KTK86 afholder duathlon for børn og unge i samarbejde med TRI4 og Skovshoved Triathlon Klub. Stævnet er både for Jer, der går til triathlon og for Jer, der ikke gør, men gerne vil prøve.

Se mere info her

Referat bestyrelsesmøde afholdt: 22-03-2017 Kl. 17:30; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

DELTAGERE:

Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)

Mette Justesen (Næstformand) – med på Skype

Ulla Lauridsen (Sekretær)

Jesper Jeberg (Medlem)

Anne Donaldson (Medlemssekretær)

FRAVÆRENDE:

Leif Bodilsen (Kasserer)

Tine Holmgaard Larsen (Medlem)

Jacob Carstensen (Suppleant)

Udvidet møde kl. 18:30

DELTAGERE

Trænings- og eliteudvalget: Vibeke

Ungdomsudvalget: Rie

Kommunikationsudvalget: Natasja

Stævneudvalget: Ronni Andersen (Suppleant – bestyrelsen)

FRAVÆRENDE:

Aktivitetsudvalget

NÆSTE MØDE: D.(dato endnu ikke fastsat) Kl. 17.30, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

1. Opfølgning på opgaver fra sidst

a) Medlemsundersøgelse og årsager til personligtræner (Mette)

Medlemsundersøgelsen bliver den samme undersøgelse som for nogle år tilbage, så vi kan sammenligne resultaterne. Dog vil undersøgelsen også blive opdateret med nye spørgsmål og nogle vil udgå ift, hvordan klubben fungerer i dag.

Mette har talt med træningsudvalget omkring undersøgelsen og de vil gerne have spørgsmål omkring MTB og trail med i undersøgelsen.

Undersøgelsen vil blive udvidet med et tema omkring personlig træner, for at finde ud af, hvorfor mange i KTK har en personlig træner og om klubben evt. kan imødekomme de behov der er forbundet med personlig træner. Træningsudvalget har ikke umiddelbart input til denne del af undersøgelsen.

I undersøgelsen vil der også blive inkluderet et afsnit omkring forventning til fremtidigt medlemskab.

b) Tekst vedr. nyt medlem på hjemmesiden inkl. info om prøvetræning (Anne)

Teksten på hjemmesiden er nu opdateret. Der bør også laves et opslag på den eksterne Facebook side, hvor vi informerer og reklamerer for, at man kan komme til prøvetræning. Anne ser på dette til næste møde.

I løbet af den sidste måned er der kommet 4 nye medlemmer til klubben. Vi er pt. 160 medlemmer, hvoraf 153 er betalende medlemmer (inkl. 3 ungdomsmedlemmer).

c) Taglines til KTK video (Rebecca)

Taglines er lavet og sendt til Simon

d) Opslag om prøvetræning på ekstern FB side – skal koordineres med Træningsudvalget (Anne)

Se også punkt B – Anne aftaler med Vibeke.

e) Ungdomssamarbejde med TriClub DK (Rebecca)

Thomas Robert Madsen – formand for TriClub DK oplyste til formandsmødet, at de påtænker at etablere en ungdomsafdeling og en eliteafdeling på sigt. Thomas fortalte bl.a. at de har ungdomsmedlemmer på 15-16 år som træner med deres forældre. Ift. ungdomsafdelingen har Rie talt med Søren Binderup, som er cheftræner i TriClub DK ift. om hvorvidt det kunne give mening, at TriClub DKs medlemmer trænede sammen med KTK86. Dog har Søren ikke observeret ungdomsmedlemmer til træningen og ideen er pt. sat på standby.

f) Invitation til trailløb fra Alot (Rebecca)

Rebecca har talt med træningsudvalget og dette har ikke interesse. Rebecca har informeret formanden for Alot og takket for invitationen.

g) Opdatering af strategi (Rebecca)

Strategien er opdateret og sendt ud og vil blive diskuteret senere på det udvidede bestyrelsesmøde.

h) Hashtag konkurrence (Mette)

Mette har lagt opslag om konkurrencen ud på Facebook og den virker til at være godt modtaget. Der er allerede lagt billeder ud på både Instagram og Facebook med #ktk86 og andre hashtags. Mette vil løbende sende remindere ud og holde folk til ilden.

i) Fokus på sociale arrangementer (Mette  Aktivitetsudvalget)

Aktivitetsudvalget har lavet en plan for hele året og sender planen til Mette. Mette sender planen videre til bestyrelsen når hun modtager den.

j) KTK velkomstkomite til nye medlemmer (Anne)

Anne skriver et opslag på Facebook om det nye tiltag med en velkomst komite, som tager imod de nye medlemmer, samt potentielle medlemmer som kommer til prøvetræning. Forslaget er, at der er 6-8 personer i velkomst komitéen, som 1-2 gange om året skal tage imod nye medlemmer, som man skal byde velkommen og tage hånd om. Håbet er, da dette ikke er en tidskrævende opgave, at medlemmer som pt. ikke har overskud til at sidde i udvalg, kunne have lyst til at påtage sig denne opgave.

k) Plakette til æresmedlemmer (Mette)

Mette har fået styr på årstal og sætter dem i produktion.

På plaketterne kommer der navn, årstal og begrundelse for udnævnelse til æresmedlem.

Hvad det medfører af rettigheder og privileger at være æresmedlem vil blive taget op på næste bestyrelsesmøde.

l) Kontakt til Jimmi Johnsen omkring kontingent/medlemskab (Anne)

Anne har kontakt Jimmi ift. at han ikke længere har frikontingent, da han er stoppet med at køre tri som professionel og om han ønsker fortsat medlemskab af klubben. Jimmi har ikke svaret og dermed betragter vi det som at han vil melde sig ud af klubben.

m) Opdatering af hjemmesiden – kom. udvalget er tovholder (Jesper)

Jesper har talt med Rasmus Wissing, og for at opdatere hjemmesiden skal de have input fra de andre udvalg. Alle udvalg skal gennemgå deres sider og så sende opdaterede tekster til udvalget. Kom. udvalget sender mail ud til alle udvalg med en deadline.

n) Video – (Jesper)

Simon meddeler at videoen er færdig, men der er lidt problemer med at uploade den grundet størrelsen. Der arbejdes på at løse udfordringerne.

o) Opfølgning på AH Cykler – (Rebecca)

AH har sagt ok til at vi fjerner logoet fra tøjet når de ikke støtter os med de 20.000 kr. i tøjstøtte i 2017.

