Økonomien ser pt. ok ud. Dog venter vi med en endelig status til 30.6, så vi kan lave en halvårsstatus. Der er pt. 160 medlemmer.
Vi har også behov for en update på hvad status er ift. de penge vi har modtaget fra kommunen til udvikling af ungdomsafdelingen.

EPM undersøgelse

• Der var ikke så meget nyt under solen i EPM undersøgelsen, som DTRiF har lavet blandt alle EPM medlemmer i forbundet (EnkeltPersonsMedlemsskab).
• Som vores nuværende medlemmer er tid, arbejde og familie er stor udfordring at få kombineret med faste træningstider i en klub.
• Nogle respondenter udtrykte også, at de ikke mente de var gode nok til at deltage i klubtræning da niveauet i klubberne ofte er højt. Bestyrelsen diskuterede, hvordan vi skal forholde os til dette når der skal laves ny strategi i efteråret. Er vi en klub for alle eller skal der være et vist bundniveau? Vi hører tit, at folk bliver ovverraskede over niveauet. Umiddelbart ser vi ikke et problem i, at man er nybegynder og evt. langsom. Det handler mere om attitude og om at tage sporten seriøst. Dette vil vi diskutere videre efter sommer.
• Mange efterlyser mere og bedre kommunikation fra klubberne omkring ”what’s in it for me” når man melder sig ind i en klub. Når kommunikationsudvalget har mere båndbredde kunne det være interessant at lave en målrettet kommunikationsstrategi og kampagne for at tiltrække nye medlemmer.
• En anden ting, som vi besluttede at undersøge yderligere i medlemsundersøgelsen er, træningen om formiddagen. En del respondenter gav udtryk for, at manglende muligheder for træningen om formiddagen hvis man har aften/nat arbejde eller kører skiftehold simpelthen ikke findes indenfor triatlon. Måske vi skal være de første til at udbyde dette? Vi starter med at undersøge, om vores nuværende medlemmer kunne have et behov for dette.

Genforhandling af kontrakter

• Genforhandling af kontrakter
  • Da Jesper ikke var til stede og det er ham som pt. har mest indsigt i vores kontrakter valgte vi at skubbe dette punkt til næste møde.

Nyt fra udvalgene

• Træningsudvalg (Ronnie)
  • Kommunikation sammen med kom. Udvalget. Dette er pt. ikke relevant da kommunikationsudvalget ikke har ressourcer til at løfte andet end de daglige opgaver omkring hjemmesiden.
  • EPM træning – Rebecca har talt med Henrik fra DTriF og har fået et skema, hvor vi kan byde ind med hvilke træninger vi ønsker at åbne op/udbyde til EPM medlemmer. Dette er tænkt i rekrutteringsøjemed. Rebecca taler med træningsudvalget om dette.
  • Opdatering af regler for fællestræning – OW træning på hjemmesiden. Vibeke har opdateret reglerne og de ligger nu på hjemmesiden.
  • Der er ansat en ny svømmetræner, som allerede er startet. Der er også kommet endelig styr på vores svømmetider for 2017/2018 sæsonen efter en del bøvl. Stor tak for indsatsen for at få dette på plads!
  • Udvalget undersøger pt. om vi skal genoplive svømning tirsdag aften.
• Aktivitetsudvalg (Mette)
  • Udvalget er pt. i gang med at planlægge klubfesten. Man har været sent ude med booking og det er derfor pt. lidt uvist hvilken dato det bliver og hvor det bliver. Men udvalget arbejder på højtryk. Til gengæld er lokale og dato for 2018 på plads, så man ikke kommer i samme situation igen 🙂
• Kommunikationsudvalg (Jesper)
  • Kommunikation sammen med træningsudvalget – udsat grundet manglende ressourcer
  • Opdatering af indhold på hjemmeside – udsat grundet manglende ressourcer
  • Genoplivning af Tri-ekspressen anno 2017 – udsat grundet manglende ressourcer
• Eliteudvalg (Tine)
  • Reminder til eliten ift. deltagelse i træning.
    • Eliten har pt. fint fremmøde til træningen og der er ikke behov for reminder
  • Mål for eliten 2017
    • Eliteudvalget vil på næste møde forsøge at opstille en mere langsigtet vision for hvor klubben skal hen med elitedelen.
• Stævneudvalg (Ronnie)
  • Opdatering på KTK cuppen
    • Klubcuppen er opdateret og gavekort er udtrukket.
  • Udmelding omkring 4:18:4 tilmelding
    • Kommer snarest, men det er på plads at det bliver lørdag formiddag. Ronnie lægger en post på FB med at det bliver lørdag formiddag så folk ikke begynder at tilmelde sig andre heat.
• Ungdomsudvalg (Rebecca)
  • Ungdomsheat 4:18:4
    • Det ser ud til at vi kommer igennem med vores tiltag omkring et ungdomsheat. Rie arbejder på højtryk for at få hul igennem til Ironman for en endelig bekræftelse så vi kan starte markedsføringen.
  • Samarbejde med Skovshoved og Tri4
    • Vi fortsætter samarbejdet med Skovshoved og Tri4 for at se om vi kan skabe en støtte gruppe unge som kan træne sammen. Hver klub udbyder et fælles træningspas sådan at vi kan tilbyde flest mulige træningspas og samtidig dele de økonomiske udgifter.

Evt.
Dato for møder i 2. halvår er ikke aftalt. Rebecca sender doodle.