2. Meddelelser fra formanden

a) Ungdom klubcup

Stævneudvalget har sagt OK til at lave en ungdomsrække i klubcuppen. Da der pt. ikke er så mange ungdomsmedlemmer bliver det en “winner takes it all” konkurrence.

Jesper forhører sig hos vores sponsorer om vi kan få ekstra præmier til ungdomsrækken.

Der skal indkøbes en vandrepokal. Rebecca beder Rie om at sørge for dette.

b) Henvendelse fra Tri-rejser

– Se bilag 1

Der vil ikke blive lavet et opslag på Facebook omkring tilbuddet, det vil blot blive lagt op på hjemmsiden under stæverabatter. Rebecca sørger for dette.

c) Evalueringsmøde med Rune
– Se bilag 2

Rebecca, Helle og Vibeke har afholdt evalueringsmøde med Rune. Begge parter er glade for samarbejdet og har identificeret 4 områder, som kan forbedres og skal have ekstra opmærksomhed.

1) Organisation – det er en kompleks organisation at komme ind i og det er aftalt, at Rune har en fast kontaktperson i træningsudvalget som sørger for at inddrage relevante personer når det er nødvendigt.

2) Gøre som vi plejer – vi skal være mere åbne overfor de forandringer det medfører, at skifte træner. Vi skal også være bedre til at kommunikere, at vi gerne vil noget nyt.

3) Personlige trænere – Dette er ikke en specifik KTK udfordring – sådan er det i alle klubber, men vi skal i KTK finde ud af hvordan vi vil håndtere det. Træningsudvalget vil i samarbejde med Rune definere, hvor grænsen går ift. hvornår det giver mening at deltage i klubtræningen og hvornår det bliver for forstyrrende, hvis man har et andet program.

4) Niveaudelt træning – det er vigtigt at alle kan være med og vi skal igen være bedre til at kommunikere ift. at det er ok, hvis man ikke deltager i hele programmet hvis man ikke er i form til det, er skadet etc.

3. Gennemgang af strategi og udvælgelse af fokusområder for 2017

a) Medlemsudvikling triatlon i Danmark, bilag 3a

b) Strategi 2017, bilag 3b

c) Strategi – Oversigt over mål og status 2016, bilag 3c

Opdateret strategi inkl. fokusområder for 2017 er lagt på hjemmesiden og kan læses der.

4. Hvem har ansvaret for klubteltet?

a) Klubteltet er vigtigt at have med ude når vi er til stævner. Der har været lidt usikkerhed omkring hvem der har ansvaret for at få teltet med ud. Dette bør afklares.

Aktivitetsudvalget har planlagt at tage teltet med ud til nogle af stævnerne. Rebecca spørger om de vil være generel tovholder på teltet. Dette betyder ikke at aktivitetsudvalget skal tage teltet med ud til alle stævner, men blot sørge for at finde nogen som kan tage det med (Og hvis ingen kan, så kommer teltet ikke ud). Hvis aktivitetsudvalget ikke vil stå for denne opgave skriver Rebecca ud og hører om nogen kunne tænke sig at være tovholder på teltet.

5. Nyt fra udvalgene

a) Træningsudvalg

– Træningsudvalget vil arbejde på kommunikationen jf. punkt 2c og har indkaldt til møde med kommunikationsudvalget for at fordele opgaverne.

_ Vibeke er ny formand for træningsudvalget. Formandsposten i eliteudvalget går efter aftale med Tine tilbage til hende.
– Træningsudvalget er positive ift. at udbyde EPM træning for at forsøge at rekruttere nogle medlemmer. (EPM = Enkeltpersonsmedlemskab dvs. den licens man betaler for at deltage i stævner når man ikke er medlem af en tri-klub).Et forslag kunne være at eliten vil stå for det – det ville trække folk til og eliten vil kunne tjene penge på det (Forbundet betaler for at klubben stiller trænere til rådighed).
– Udvalget og bestyrelsen er enige om, at MTB og trail løb ikke vil blive udbudt henover sommeren efter nærmere drøftelser. Det fastholdes dog som vintertræning.
– OW trænere – der er behov for flere OW trænere
– Der er et nyhedsbrev på vej.

b) Aktivitetsudvalg

– Udvalget har lavet en plan, som vil blive lagt op på hjemmesiden.

c) Kommunikationsudvalg

– Indholdet på hjemmesiden skal opdateres. Udvalget skriver en mail til de andre udvalg hvor de beder alle om at gennemgå deres tekster på hjemmesiden og sende opdatere tekster til kom.udvalget.

– Reglerne for svømning, OW, cykling og løb skal revideres, da de pt. har skræmt nogle væk fra fællestræningen.

– Rebecca foreslår en genoplivning af Tri-ekspressen anno 2017 evt. hvert ½ år – kommunikationsudvalget vil tage det op til overvejning. Rebecca sender et eksempel på Tri-ekspressen til udvalget.

– Udvalget har en masse forskellige ideer til hjemmesiden, som vil blive evalueret løbende.

– Der er oprettet en side med klubtøj på hjemmesiden inkl. lagerstatus. Du finder den under menupunktet ”For medlemmer”.

– Udover konkurrencen på instagram (se punkt 1h) vil Benjamin også begynde at poste billeder på Instagram fra vores KTK profil. Bestyrelsen er enige om, at klubben pt. ikke ønsker at bruge snapchat. Instagram takeover vil være en fed ide, bl.a. ift. sommerens stævner, men også den daglige træning.

d) Eliteudvalg (Vibeke)

– Udvalget arbejder fortsat på at få en ekstra træner mandag til eliten

– Der arbejdes på at lave et format for cykeltræningen, som er attraktiv for eliten

– Update på elitedragt – DTriF har vendt tilbage omkring, at det ikke er et krav med lynlås i ryggen i 2017 udover de nordiske mesterskaber i Fredericia. Vi har pt. 2 eliteatleter som skal køres stævnet – de har dog begge landsholdsdragter og kører derfor i dem til det pågældende stævne.

– Simon har fået direkte adgang til elitens side på hjemmesiden og har opdateret den bl.a. med sæsonplan for 2017. Der er også planer om at lave en videoen omkring eliten.

– Ift. strategien for 2017 vil eliteudvalget udarbejde nogle mere specifikke mål for eliten og i hvilken retning man ønsker at eliten skal gå fremover.

e) Stævneudvalg

– Klubcuppen er færdig og der er tilføjet en ungdomsrække

– der bliver med stor sandsynlighed et KTK heat til 4:18:4 for både voksne og børn. Børne heatet skal bruges til rekruttering. Bl.a. vil KTK ungdom tilbyde træning op til selve eventet også. Endelig bekræftelse på et børne-/ungdomsheat er dog endnu ikke på plads.

f) Ungdomsudvalg

– DtriF havde indkaldt til møde mellem Skovshoved Tri, KTK86 og Tri4 d. 1 marts ift. evt. ungdomssamarbejde mellem klubberne. Dette giver dog ikke mening for KTK, da vores ungdomsmedlemmer er en del ældre end dem i de andre klubber og dermed giver det ikke mening hverken træningsmæssigt eller socialt. Tri4 og Skovshoved har dog aftalt 1 ugentlig fællestræning. KTK vil evt. deltage i andre træningssamlinger hvis det giver mening. Pt. er vores ungdomsmedlemmer dog ikke umiddelbart interesseret i træning med andre ungdomsafdelinger, da de hellere vil integreres med resten af KTK.

– D. 28 marts og 4 april er der aftalt skolevent for 8. klasserne på Sølvgades skole. Rie deltager begge gange og har hhv. Jakob og Kasper med til sessionerne.

– Da vi har fået en del midler til PR fra kommunen vil Rie tage kontakt til Morten Vanggaard, som kan hjælpe med bl.a. Facebook reklamer.

Der arbejdes pt på en ungdomsforårsduathlon i samarbejde med Tri4 og Skovshoved Tri. Vi afventer pt svar fra Flyvestationen om tilladelse til at afholde stævnet den 30. april.

6. Evt.

– Craft har sendt prøvetryk af tøjet. Den røde farve er – desværre igen – ikke helt korrekt og et nyt prøvetryk er bestilt. Vi håber at det hurtigt kan komme på plads så tøjet ikke bliver forsinket alt for meget. Jesper skriver et opslag omkring dette på Facebook.

– Rebecca laver doodle omkring næste bestyrelsesmøde

Referat bestyrelsesmøde afholdt: 15-02-2017 Kl. 18:15; Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

Deltagere:

Rebecca Friis Hjortegaard (Formand)
Mette Justesen (Næstformand)
Leif Bodilsen (Kasserer)
Tine Holmgaard Larsen (Medlem)
Jesper Jeberg (Medlem)
Anne Donaldson (Medlemssekretær)
Jacob Carstensen (Suppleant)

Fraværende:
Ulla Lauridsen (Sekretær)
Ronni Andersen (Suppleant)

NÆSTE MØDE: D. 22 Marts Kl. 17.30, Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K

1. Opfølgning på opgaver fra sidst
a) Aftale med Svømmespecialisten (Rebecca) – Aftalen er nu underskrevet af begge parter. Aftalen er som tidligere, dog eks. gavekort til to våddragter men inkl. gavekort på 5 x 400 kr. til klubcuppen og 1 x 2000 kr. til Årets KTK’er.
b) Årsager til personlig træner (Mette) – Mette deltager i møde med træningsudvalget den 26 februar, hvor de arbejder videre med denne undersøgelse. Da der skal sendes medlemsundersøgelse ud i 2017 kan de evt. slås sammen. Det tages der stilling til i løbet af de næste par måneder.
c) Venteliste link fjernes + tekst under ”Nyt medlem” skal revideres (Anne) – Se punkt 4
d) Medlemshvervning:
– Mere aktiv brug af video fra træning mm på hjemmeside og Facebook (Jesper) Jesper i dialog med Simon, som er ved at lægge sidste hånd på videoen til hjemmesiden. Bestyrelsen får den til gennemsyn når den er færdig. Tag-lines besluttes på baggrund af den endelig strategi og Rebecca kommunikerer disse til Simon
– Vennedag (tage en ven / potentielt nyt medlem med til træning) (Anne)
Anne har lavet et opslag, som er lagt på hjemmesiden og i Facebook gruppen. Man kan overveje at lave opslag om prøvetræningsdag for nye medlemmer på den eksterne FB-side. Medlemstallet er steget en smule de seneste måneder og der er nu 154 voksenmedlemmer og 3 ungdomsmedlemmer

2. Meddelelser fra formanden
a) Update fra formandsmøde d. 9.2.2017
– Workshoppen omhandlede hvordan man sikrer fortsat vækst i triatlon og hvordan de forskellige klubber har indrettet sig ift. kontingenttyper.
– Generelt er der lidt færre medlemmerne nu, hvilket vi også selv har mærket i klubben. Dog er antallet af EP medlemmer steget, og konverteringsrasten i 2015 fra EP til klubmedlem var ganske høj (518 medlemmer). EP medlemsskabet er godt i den forstand, at den engangslicens de køber til stævnerne går ubeskåret til tri-forbundet og på den måde er de med til at sikre midler til udvikling af sporten, men også en risiko for at det fraholder dem fra at blive fuldbyrdet medlem af en triklub. Klubberne har fortsat mulighed for at tilbyde at arrangere en fællestræning for EP medlemmer, som også kan bruges som rekrutteringsevent, hvilket den pågældende klub modtager betaling for. Sidste år havde KTK’s træningsudvalg ikke lyst til at arrangere EP-fællestræninger.
– Derefter blev der diskuteret diverse medlemsskabstyper – flere klubber har 2-3 typer medlemsskaber, herunder duatlonmedlemskaber pga. begrænset svømmehalskapacitet, hvilket – endnu – ikke er et problem i KTK.
– Flere klubber talte om interesse for at starte ungdomsafdelinger bl.a. Kvik Tri og TriClub Danmark, og spurgte meget ind til vores opstart. Vi kan overveje at etablere et trænningsfællesskab/sparring med TriClub Danmark, da det lød til, at de allerede havde nogle unge medlemmer som kom til træning med deres forældre. Og givet at det er så svært at rekruttere til ungdomsafdelingen kan det være en fordel at skabe et samarbejde så der sikres en kritisk masse fremfor at konkurrere om de samme unge. Rebecca vil tage fat i formanden for TriClub Danmark og høre, hvor mange ungdomsmedlemmer de reelt har og naturligvis også vende det med ungdomsudvalget.
– Der bliver afholdt GF i forbundet d. 25 marts som Rebecca deltager i
b) Invitation til trailløb med ALOT Formanden modtog en invitation til at vi kunne komme ud og deltage i deres trailløb i Albertslund sidste weekend i april. Rebecca vil tage kontakt til træningsudvalget og bede dem overveje, om vi skal lave det til et træningsevent.

3. Gennemgang af strategi og udvælgelse af fokusområder for 2017, bilag 1a+b
a) Rebecca gennemgik strategien for sidste år, hvilke punkter der er opfyldt og hvad vi bør fokusere på fremadrettet. Vi vurderer at strategien med mindre tilretninger fastholdes
Der blev i 2016 ikke holdt en medlemsdag, hvor årsplan blev gennemgået. Dette bør gøres i 2017, evt. inkl. noget socialt
Fokusområder i 2017:
a) Fastholdelse – følgende tiltag blev aftalt:
– Fokus på Xterra (trail og MTB) – det er uvist hvor stor behovet er, men vi vil forsøge at bibeholde MTB træning f.eks. 1 gang månedligt for at se om dette kan være med til at fastholde og/eller rekruttere nye. Rebecca tager kontakt til træningsudvalget omkring dette.
– Større fokus på brug af # (hashtags) for at skabe opmærksomhed på de sociale medier. Evt. med en lodtræningspræmie for dem som er bedst til at lave opslag. Mette tager kontakt til kommunikationsudvalget omkring dette.
– Mere fokus på sociale aktiviteter som brunch, morgenmad i klubhuset mm. Mette tager kontakt til aktivitetsudvalget omkring dette.
b) Rekruttering – følgende tiltag blev aftalt:
– Fokus på Xterra – som punkt a ovenfor
– Hvis vi får tilladelse til at lave en duatlon i foråret for ungdomsatleter kunne vi udvide med voksne også, da vi alligevel har hele set-up’et klart. Dette afklares med ungdomsudvalget, når de evt. har tilladelse til stævnet.
– Tag din ven med til træning og sociale medier – se punkt 1d.

4. Intro til nye medlemmer og tekst på hjemmesiden
a) Se bilag 2
– Anne har kigget på at opdatere teksten på hjemmeside i forhold til, at vi ikke længere har en venteliste, og nu optager medlemmer løbende.
– Vi skal have tænkt over hvordan vi tager imod nye medlemmer. Det er vigtigt at nye medlemmer bliver taget godt imod, introduceret og bliver socialt integreret. Det besluttes, at der skal laves en KTK velkomstkomite aka en gruppe af nuværende medlemmer, som Anne kan tage kontakt til og bede om at tage imod nye medlemmer, så der altid er en der er klar til at tage imod, introducere til de andre medlemmer og til træneren etc. Anne står for at rekruttere til velkomstkomiteen – og man er velkommen til at kontakte Anne hvis man gerne vil være med.

5. Fordeling af roller i bestyrelsen + udvalgsrepræsentanter
a) Se bilag 3 Listen godkendt med få ændringer/tilføjelser og rollerne fordeler sig således:
Rollefordeling for bestyrelsen i KTK86

Opgave Ansvarlig
Besvarelser på mails til bestyrelsen – Rebecca
Besvarelser på infomail – Anne
Medlemsoptag + venteliste – Anne
Buddyordning + intromøde – Anne
Indkaldelse til bestyrelsesmøder/ agenda – Rebecca
Klubhus – kontraktforhold – Rebecca
Klubhus manager – Ronnie
Aftaleforhold – Rebecca/Leif
Medlemsindberetning – Anne
Medlemsundersøgelse – Mette
Klubtøj – Jesper
Referat – Ulla
Økonomi – Leif

Strategi – Formand/bestyrelsen
DTRIF – Rebecca
Kontakt til DAF/DIF – Rebecca
Forsikringer – Leif
Nyhedsbrev – Rebecca
Generalforsamling – Rebecca/Tine

Udvalg Kontaktperson
Træningsudvalg – Ronnie
Aktivitetsudvalg – Mette
Stævneudvalg – Ronnie
Eliteudvalg – Tine
Kommunikationsudvalg – Jesper
Ungdomsudvalg – Rebecca

6. Æresmedlemmer
a) Følgende er æresmedlemmer:
– Peter Sandvang
– De fire stiftere
– Jimmie Johnson står som æresmedlem, men dette er en fejl (Han var tidligere kontingentfritaget, da han bor i Australien og når han konkurrerede som professionel i Danmark repræsenterede han KTK). Han er nu stoppet som professionel. Anne skriver til ham og informerer om, at hans kontingentfrihed stopper inden vi ændrer hans status i klubmodul.
– Det besluttes at æresmedlemmerne hyldes med en plade i klubhuset med deres navne og årstal for æresudnævnelsen. Mette står for dette.

7. Nyt fra udvalgene
a) Træningsudvalg (Anne)
– Der skal indkaldes til evalueringsmøde med Rune og bestyrelsen vil gerne have, at træningsudvalget støtter og hjælper med kommunikation mere end det har været tilfældet. Rebecca tager kontakt til træningsudvalget.
– Udvalget har endnu ikke holdt deres første møde, men det er planlagt til den 26. februar. Udvalget overvejer et par ekstra udvalgsmedlemmer.
– Udvalget har aftalt med Rune at flytte søndagsvintercykling til kl 10.
b) Aktivitetsudvalg (Mette)
– Udvalget kigger på noget socialt arrangement i løbet af foråret
– Jesper har arrangeret en VIP aften i Kaiser Sport onsdag den 22 februar.
c) Kommunikationsudvalg (Jesper)
– Morten Strømstad har overleveret vedr. systemer, hjemmeside mm til det nye udvalg.
– Udvalget har møde den 15. februar, hvor de kigger på en plan fremadrettet
– Jesper tager kontakt til udvalget ift. at være tovholder på at få opdateret indholdet på hjemmesiden inkl. Billeder, hvor gamle klubdragter/sponsorer fremgår.
c) Eliteudvalg (Tine)
– Der arbejdes fortsat på at finde en træner til mandag aften, der evt. bare kan undervise for en periode frem til sommerferien
– Update på elitedragt: Udvalget er på sagen og har kontaktet Lykke Sport vedr. leveringsbetingelser og pris samt med forbundet vedr. regler/deadline for krav om elitesprintdragt med lynlås på ryggen. Umiddelbart er det ikke et krav for sæsonen 2017.
– Hjemmeside: Udvalget er i dialog med kommunikationsudvalget vedr. opdatering af tekst på hjemmesiden
d) Stævneudvalg (Mette)
– Klubtelt – udskudt til næste møde
– Klubcup – den er der styr på og de kigger nu frem mod Ironman CPH
e) Ungdomsudvalg (Rebecca) – Bogføring af økonomi jf. tilskud fra kommunen. Ungdomsudvalget har modtaget tilskud fra Københavns Kommunen på DKK 37.250 ud af de DKK 50.000. Der er ret strikse krav for, hvad pengene kan bruges til og de SKAL være i overensstemmelse med ansøgningen.

8. Evt.
a) AH Cykler vil gerne ændre kontrakten, da det ikke hænger sammen for ham (det beløb han giver mod hvor mange der kommer i butikken). Han ønsker at de DKK 20.000 i tilskud til klubtøj bortfalder. Rebecca følger op med AH
b) Jesper har afgivet bestilling af klubtøj til Craft/Kaiser. Craft ønsker at lave en tøjprøve før den endelige bestilling sættes i produktion, da vores bestilling er så stor. Dvs. at de er helt sikre på, at kvaliteten er i orden inden de sætter produktionen i gang så vi ikke står med en ”barrøvsmodel” som for nogle år siden, hvor kvaliteten ikke var i orden. Det forsinker leveringen med nogle uger. Levering forventes ultimo april/primo maj.

9. Opgaver til næste gang:
a) Udvidet bestyrelsesmøde med fokus på strategi i marts, næste møde 22. marts kl 17.30 for bestyrelsen og kl. 18.30 for de resterende udvalg.

Ordinær generalforsamling
Københavns Triathlonklub 1986

Lørdag den 21. januar 2017 kl. 12.30 hos
Clipper Group, Sundkrogsgade 19, 2100 København Ø
Referent: Rie Buchardt og Camilla Theut Riis

Præsentation: 2017-01-21 Generalforsamling – Præsentation

1. Valg af dirigent.
Bestyrelsen indstillede Kristian Henningsen, som blev valgt.

Dirigenten har sikret sig indkaldelsen til generalforsamlingen er udsendt til tiden. Dirigenten modtog 2 fuldmagter og talte 44 fremmødte. Dermed 46 stemmer i alt.

2. Formandens beretning
(Se også PowerPoint præsentationen fra dagen)
De tiltag der er gjort i 2016 er valgt på baggrund af visionen. Dog har det først og fremmest været bestyrelsen hensigt, at få klubben ind i en god rytme og drift, da der i 2015 var mange nye initiativer, som f.eks. ny cheftræner, nyt klubhus, nye træningstider etc. Det har været vigtigt at få klubben ind i en stabil rytme, hvor tingene fungerer og man ved hvilken retning klubben har.

Visionen for klubben er stadig:
KTK86 ønsker at være en triatlonklub baseret på et stærkt fællesskab, der løfter det enkelte individs niveau og sikrer et inspirerende og motiverende træningsmiljø.

Og med udgangspunkt i visionen valgte bestyrelsen 2 fokusområder for 2016:
1) Fastholdelse af medlemmer
2) Brug af klubhus
3) 30 år jubilæum

Ad. 1: Som led i at fastholde flere medlemmer blev der i 2016 indført et støttemedlemsskab, hvor man kan bibeholde kontakt til klubben selvom man i en periode måske ikke kan træne så meget, er ude at rejse e.l. Dette blev indført på baggrund de mange positive tilkendegivelser der kom om et støttemedlemskab på sidste års generalforsamling.

Støttemedlemsskabet trådte i kraft i november og der er pt. 13 støtte medlemmer. Det koster 300 kr. om året at være støttemedlem. Man har ikke licens eller adgang til træning, men kan deltage i et socialt arrangement i løbet af året, har adgang til Facebook gruppen og hjemmesiden og kan sidde i udvalg eller være ninja til ironman hvis man har lyst.

Vi så dog en stort antal udmeldelser her til sidste kontingentbetaling og for første gang i mere end 5 år er der ikke venteliste til klubben. Så vi har stadig et stykke arbejde der skal gøres på denne front.

Ad. 2: Der har i samarbejde med træningsudvalget og aktivitetsudvalget været gjort en stor indsats for at få integreret klubhuset i den daglige træning og klubbens sociale aktiviteter og det lader til at det er lykkes at få gjort klubhuset til en naturlig del af vores træning. Så det må betegnes som en succes og at tiltaget er lykkes.

Ad. 3: Jesper og Mette fra bestyrelsen tog teten på 30 års jubilæet, hvor vi havde en rigtig god dag i klubhuset med besøg af 3 af grundlæggerne inkl. store legende som Peter Sandvang og Susanne Nielsen. Vi fil dermed endelig en officiel tid af mester selv i Sandvang slammeren sammen med andre gode historier fra klubbens historie. Peter Sandvang gav klubben den tri-top han vandt EM lang i, i 1997 efter en tæt kamp med Morten Fenger løbet igennem.

Alt i alt en fantastisk dag, og tak til Jesper for også at lave de mange opslag omkring klubbens profiler, så man kunne læse om dem inden jubilæet.

Der var dog også nogle forstyrrelser i løbet af året. Desværre skulle vi endnu en gang ud at finde en ny cheftræner. Det nedsatte ansættelsesudvalg, endte med at anbefale bestyrelsen, at tiden var kommet til at tænke nyt og prøve noget andet end vi hidtil har gjort, og dette førte til ansættelsen af Rune Larsen/Aim High. Forskellen fra før er nu, at vi har et team af trænere til at løfte løbe og cykeltræningen med Rune som tovholder der sikrer sammenhængen mellem disciplinerne inkl. svømningen. Her står vi dog stadig selv for trænerne.

Det lader til, at der er blevet taget godt imod det nye koncept og at mange finder god motivation i træningen og at valget om at gå i en ny retning har været den rigtige.

En anden lille forstyrrelse var at sponsorudvalget valgte at nedlægge sig selv, hvorefter bestyrelsen overtog al arbejdet med klubtøjet og sponsorkontrakterne. Her skal der lyde en stor tak til Jesper, som pt. lægger et stort arbejde i at få udnyttet vores kontrakter optimalt samt at stå for bestillinger og salg af klubtøj. Og som en periode næsten var deltidsansat i Kaiser Sport for at hjælpe dem med at få styr på vores aftale efter at kontaktpersonen hos dem sagde op og efterlod sig et meget stort rod. Kaiser Sport har været utrolig taknemmelige for vores indsats i den forbindelse.

Der har også været 3 udtrædelser af bestyrelsen, hvorfor de to oprindelige suppleanter; Jesper og Anne, nu er fuldgyldige medlemmer af bestyrelsen. Og der er kommet to nye medlemmer ind, Ulla, som har overtaget posten som sekretær og Jacob, som er suppleant. Dvs. at der pt. er en ubesat post som suppleant i bestyrelsen.

En strategisk beslutning i løbet af foråret var også – i samarbejde med Tri4, at nedlægge Tri Team Copenhagen (TTC), som var vores fælles eliteprojekt. Desværre kom der aldrig rigtig til at fungere efter hensigten og i og med at det betød en opdeling af bredde og elite, besluttede vi at trække eliten tilbage til klubben, så der kan komme langt nedre interaktion mellem eliten og bredden og fordi vi mener, at vi kan skabe nogle bedre rammer for eliten internt i klubben.

Sidst, men ikke mindst, har vi også oprettet et ungdomsudvalg på baggrund af sidste generalforsamling og der har også været lidt udfordringer her ift. at have ressourcer nok til at få løftet den opgave der er, at starte en ungdomsafdeling. Dog har vi nu fået et godt og solidt udvalg, som arbejder hårdt på at få det til at lykkes. Vi har pt. 3 atleter og er i gang med rekrutteringsprocessen, så vi kan nå op på en kritisk masse hvor det løber rundt.

I en klub som KTK er der rigtig mange frivillige – ca. 40 har der været på fast basis i løbet af året. Til jer skal der lyde et stort TAK! Især en stor tak til lyde til træningsudvalget – Helle og Kristian, Sanne og Camilla, som alle stopper. Tusind tak for jeres indsats og store arbejde. Også stor tak til Morten Strømstad i kommunikationsudvalget, som har gjort en kæmpe indsats og sørget for vores hjemmeside og nærmest har leveret 24 timers svar service på e-mail. TAK!

Og endnu en gang tal til alle der har bidraget. Det er på grund af jer, at KTK fungerer og er den klub det er! Og jeg håber, at andre har lyst til at træde til i udvalgene og være med at drive klubben fremadrettet.
Med billeder siger mere end ord, så her er et tilbageblik, når man ser på de billeder der er lagt op på vores Facebook gruppe i løbet af året:
Billedshow – for at se det klik HER

Endnu en gang tak for et fantastisk 2016 – lad os gøre 2017 lige så fantastisk!

3. Fremlæggelse af regnskab 2015 og budget 2016
Se regnskab og budget i præsentationen fra generalforsamlingen på hjemmesiden.
Leif gennemgik regnskabet for 2016, samt gennemgå budgettet for 2017. Slutteligt blev budgettet sendt til godkendelse af Generalforsamlingen.
Regnskab

• Vi havde budgetteret med et underskud på 9.000 og kommer ud med et plus på 54.275 kr. – Der er flere årsager til dette bl.a. at der er brugt lidt mindre på træningen, at vi har fået de 25.000 kr. som Autolease skyldte i sponsorat fra sidste år, samt at vi har optimeret og aktiveret vores sponsoraftaler og ny udnytter dem fuldt ud. Vi har også forhandlet en højere pris for vores hjælp under 4:18:4 og IM Cph hjem, hvor vi nu får 10.000 kr. mere. Sidst er der også kommet godt 34.000 kr. retur via lukningen af TTC.
• Egenkapitalen er pt. 230.000. Årsagen til at totalen af passiverne er på kr. 555.707 er grundet forskudt kontingent. Så en del af pengene skal dække udgifterne for 2017 frem til næste kontingentbetaling.

Regnskabet for 2016 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.

• I 2017 har vi valgt at budgettere med at bruge noget af vores egenkapital, da der ikke er grund til, at vi har alt for mange penge i banken. De skal komme medlemmerne til gode. Der er derfor budgetteret med et underskud på kr. 77.500
• Der spørges til hvad udgifterne til tøj dækker: Det er det tilskud klubben giver så man kan købe en racedragt/todelt dragt med nedsat pris. Tilskuddet dækker også januar bestillingen på træningstøj med tilskud via AH cycler. Racedragt/todelt er nedsat med Kaisersports sponsorat.
• Der spørges til, hvad administration dækker over: Det er bl.a. mad til generalforsamlingen, bespisning af udvalg, bank gebyrer ol.
• Hvis det lykkes os at få flere medlemmer i løbet af året vil underskuddet mindskes. I forbindelse med dette bliver der spurgt, hvilke tiltag der kommer ift. at få nye medlemmer? Formanden svarer, at der er initiativer omkring reklame på sociale medier – herunder brug af videoer med hjælp fra Simon, der er planlagt ”tag en ven med til træning” kampagne og så vil vi gerne opfordre alle til at træne i klubtøjet, så man kan se hvor vi kommer fra når vi er ude. Så kan folk genkende os og se, hvem vi er og hvor de skal melde sig ind hvis de vil være med i en triatlonklub. Der opfordres til at give input til bestyrelsen, hvis man har andre gode ideer mht. hvervning af nye medlemmer.

Budgettet for 2017 blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen.

4. Behandling af indkomne forslag
4.1: Helle Sommer Sahlholdt stillede følgende forslag til afstemning:
Det foreslås at flytte punkt 4 (Behandling af indkomne forslag) til efter valg af både bestyrelse og udvalg, da det ofte er dette punkt hvor der er mange (relevante!) diskussioner. Sidste år blev valg til udvalgene lidt nedprioriteret, da tiden løb fra os og mange medlemmer var gået. Da klubben er båret af frivillige er det vigtigt, at dette bliver prioriteret. Nedenfor er listet et forslag til en ny dagsorden.
Rækkefølge på ny foreslået dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning om bestyrelsens arbejde.
3. Kassereren eller Formanden fremlægger det reviderede regnskab samt fremlæggelse af budget for det kommende regnskabsår.
4. Valg af bestyrelse:
   1. Formand (ulige år)
   2. Næstformand (lige år)
   3. Kasserer (lige år)
   4. Sekretær (ulige år)
   5. Medlemssekretær (lige år)
   6. 2 Bestyrelsesmedlemmer (hhv. lige og ulige år)
   7. 2 Suppleanter (hhv. lige og ulige år)
5. Valg af revisor og revisorsuppleant 
6. Hvert udvalg aflægger beretning. Beretningen kan runddeles skriftligt ved generalforsamlingens start eller aflægges mundtligt, hvis udvalget finder anledning dertil.
7. Nedsættelse af diverse udvalg, efter behov
8. Behandling af indkomne forslag.
9. Eventuelt.

Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen
4.2: Jesper Jeberg stillede følgende forslag til afstemning på vegne af bestyrelsen:

Det foreslås at udnævne de 4 oprindelige stiftere af klubben til æresmedlemmer i KTK86 i forbindelse med vores 30 års jubilæum.
Indstilles som æresmedlemmer i KTK 86 til generalforsamlings afstemning:

• Gabor Klöczl
• Peter Andreas Hartkopp
• Jan Damgaard
• Henrik Thorup

Der blev spurgt ind til, hvad æresmedlemmerne for ud af at være æresmedlemmer i klubben og om de må deltage i arrangementer? Bestyrelsen svarede, at lige nu bliver æresmedlemmer ikke inviteret til arrangementer som sådan – de er dog inviteret til Generalforsamlingen i dag. Der har været talt om at lave en træplade med navn i klubhuset, men dette er ikke blevet gennemført. Men de bør kunne ses i klubhuset.

Der har tidligere været forsøg på at lave en side på hjemmesiden omkring dette, men det er pt. uklart hvem der er æresmedlemmer i klubben. Denne side bør laves fremadrettet.

Forslaget blev godkendt med fuld enstemmighed af Generalforsamlingen

4.3: Rie Buchardt stillede følgende forslag til afstemning:
Det foreslås, at støttemedlemmer fra 2017 får mulighed for at deltage i klubfesten til den pris, som festen koster uden tilskud fra KTK (altså til en højere pris).
Begrundelse: Langt de fleste, der ønsker at være støttemedlem, er tidligere medlemmer, der har lagt et arbejde i klubben, har været meget aktive og kender mange i klubben. Derfor synes jeg det ville være fint, om de kunne deltage i klubfesten. Måske vil dette være et incitament til at få flere støttemedlemmer. Jeg forestiller mig, at der ikke vil være tale om et stort antal “ekstra” deltagere til klubfesten.

Der blev spurgt ind til prisen for et støttemedlemsskab som pt. er 300 kr. Formanden fremlagde bestyrelses holdning om at klubfesten bør være forbeholdt de aktive medlemmer i klubben, som en afslutning på sæsonen for dem som er aktive. Bestyrelsen frygter, at der vil komme for mange ”klikker” med gamle medlemmer til festen, som ikke vil blande sig med nye medlemmer fordi de ikke kender dem. Da støttemedlemsskabet blev oprettet var det helt bevidst, at det sociale arrangement man kunne komme til ikke var klubfesten. I stedet kan de deltage i et andet arrangement og holde sig orienteret ved stadig at være med i Facebook gruppen og have adgang til hjemmesiden.
Der blev spurgt til om, hvis der er begrænsede pladser til klubfesten, om det så er først til mølle? Dette er ikke overvejet af forslagsstilleren. Der spørges ind til hvad formålet med støttemedlemsskabet er? Formanden svarer, at det er at holde kontakten med klubben, hvis man i en periode ikke har mulighed for at træne og at man – såfremt man ønsker at være aktiv igen, kommer foran en evt. venteliste

Afstemning: 29 stemmer for, 10 stemmer i mod og 6 stemmer blankt.

Forslaget blev vedtaget.

5. Valg af bestyrelse
– Formand (Rebecca Hjortegaard er på valg).
Rebecca Hjortegaard modtog genvalg med forbehold for muligvis kun at sidde 1 år fra nu.
– Medlemssekretær (Anne Donaldsen modtager genvalg)
Anne Donaldsen stillede op og blev valgt.
– Sekretær (Ulla Lauridsen modtager genvalg)
Ulla Lauridsen stillede op og blev valgt.
– Bestyrelsesmedlem (Jesper Jeberg modtager genvalg)
Jesper Jeberg stillede op og blev valgt.
– Suppleant (Posten er pt. ubesat)
Ronnie Andersen og Morten Vanggaard stillede op. Morten valgte at trække sig for i stedet at gøre gavn i et andet udvalg. Ronnie Andersen blev valgt.
– Valg af revisor og revisorsuppleant (Flemming Steen og Sanne B. Ravn modtager begge genvalg)
Flemming Steen stiller op som revisor og Sanne Bergholt Ravn stiller op som suppleant og begge blev valgt.

Rebecca bad om ordet efter valghandlingen var overstået og fortalte, hvad hun som formand ønsker at fokusere på medlemsoptag og fastholdelse set i lyset af, at det ser ud til at triatlon har toppet rent medlemsmæssigt. Derudover skal strategien revideres da den løb frem til 2016 og sponsoraftalerne skal genforhandles. Endelig ønsker hun fokus på, at ungdomsudvalget kommer op at køre.

Formanden understreger, at dette er hendes egne tanker som formand som ikke er vendt med den nye bestyrelse endnu.

6. Udvalgsberetninger
Aktivitetsudvalget
Udvalgte har i år ikke haft så mange ressourcer, så de har primært koncentreret sig om at arrangerer klubfesten og juleafslutningen i klubhuset-
Der mangler nye frivillige i udvalget og det behøver ikke være et stort arbejde. Bl.a. Har Kaiser Sport tilnudt at vi kan bruge deres eventteam til at hjælpe med at planlægge og Aim High står f.eks. for 4 årlige foredrag, så det er primært sociale arrangementer man skal stå for.

Stævneudvalget
Klub cuppen i år har haft 52 deltagere i alt. Stævneudvalget ser gerne, at der i år kommer flere deltagere og at man deltager i flere af stævnerne. Klubcuppen vil blive offentliggjort om ca. en uge. Igen i år har KTK assisteret ved IM Cph, med ninjaer. Der har været mange nye i teamet fra IM Cph i år, men der har været en god evaluering og vores arbejde er af stor værdi for IM Cph og de var glade for vores indsats.

Eliteudvalget
Udvalget består i 2017 af 2 elite og 2 ikke elite medlemmer. Formålet med udvalget er at skabe gode rammer for eliten, samt at eliten træner med resten af KTK.
Der er pt. 12 eliteatleter: 6 A-atleter og 6 B-atleter. Forskellen på A og B alter er de krav der stilles for at kvalificere sig (De gamle TTC krav) og dermed den økonomiske støtte man modtager. Dertil kommer subjektive krav som deltagelse og bidrag til klubben i form af deltagelse i arrangementer, træning etc.
A-atleter:
Esben Hovgaard, Allan Olesen, Jens Petersen-Back, Karina Ottosen, Simon Hansen og Nicklas Nygaard
B-atleter:
Peter Seidler, Andreas Schønrock, Caris Dempster, Tanja Larsson, Lars Dyrholm og Jacob Carstensen

Kommunikationsudvalget
Udvalgets formål er, at formidle informationer fra klubben til medlemmer og interessenter på hjemmesiden samt interne og eksterne sociale medier. F.eks. Facebook og Instagram (Tak til Simon for at oplive den igen).
De har i udvalget modtaget 713 e-mails fra udvalg og trænere, formateret og uploadedet 52 detailplaner samt oprettet oprettede en masse events og stået for medlemshåndteringen i Klubmodul.
Udvalget har i år for første gang målt på f.eks. de sociale medier og har fået 1.676 likes på FB og nåede samlet ud til 77.748 facebookbrugere.
Morten Strømstad har arbejdet med at få den nye hjemmeside op at køre.

Træningsudvalget
Med ansættelsen af AimHigh er en del af det administrative arbejde flyttet fra udvalget, f.eks. trænere til løb og cykling samt afholdelse af træningslejr. Udvalget varetager nu primært svømning og spinning passene samt træningsweekenden.
Statistikken er ikke helt fyldestgørende, da der ikke er meldt tal ind for alle uger, men i gennemsnit er vi nu 14,7 medlemmer til træning, hvilket dog svinger meget fra pas til pas. Generelt har der været en god tendens i Q4 2016, og det ser ud til at vi nu igen er ved at få samlet op efter sidste trænerudskiftning.
Træningslejren for i år er allerede på plads og det samme er træningsweekenden 11-14 maj på Bornholm, som Camilla vil hjælpe med at gennemføre.

Ungdomsudvalget
Der er pt. 3 atleter, som har 1xløb og 1xsvøm som er dedikeret dem på ugebasis. De må derudover deltage i al øvrig træning (med undtagelse af udendørscykling, da de er meget urutinerede og samtidig er der krav til, hvor meget og hvor hårdt de må køre. Så der kommer et cyklepas kun til dem i udendørssæsonen).
Aldersgruppen er blevet flyttet fra 12-18 år til 15-20 år da man dermed kan lave en mere homogen gruppe og det har vist sig at være den aldersgruppe vi nemmest kan komme i kontakt med.
Udvalget er løbende i kontakt med og sparrer med DTriF ligesom der er indhentet erfaringer fra andre klubber.
Sæsonfokus for 2017 er:
Rekruttering af ungdomsmedlemmer via div. arrangementer. Der er planlagt event med 8. klasserne på Sølvgades skole, der planlægges en duatlon i foråret og et ungdomsheat ved 4:18;4 hvis det kan lade sig gøre. Det vil også blive afprøvet at reklamere på Facebook.
Der er søgt om 50.000 kr. i tilskud fra Københavns Kommune og man afventer pt.. svar.

7. Nedsættelse af diverse udvalg
Stævneudvalget: (ingen nye medlemmer) Rasmus Næblerød, Rasmus Wissing, Ronnie Andersen, Mads K. Nielsen., Mads S. Jørgensen, David Klevang, Karina Ottosen.

Eliteudvalget: (ingen nye medlemmer) Vibeke Højberg Strebøl, Tine Holmgaard, Simon Jørn Hansen, Esben Hovgaard.

Aktivitetsudvalget: (modtager gerne flere frivillige) Malthe Friis-Olsen, Sine Rosenberg, Caris Dempster, Fie Mulvad-Thiim

Kommunikation: (modtager gerne flere frivillige) Claus Kaimer, Natasja Spring Ehlers, Rasmus Wissing, Benjamin Thores

Træningsudvalget: Ronnie Andersen, Vibeke Højberg Strebøl, Christel Tourell, Rikke Andersen

Ungdomsudvalg: (ingen nye medlemmer) Rie Buchardt, Mads S. Jørgensen, Flemming Steen, Malthe Friis-Olsen, Jakob Skov
8. Eventuelt
Formandens beretning modtager ros.

Karina Ottosen meddeler, at hun har truffet beslutning om at stoppe som professionel triatlet. Hun meldte sig ind i klubben i 2005 og blev professionel i 2007. Hun vil gerne sige tak for den støtte hun har modtaget og glæder sig til at deltage i meget mere fællestræning fremadrettet.

Bestyrelsen modtager ros for den gode kommunikation bl.a. omkring klubtøj og sponsorer og at der nu er etableret et lager af tøj, hvor man kan købe det mest basale så f.eks., medlemmer der melder sig ind i foråret kan købe en klubdragt INDEN sæsonen starter

Der trækkes lod om et gavekort på 2.600 kr. til Svømmespecialisten som er i overskud fra 2016:
Vinder: Allan Olsen.